浅谈办公室拟办意见写法

作者：邹托军

来源：《办公室业务》2017年第01期

        【摘要】拟办意见精准，可提高办文效率，节约领导工作时间，有利于决策效率的提高。本文专门针对拟办意见进行分析，并具体阐述不同种类文件的处理意见。

        【关键词】办公室主任；文秘人员；拟办意见；撰写

        拟办意见是办公室文秘人员或办公室主任在来文处理过程中所撰写的应由哪位领导审批、哪一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出的初步处理意见，它是供领导批办文件的重要参考依据，是办公室在文件处理时发挥参谋助手作用、节省领导工作时间的有效措施之一。拟办意见的撰写非常重要，要根据来文的内容和需要解决的事项，视不同问题、不同要求、不同情况撰写不同的“拟办意见”，不可统统写成“请××领导阅示”或“请××领导批示”等一个模式。

        一、拟办意见撰写的范围

        并非所有来文都要撰写拟办意见，一般来说，以下四种来文需要撰写拟办意见。

        1.上级单位主送本单位并需要贯彻落实的文件；

        2.本单位所属部门或下级单位主送本机关需要答复的文件；

        3.平级单位或不相隶属单位主送本单位需要答复的文件；

        4.重要的保密性较强的资料以及所属部门、下级单位主送单位的情况报告和信函。

        二、拟办意见撰写的前期准备

        拟办意见的撰写看似简单，但要写出恰当的拟办意见并非易事。要写好拟办意见，首先必须认真阅读文件，领会文件精神，全面了解文件所提出的问题和要求，具体要做好以下几个方面的前期准备工作：

        1.弄清来文主送和抄送单位，初步确定批办和阅知范围。

        2.根据文件的标题和内容，确认来文是请示性还是报告性文件，来文中提出了什么问题，是否需要办理。掌握的原则是：有问题需要答复为“批办”，无问题不需要答复为“阅知”。