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电子公文的处理国开(中央电大)专科《办公室管理》十年期末考试设计题题库

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电子公文的处理国开(中央电大专科《办公室
管理》十年期末考试设计题题库

国开(中央电大专科《办公室管理》十年期末考试设计题题
(电大期末纸质考试必备资料说明:1.试卷号:21802.适用专业:行政管理和现代文员专科;
3.资料整理于20XX1029日,资料收集了中央电大20211月至20XX7月期末考试的全部试题及答案。
20XX7月试题及答案
13.设计一份开业典礼的筹备工作流程。答:开业典礼筹备工作的流程:
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。
20XX1月试题及答案
13.给下面的情境设计礼貌用语。(l问人姓氏说(
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(2仰慕已久说((3长期未见说((4请人解答((5求人办事说((6请改文章说((7人祝贺说((8身体不适说((9看望别入说((10请人接受说((11希望照顾说((12赞人见解((13归还物品说((14等候别人说((15要考虑说(答:
(1贵姓(2久仰(3久违(4请教(5拜托(6斧正(7恭喜(8欠安(9拜访(10笑纳(11关照(12高见(13奉还(14恭候(15斟酌
20XX7月试题及答案
13.设计一份开业典礼的筹备工作流程。答:开业典礼筹备工作的流程:
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。
20XX1月试题及答案
13.×市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李助理赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置
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的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1办公室的一项基本职能是为领导(政务服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
20XX6月试题及答案
13.给下面的情境设计礼貌用语。
(1问人姓氏说(贵姓(2仰慕已久说(久仰(3长期未见说(久违(4请人解答说(请教(5求人办事(拜托(6请改文章说(斧正(7求人指点说(赐教(8身体不适说(欠安(9看望别人说(拜访(10请人接受说(笑纳(11希望照顾说(关照(12赞人见解说(
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(13归还物品说(奉还(14请人赴约说(赏光(15需要考虑说(斟酌
20XX1月试题及答案
13.市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1办公室的一项基本职能是为领导(政务服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
20XX7月试题及答案
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23.设计一份电话记录表答:来电人姓名:_______________单位部门:
_______________________________职务:_______________电话号码:_______________________________来电时间____________________________________通话地点来电人地点:___________________________受话人地点:___________________________通话要点
1.__________________________________________2.__________________________________________3.__________________________________________结束时间____________________________________处理要点
1.交由_______________进行处理
2._________________尽快回电3.约定_______________来电话记录人
20XX1月试题及答案
23.X市政府办公室的李助理,在接受徐市长的一份紧急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室,在走廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。杨副市长要李秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。李助理此时此刻一心只想到完成徐市长布置的任务,对杨副市长说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,又重述了一遍自己的话。面对两位领导几乎同时布置的工作,李助理陷入左右为难的境地。
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请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1办公室的一项基本职能是为领导(政务服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
(2李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
20XX7月试题及答案23.办公室的清理和清扫方法。
答:文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1办公桌椅。只要用抹布擦拭即可,但木制家则应打蜡,而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好,定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理,归置整齐的习惯。
(3书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐,没有灰尘。(4地毯。每天打扫办公室和会客室,用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
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(5整套沙发装饰。要用毛刷子刷,椅套、桌巾一周要换一次,并拿去清洗。
(6抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完?打火机还能点燃吗?烟火缸是否清洗干净?检查清楚并收拾妥当。
(7挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉,抹布容易使纤维污渍附在上面,最好不用。
(8废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心,因为可能有上司随手丢弃的机密文或底稿,需要拣出来用碎纸机打碎,不可粗心大意地一倒了之。
20XX1月试题及答案
23.上司在与客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员向上司传话?
答:(1用便条把所要传达的内容逐项书写:“某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?”然后将写好的便条对折折好。(2走入会客室,在上司背后说一声:“对不起,打搅一下”。(3上司回头时,递上便条与铅笔。(4退一步,等候指示。
24.接受对方的名片?答:(1在接对方名片时,务必表现出尊重的态度。(2当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。(3双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,注视着对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误。(4遇到名片上有不
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认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对方:“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方回答后,可按对方发音,重复一遍:“您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉。
20XX7月试题及答案23.设计一份电话记录单。答:
24.当来访者自称事先已和上司约好会面时,文员接待与应对?答:(1先向来访者说:“是吗?请稍等一下。”
(2然后请来访者稍坐,再联系上司。
(3向上司汇报:“您约好的某某单位某先生(女士,现在已经来了”。
(4如果上司确认已事先约好,文员就回来向来访者说:“某先生(女士,真抱歉,不知您已约好,让您久等了,请往这边走”。然后引导客人去会见上司。
20XX1月试题及答案
23.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应应对?答:(1固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协,但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。
(2进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
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(3情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性;女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。
(4骗人的老手。他们:①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
24.某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应办?要考虑哪些因素?答:(1清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;(2征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
20XX7月试题及答案
23.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
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答:(1接受任务;(2了解来宾;(3制订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会谈;(8陪同参观;(9送别客人;(10接待小结。
24.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;
(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报,如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案;
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作;(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用;
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
20XX1月试题及答案
23.上海某企业欲与德国某企业合作,德国以品牌、技术入股,利用上海比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
答:(1接受任务;(2了解来宾、制订计划;(3预订食宿;(4欢迎来宾、商议日程;(5礼节性拜访、宴请;(6正式会谈;
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(7签订协议书;(8陪同参观游览;(9互赠礼品;(10欢送来宾、接待小结。
24.某公司成立不久,业务就非常繁忙,电话不断,上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎么设计?
答:
20XX7月试题及答案
23.文员面对“有问题”的来访者时,这些来访者一般是怎样的?应应对?答:(1固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协(但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。
(2进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
(3情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性,女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。
(4骗人的老手。他们:①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
24.某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应办?要考虑哪些因素?答:(1清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;
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(2征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
20XX1月试题及答案
23.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术入股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
答:(1接受任务;(2了解来宾;(3制订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会谈;(8陪同参观;(9送别客人;(10接待小结。
24.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
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(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
20217月试题及答案
23.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应应对?答:(1固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协(但要注意礼貌地反复
进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。
(2进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
(3情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性,女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。
(4骗人的老手。他们:①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
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24.作为办公室文员,在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务?答:(1清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;
(2征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
20211月试题及答案
23.本单位为了推进工作开展,拟制定近三年或中长期工作发展规划,决定召开部分人员参加的工作研讨会,办公室人员应该准备和开好这次座谈会?答:(1座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;
(2座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(4主持人负责引导、组织,可不做记录;
(5详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做;(6座谈会的时间不必严格规定,可长可短;
(7会场也可准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
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24.某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应办?要考虑哪些因素?
答:(1清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;(2征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
20217月试题及答案
1.安徽某企业欲与上海某企业合作,上海以品牌、技术人股,利用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你怎样设计这个接待方案?
答:(1接受任务;(2了解来宾;(3制订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会谈;(8陪同参观;(9送别客人;(10接待小结。
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2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
20211月试题及答案
1.某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作,以良好的社会形象及合适的价格打人市场,决定组织召开专家座谈会,对其推销产品进行评估。如果你是办公室人员,领导责成你承办这个座谈会,你该做?
答:(1座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;
(2座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(4主持人负责引导、组织,可不做记录;
(5详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;
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(6座谈会的时间不必严格规定,可长可短;
(7会场应准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?
答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
补充:
1.办公室的清理和清扫方法。
答:文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1办公桌椅。只要用抹布擦拭即可,但木制家则应打蜡,而金属用品要用清洁剂擦拭。
(2办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好,定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理,归置整齐的习惯。
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(3书架上的书籍、文夹里的资料应该摆放整齐,没有灰尘。(4地毯。每天打扫办公室和会客室,用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。
(5整套沙发装饰。要用毛刷子刷,椅套、桌巾一周要换一次,并拿去清洗。
(6抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完?打火机还能点燃吗?烟火缸是否清洗干净?检查清楚并收拾妥当。
(7挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉,抹布容易使纤维污渍附在上面,最好不用。
(8废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心,因为可能有上司随手丢弃的机密文或底稿,需要拣出来用碎纸机打碎,不可粗心大意地一倒了之。
2.办公室人员应该准备和开好座谈会。
答:(1座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;
(2座谈会以小型为主,人数以七、八人为宜;(3座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;(4主持人负责引导、组织,可不做记录;
(5详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做;(6座谈会的时间不必严格规定,可长可短;
(7会场也可准备些饮料、茶点,边吃边谈,可使气氛轻松。
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3.当来访者自称事先已和上司约好会面时,文员接待与应对?
答:(1先向来访者说:“是吗?请稍等一下。”(2然后请来访者稍坐,再联系上司。
(3向上司汇报:“您约好的某某单位某先生(女士,现在已经来了”。
(4如果上司确认已事先约好,文员就回来向来访者说:“某先生(女士,真抱歉,不知您已约好,让您久等了,请往这边走”。然后引导客人去会见上司。
4.给下面的情境设计礼貌用语。
(1问人姓氏说(贵姓(2仰慕已久说(久仰(3长期未见说(久违(4请人解答说(请教(5求人办事(拜托(6请改文章说(斧正(7求人指点说(赐教(8身体不适说(欠安(9看望别人说(拜访(10请人接受说(笑纳(11希望照顾说(关照(12赞人见解说((13归还物品说(奉还(14请人赴约说(赏光(15需要考虑说(斟酌5.面对两位领导几乎同时布置的工作,请你为李助理设计一个合理的应对之策。
答:(1办公室的一项基本职能是为领导(政务服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝,而是应当承担下来。
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(2李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任汇报,与其他助理协商,由他人完成杨副市长交办的事项。
(3李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。
(4他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲自将材料送至杨副市长处,如果可能,可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。
6.某中外合资公司总部德方总经理来访,恰逢生日,上司要求文员小陈购买礼物赠送,小陈应办?要考虑哪些因素?答:(1清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等;(2征求上司意见或同意,在允许的钱款额度范围内选购礼物;
(3比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品;
(4赠送的礼物应去掉包装上的标价,并应请商店用精美包装纸重新包装一下;
(5附上贺卡写上中国公司的名称,让上司亲自送给德方总经理。
7.接受对方的名片?答:(1在接对方名片时,务必表现出尊重的态度。
(2当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重。
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(3双手接过名片,再收回双肘,扔轻捧名片,抬起头,注视着对方,郑重地读出名片上的名称,以确认无误。
(4遇到名片上有不认识的字,不可轻率错读,可诚恳地请教对方:“很冒昧,可否请问一下,这个字怎么念?”对方回答后,可按对方发音,重复一遍:“您是某某单位某某,很抱歉!”并行礼致歉。
8.上司在与客人谈话,这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情,文员向上司传话?答:(1用便条把所要传达的内容逐项书写:“某公司张总,为急事来访,请他等几分钟,还是请何人代为会见,要问他哪些事情?”然后将写好的便条对折折好。
(2走入会客室,在上司背后说一声:“对不起,打搅一下”。
(3上司回头时,递上便条与铅笔。(4退一步,等候指示。
9.设计一份A4白文纸库存记录卡库存记录卡库存参考B4项目A4白文纸最大库存量
100最小库存量
15单位数量(1=500再订货量
25接受发放接受数量发票号供应商发放数量请号个人/部门余额
10.设计一份电话记录表答:
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来电人姓名:_______________单位部门:
_______________________________职务:_______________电话号码:_______________________________来电时间____________________________________通话地点来电人地点:___________________________受话人地点:___________________________通话要点
1.__________________________________________2.__________________________________________3.__________________________________________结束时间____________________________________处理要点
1.交由_______________进行处理
2._________________尽快回电3.约定_______________来电话记录人
11.设计一份归档文目录答:责任者文号题名日期页数备注
12.设计一份开业典礼的筹备工作流程答:开业典礼筹备工作的流程:
开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示→要做好来宾邀请工作→发放请柬→现场的布置→准备开幕词、致答词→要做好接待服务工作→要做好礼品馈赠工作→拟定典礼程序→做好各种物质的准备工作。
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13.设计一个新闻发布会的筹备流程
答:主题的确定→时间的选择→地点的确定→人员的安排→材料的准备→发送请柬→准备胸卡和名签→准备好视听设备→制定预算计划。
14.设计接待方案答:(1接受任务;(2了解来宾;(3订计划;(4预订食宿;(5迎接来宾;(6商议日程;(7安排会谈;(8陪同参观;(9送别客人;(10接待小结。
15.所谓“有问题”的来访者一般是怎样的?文员应应对?答:(1固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊,文员应毫不妥协,但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证:如果对方写信给上司,上司一定会看到这封信。
(2进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板,打电话保安部门,不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
(3情绪激动的来访者。如果来访者是男性,女文员应该找男的帮忙;如果是女性;女文员可能会使她平静下来;如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。
(4骗人的老手。他们:①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址,或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
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16.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用;
(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报,如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案;
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作;(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用;
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
18.文员所作的口头报告的基本方法是怎样的,有什么要求?答:(1整理好旅行过程中所有的单据、凭证,送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。
(2回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准,然后存档备案。
(3尽快恢复正常工作和生活状态,继续旅行前未完的工作。(4把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录,以便将来有用。
(5对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表示感谢。
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19.作为办公室文员,在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务?
答:(1要建立器具和备用品的台账,简要记载购入时间、修理经过。
(2器具和用品脏了、坏了时,应立即找有关部门安排更换或修理。
(3注意保持室内的清洁,经常打扫。
(4注意预防火灾,要了解灭火器和紧急电话的使用方法,以及灾害发生时的避难途径,对遇有紧急情况需要拿走的文也要放好。
(5对橱柜、房门等钥匙,要认真管理,防止丢失,注意保密。

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