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第九讲——浪费时间的外在因素及解决方法(二)
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第九讲浪费时间的外在因素及解决方法（二）
【本讲要点】
权责混淆的原因及解决方法沟通不良的原因及解决方法进度失控的原因及解决方法资料不全的原因及解决方法
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对其原因，提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近，怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
权责混淆的原因及解决方法
浪费时间的原因
权责，其中权是指职权，是完成你所负责工作的权利；责是责任，是谁有义务做什么工作的问题。权责混淆是浪费时间、降低效率的一种最主要的因素。主要表现在：
◆权责问题主要是发生在工作项目的说明上，说明含糊不清就会导致权责不清。
◆权责配合不当，会浪费许多时间，甚至浪费精力。有些管理者每天都给很多员工做某件事的责任，却没有授予他们完成指示的权利。
【案例】
某公司的总经理聘用了一位秘书A，这名秘书上班不到一个星期，出差的董事长在外面打电话到总经理室，秘书A接了电话。董事长交代了很多事情叫他去办，A非常负责任，把事情都安排好了。其中有一件事情，就是帮董事长定机票。后来由于行程更改，机票又只得重新订了。
你认为这个秘书的问题出现在哪里呢？
事实上问题出在这个秘书身上。她非常负责任，但是买机票的行程她应该与董事长的秘书协商，或者把这个事情交给董事长的秘书或办公室的成员去处理。她的职责是总经理的秘书，董事长交代她买机票，她也应该买，但她应该去跟别人协调。她直接独揽完成了，这就出现了权责混淆问题。
解决的方法
(1定期更新所有员工的工作说明，以保证他们真正的权责得到清楚的界定(2权责对等
◆交出职责时一定要授予同等的职权。◆主动检讨并提供对等的职权。
【案例】
某公司销售部的一名副经理A计划对销售人员做一次培训，他直接跟外面的一些培训师资联络、讨论，甚至谈到报酬问题。可是公司的人力资源部主管B，在他的年度计划里已经安排在某一段时间对销售部的员工进行类似的培训。这就造成了权责混淆，没有做好协调工作，造成公司无谓的浪费。
公司的人力资源部要跟销售部协调。所有的培训工作应该是由人力资源部的培训主管统筹办理的。销售部要做培训，应该把培训的时间、培训的地点、师资的要求等统一交给培训部门的主管来负责。
上例中销售部要办培训，他的上级主管销售部的总监或者销售部的总经理，可能批示了，在批示之前可能以为A已经协调好了，所以公司便投入时间、投入精力。但是公司人力资源部已经安排了销售培训，而销售部又在办，所以出现了重叠培训现象。这是因为权责不明，没有充分的沟通与协调。销售部承办培训的人，没有主动地去跟人力资源部统一和协调培训事宜，造成权责混淆。因此在发生权责混淆情况时，应该主动检讨工作项目重叠的可能性。
沟通不良的原因及解决方法
浪费时间的原因
一个群体，一个团队的士气是否高昂，彼此之间的融洽度是不是良好，一个重要的原因就是沟通，沟通不良是造成浪费时间的原因。
1.不明白事情的重要性
上例中那个秘书主动承揽了一些事情，但她不明白事情的重要性，没有去沟通，造成了一些不好的影响。
2.没有时间
没有安排时间，让大家通过会议或是通过工作以外的时间来沟通，大家彼此表述一下对工作、对目标的一些看法。往往是你做你的，我做我的，彼此之间没有互通信息，甚至也不知道如何去协调。一个团队沟通不良，这个单位的主管要负完全责任。
3.没有倾听
没有学习倾听，每个人的工作都是绝对的重要，你说你的重要，我说我比你的还重要，那到底谁最重要呢？所以不知道事情的重要性，因为没有安排时间来沟通，大家对事情不了解，就是没有所谓的倾听。要知道，上帝给你两只耳朵，就是要让你多去听听别人的意见。
4.沟通的目的不明确
有沟通但不知道沟通的目的是什么，为什么事情而去交流、交换信息，或者说是去协调。沟通目的不明确也会造成时间浪费。
5.时机不当
有时候地点不对，方式不对，人不对，时机不当也很难沟通。
6.沟通的机会不够
沟通的机会不够，彼此之间在有些事情上经过日积月累，往往会有一些不良的因素存在，因此要制造便于沟通的机会。一个企业最大的责任是在做到为社会尽责任的，同时，它也在追求利润最大化，而追求利润最大化和尽到社会的责任都有一个目的，就是要让这个团队更具生产力和凝聚力，因此把时间安排好，让员工了解沟通的重要性就很重要。
解决的方法
沟通的方式有很多，有电话沟通、口头沟通、文字沟通、信件沟通等方式。训练或者培育一个人沟通的技巧，改善沟通的步骤，关键是如何去沟通，怎样去运用沟通的工具。不管用电话也好，语言也好，文字也好，应该选择什么方法和步骤，要仔细思考。
1.学习改善沟通的技巧（1）学会倾听
在沟通不良造成浪费时间的时候，你要学习的是做一位好听众，这对每一个人都很重要。团队成员中每一个人的工作都是非常重要的，各有各的难度，但是彼此之间应该都有一个共同的目标，就是希望让这个团队、让这个公司更好。每一个人首先要学习的是接纳别人和尊重别人，做一个好听众。
（2）使用恰当的字眼
沟通时要使用恰当的字眼。
例如总务部的一个职员，马上要买一件东西，首先得到上级批示，然后去取款。假设你是一个财务人员，在取款的过程中，可能是程序错了，或者步骤错了，不能取款。如果你对他说：不行，没有签字就不能取款。那样就造成了沟通不良。使用恰当字眼，你就应该学习这样说：我非常理解你的难处，同时我也知道这个事情对你的重要性，我只是做个建议，您不妨再让你的经理签个字，如果没有问题我们马上就拨款。
（3）运用非语言式的沟通
天下有三大利器，舌尖、笔尖、刀尖。人们常常都是靠语言，但是除了语言以外还有很多可以沟通的方式，例如你可以用善意的微笑，这也是最好的沟通方式。
2.改善沟通技巧的步骤
首先弄清目的。如果你不清楚自己为什么要传达这个信息，就会表现出一种没有把握的态度而破坏了沟通的进行。
选择适当的渠道。可以用口语沟通，电话沟通，也可以发一个E-mail沟通，甚至可以私下喝杯咖啡来沟通。
尽可能以最少的干扰选择适合接收者接收的信息。传达信息特别重要的是注意自己的用字措辞，要求