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办公设备及用品管理制度

时间：2014-02-11 10:02:43 下载该word文档

办公设备及用品管理制度

1.总则：

为了公司办公设备及用品的合理使用及正常运行，推动现代化管理；为了公司计算机网络系统管理、信息安全、资源共享有所遵循，提高工作效率，特制定本制度，本制度适用范围：大地友好公司及各子公司。

2.分类：

2.1办公类资产：包括办公类固定资产及低值易耗品；

2.1.1办公类固定资产包括购买单价在1000元以上的办公类资产（例如：台式电脑、笔记本电脑、投影仪、网络系统设备、打印/复印设备、通讯设备等）；

2.1.2低值易耗品包括购买单价在1000元以内的部分物品（例如：移动硬盘、传真机、桌子、椅子、日常工具、劳保用品等）。

2.2 办公用品：包括复印A4纸、笔、清洁用品、日用品等办公所需物品。

3.权限：

3.1 总经办是大地友好公司办公设备及用品的责任管理部门，总经办配备专人管理，负责办公设备及用品的采购入库、调配、维修与维护、零部件更换及盘点等日常管理工作。

3.2 各子公司综合办公室是该公司办公设备及用品的责任管理部门。

4.采购：

4.1 大地友好公司及各子公司办公设备及用品由总经办/各子公司综合办公室统一采购，办公用品的采购采用定期采购方式，即需求部门于当月28日统计下月所需用品及数量，填写《办公用品采购统计及发放表》，交予总经办/各子公司综合办公室部进行统一采购，并于次月初发放；其它用品类（包括茶水用品、清洁用品、日用品等）依酌实际情况统一采购；

4.2大地友好公司采购权限：

4.2.1大地友好公司采购单价在5000元以下的物品，由申请人填写《采购申请单》，经本部门负责人、大地友好总经办负责人、大地友好财务总监及大地友好公司总经理审批后即可购置；

4.2.2对于大地友好公司需采购单价在5000元以上（含5000元）的物品需向尼西公司提交经大地友好公司总经理审批后的《采购申请单》、《供应商、物品对比选择表》及《付款申请单》，经尼西公司行政总监、尼西首席财务官、尼西首席执行官同意后方可购置。

4.3大地友好公司各子公司采购权限：

4.3.1各子公司采购单价在2000元以下的物品由申请人填写《采购申请单》，经本部门负责人、综合办公室负责人及公司总经理审批后即可购置；

4.3.2各子公司采购单价在2000-5000元的物品由申请人填写《采购申请单》，经本部门负责人、综合办公室负责人及公司总经理审批后报大地友好公司审批后方可购置；

4.3.3采购单价在5000元以上的物品需向大地友好公司提交经本公司总经理审批后的《采购申请单》、《供应商、物品对比选择表》及《付款申请单》，大地友好公司按此制度中“4.2.2”项的采购流程向尼西公司提交申请，同意后方可购置。

4.4采购过程中，经办人需做好硬件的验机工作和软件测试工作，确保设备系统的可行性；同时按照公司统一配备标准进行电脑的采购，电脑配备标准如下：

4.4.1大地友好公司经理级以上人员及各子公司总经理可配备笔记本电脑；

4.4.2员工配备台式电脑，如员工工作有经常出差在外办公需求及对外开发业务需要，经部门申请及公司同意后，方可配备笔记本电脑；

4.4.3所配备电脑的型号，公司根据使用情况及市场行情统一决定；

4.4.4对于采购价值在2000元以上的物品，经办人需对至少三家供应商进行比较选择，填写《供应商对比选择表》，并需附上供应商的报价单，最终选择优良适宜的供应商。

5.保管:

5.1 配置电脑的员工需在总经办/各子公司综合办公室登记备案并办理领用手续；电脑未经专人许可，他人不准擅自使用，违者将负责因此所发生的一切后果与责任。办公设备及用品的使用和日常保管责任到人，分配到个人或部门使用的办公设备及用品，使用者必须对其安全完整负有责任。配置到个人的计算机应保持设备外部的清洁，并经常进行磁盘碎片整理等系统维护工作，如发现问题应及时保修，不准私拆机箱；

5.2任何部门不得私自挪动办公设备（笔记本电脑除外）或因各种原因把办公设备相关物品借走，如需挪动办公设备或借用其相关物品，必须到总经办/各子公司综合办公室办理登记手续。对擅自挪动计算机（笔记本电脑除外）或相关物件，一律对其责任人扣罚100元罚款；

5.3 所有办公设备，未经总经办/各子公司综合办公室专人授权同意，任何人不得擅自拆换任何部件、配件、外设。对于擅自拆、换计算机零部件的情况，一经发现将处以200元罚款；同时由于私拆办公设备造成的损坏维修费用，由责任人承担。

5.4笔记本电脑发生丢失损坏，依情由个人定额赔偿；

5.5对所采购的低值易耗品，总经办/各子公司综合办公室需进行登记，员工领用填写《低值易耗品登记/领用表》，由总经办/各子公司综合办公室对其负责日常监管；

5.6对所采购的办公类固定资产，总经办/各子公司综合办公室需进行登记、建立资产台帐，员工领用填写《办公类固定资产登记/领用表》，由总经办/各子公司综合办公室对其负责日常监管，定期盘查固定资产的现状。

6.领用、报废:

6.1计算机到位后由公司总经办/各子公司综合办公室登入计算机台账，并建立计算机的档案（注明配置情况），在计算机上贴好封口标签后由部门主管确认后签字领取；

6.2计算机报废处理时，由公司总经办/各子公司综合办公室根据计算机配置及使用年限核实电脑使用状况，填写《资产处置审批单》，根据行政工作审批权限中资产处置的审批权限流程经对应审批人同意签字后回收并由总经办/各子公司综合办公室做报废处理。

7.配件损耗和增加配置:

7.1计算机内置配件损耗及更换由公司总经办/各子公司综合办公室负责，由使用部门提出配件更换申请，由公司总经办/各子公司综合办公室进行确认，换下的硬件进行登记并作好标识，能利用的尽量利用，不能利用的总经办/各子公司综合办公室经理审核、总经理批准后作报废处理。

7.2计算机需增加的配置由使用部门填制《采购申请单》，提出具体要求，并说明用途，由大地友好公司总经办/各子公司综合办公室进行分析及报价，主管经理签字审核，确保不造成计算机资源浪费，经公司总经理批准，由公司总经办/各子公司综合办公室按批准的要求执行。

8.使用和维护:

8.1 计算机设备开机顺序：先开电源、打印机、扫描仪等、显示器等外设，再开主机；关机顺序相反，不得强行开/关机。

8.2 计算机连接有打印机、刻录机、扫描仪、光驱等外部设备时，应首先在关机状态（关

掉所有设备电源）下将计算机及外设连接好，禁止带电连接或去掉计算机外部设备。

8.3 计算机外部设备不使用时，应关掉外部设备的电源。禁止长期打开不使用的外部设备电源，显示器应设置节能模式，要求做到人走机关，下班时关机。

8.4 计算机系统的电源应与功率大的用电设备（电梯、空调等）分开。

8.5 及时按正确方法清洁和保养设备上的污垢，保证设备正常使用。

8.6 打雷闪电时应暂时关闭电脑系统及周边设备，防止出现雷击现象。

8.7 不得私自拆卸机械、增加、减少或试用新配件，不得随意增加、删改计算机主要设备的驱动程序。重要的公用程序（应用软件）不允许任意复制，防止出现版权问题。

8.8当部门电脑出现故障时填写<<电脑维修申请单>>，交公司总经办/各子公司综合办公室负责解决，若需要外部维修网点进行维修，要注意保护公司的重要及机密文件，维修前把文件备份，并把电脑里的重要及机密文件删除，若计算机故障无法及时解决影响到正常工作，则报修人可以到总经办/各子公司综合办公室填写《办公资产交接单》办理机器借用手续，从而保证工作的正常开展。

8.9公司计算机只限于工作使用，不得在电脑上安装各类游戏软件，不得用于处理私人事务或玩游戏、聊天等；与工作无关的网站将由公司统一屏蔽掉；

8.10员工在使用网络时，必须使用计算机专员指定的网络IP地址，未经专员同意任何人不得擅自更改，不得在自己工作以外的位置乱接网线，否则视为破坏公司网络环境处理；

8.11员工在自己的计算机上必须都设有屏保密码，避免别人的不合理侵入，其中重要的文件还要加设密码，使用移动存储设备（U盘、移动硬盘等）需经杀毒软件杀毒后确保没有病毒方可使用；

8.12公司各部门如需要使用或安装新软件时，请填写<<软件安装申请单>>，向总经办/各子公司综合办公室提出申请，经公司总经理同意后,填写《采购申请单》，审批通过后由专业人负责购买、安装调试。

8.13 计算机软件及各类设备驱动程序、配置软件，统一贴好标签。并要求存放在防磁、防潮的安全地方。

8.14专管人员定期对计算机病毒及系统漏洞给出告警及相关解决方法，员工必须按照专管人员要求经常更新杀毒软件（周期为一周或者10天）和安装系统相关补丁程序，按应用系统的要求进行数据备份，以防数据的丢失。未经专管人员许可不得自行卸载防病毒软件，否则由此造成的任何工作损失及数据丢失自己负责；

8.15企业防病毒服务器升级后，所有电脑应自动升级。要随时监控企业杀毒软件的升级情况、网络系统的流量及病毒情况；

8.16计算机中的信息必须安全存放、保管、防止丢失或失效，电子文档等重要数据不存放在启动盘（一般为C盘）。同时各部门应该注意对部门重要信息（如人事档案、图纸、统计资料、营销计划、财务报表等重要资料）进行备份，防止计算机硬盘出现故障后，丢失重要信息。安装财务软件的计算机，非财务部授权人员不可使用。

8.17 数据库管理中每周至少查看一次应用系统数据库日志文件，以尽早发现异常情况，确保数据库的存取安全。

9.网络系统:

9.1严格控制机房内的温度,做好消防工作，整体布置要求：布线规范、硬件设施摆放整齐，防止线路交叉短路等接触不良情况发生；

9.2未经专管人员批准，任何人不得改变网络拓扑结构，网络设备布置，服务器、路由器配置和网络参数。

9.3企业局域网上任何人不得利用计算机技术侵占用户合法利益，不得制作、复制和传播妨害单位稳定的有关信息。任何人不得在公司的局域网上制造传播任何计算机病毒，不得故意引入病毒,一经发现，报总经办处理，并保留送交公安机关的权利。公司内部网络共享文件数据须经杀毒软件杀素后确保没有病毒方可上传，以防网络传染病毒，造成公司电脑中毒或网络联机电脑瘫痪；

9.4网络使用者发现病毒应立即向专管人员报告以获得及时处理；在重大病毒爆发前，总经办应提前通过邮件或电话发出病毒豫警信息；

9.5专管人员保障网站能够正常访问，协调处理域名注册、网站空间使用、数据库空间使用、数据备份等相关工作；

9.6网站信息的更新工作实行部门负责制。网站各子栏目的更新工作，分别由相关部门定期负责所辖栏目的拟稿组稿、编辑资料（图片）等工作；各部门负责人要指定专人负责科研信息、动态和公司新闻的收集、整理工作；并对上网内容的真实性和可靠性负责。所有上网稿件须经相关领导审批后，由相关部门专人统一上传；

9.7网站反馈信息由相关责任部门负责查看，若涉及其他部门需及时转相关部门。涉及公司重大事项需经领导批准后，再给予回复、解答。回复内容要保留原稿待查；

9.8网站发布、转载有关信息应该依据国家有关规定执行。网站信息不得包含违反国家各项法律法规的内容；

9.9提高安全保密意识，加强对上网设备及相关信息的安全检查，对网站系统的安全进行实时监控。网站内容定期进行备份，制定专人保管，对相应操作系统和应用系统进行安全保护；

9.10凡涉及公司秘密内容的科研资料及文件、内部办公信息或暂不宜公开的事项不得上网。

10.打印/复印设备:

10.1各部门如在使用过程中遇到问题或故障，要及时向总经办/综合办公室反映，以便请专业人员进行维修，任何人未经许可不得私自拆卸，以免造成机器损坏；

10.2为了有效控制复印纸张的使用，复印纸由总经办/各子公司综合办公室保管，使用者须办理办公用品领用手续；

10.3任何人不得利用工作之便，打印/复印与工作无关的私人文件，如若违反将视情节轻重予以批评或经济处罚；

10.4每日下班前，专管人员负责检查打印/复印机是否关机，是否切断电源，以免发生事故。