城建档案的保管及利用

史荣峰

第一部分 城建档案的保管

一、城建档案保管工作的意义和任务

城建档案的保管工作在整个城建档案工作中是非常重要。城建档案保管工作质量的高低，对城建档案管理工作产生直接的影响，在一定的条件下有决定性的作用。城建档案保管工作不是单纯“为保管而保管”，其最终目的是为了保证城市建设各项工作对城建档案的利用。城建档案的保管工作是开展城建档案利用工作的保证和前提。

城建档案保管工作的任务：就是采用科学有效的技术方法和措施，克服和限制损毁档案的各种不利因素，集中统一地保管好城市建设档案，保证党和国家机密的安全，维护城建档案的完整、准确、系统和安全，尽量延长城建档案的自然寿命。维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则，档案保管工作就是实现维护档案的完整与安全的重要环节和直接手段。

二、城建档案保管工作含义、内容、

基本要求

（一）、城建档案的保管：是指根据城建档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。

（二）、城建档案的保管工作的内容主要包括三方面：

1、档案的库房管理；

2、档案流动过程中的保护；

3、保护档案的专门措施。

（三）、城建档案的保管工作的基本要求：

1、档案保管人员要有强烈的事业心和高度的责任感；

2、为保管工作提供必要的物质条件，如专用库房、柜架、空调等；

3、工作中贯彻“以防为主、防治兼施”的方针；

4、要刻苦钻研业务，勇于实践，善于分析和掌握造成档案损毁的原因，不断总结经验，采用新方法、新技术保管好档案。

三、城建档案的保管工作制度

城建档案的保管制度包括：保密制度和安全检查制度

(一)城建档案的保密制度

城建档案馆（室）要认真贯彻执行国家《保密法》，建立健全保密制度，经常进行保密检查，对档案保管人员进行保密教育，严格履行档案查阅审批手续。

(二)档案的安全检查制度

安全检查制度分为定期和不定期两种。

四、城建档案的保管方法

城建档案的保管方法，要从城建档案的特点出发，做到利于保护档案和便于查找、提调档案。

（一）城建档案的库房管理

库房管理工作是档案保管工作的基础，做好经常、具体的库房管理工作，才能保证城建档案工作顺利进行。

1、库房档案保管条件要求：

要配备专门的档案库房、柜架以及库房的防火、防潮、防高温、防虫、防光、防尘、防鼠、防有害气体等设备。

2、档案库房的编号及档案柜（架）的排放和编号：

（1）库房编号：一般分为两种方式:一种给所有的库房编一个总的顺序号 ；另一种根据库房所在地的方位及建筑物的特征进行分区编号。

（2）档案柜架的库房内的排放要求：

第一 整齐一致；

第二 避光通风防潮；

第三 充分空间利用 。

（3）档案柜架的编号：

A、一般柜（架）编号方法：从进库房门起，面对柜（架），从左到右依次编出柜号，一组柜（架）编一个柜号，每组柜（架）从上而下编出层号。

B、密集架编号方法：自库房进门起，从左到右编列号，每列的栏也是从左到右编栏号，每栏的层从上而下编出层号。

C、柜(架)排放与编号一旦固定，就要保持相对稳定，不要经常变动。

3、城建档案存放位置索引：把每个库房柜(架)内档案存放的实际情况绘成平面示意图，揭示出档案的存放地点。

(二)城建档案的排架管理

城建档案装入档案柜或密集架均按一定的顺序排列，档案上架排列的方法目前有两种，分类排列法和大流水排列法。

1、分类排列法：按分类大纲A、B、C、D……R类,进行档案分类后,按类别依次进行分类排列。

2、大流水排列法：以档案接收进馆或归档时间的先后为序，所有档案编通号，依次排列。

注意：绝密和重要的档案应与一般档案分开保管。

无论使用哪种排架方式，档案上架排列时，都应该是人面对柜（架），按照案卷的顺序编号, 从左到右，从上到下的进行依序排列。

(三)城建档案的存放方式

城建档案载体形式较多，根据其载体的类型特点，选择适宜的存放方式。

1、底图的保管：

(1)平放保管。将底图展开，按整理顺序平放在底图柜内，用标签标明底图的名称和档案号。

(2)卷放保管。将底图卷成捆状，卷好的底图放人底图柜，或装入底图筒内，筒外贴标签，标明底图的名称或档案号。

2、蓝图（图纸）的保管

蓝图一般都是采用优质纸张，机械强度好，可以折叠装订成册(卷)或不装订、折叠放入袋、盒内保管。采用竖放方式，按一定顺序排列在档案柜(架)上。

3、文字材料的保管

按A4纸大小，按内容分类组卷，装订成卷装入盒内。竖放在柜(架)上。

4、地形图和板图的保管

地形图分为印刷品和晒印的兰图。大比例尺的地形图，其图幅数量比较多，保管方法一般采用按不同的图幅号，平放在柜架上。较大的地形图采用卷放。

板图是测绘地形图时形成的原图样，可装入袋内或保护夹内，立放或平放在柜架上。

五、城市建设档案的保护

城建档案保护的基本内容和一般常用方法 ：

1、保证文件制成材料的质量：文件制成材料的质量包括载体材料质量和字迹材料质量。

2、建造符合保管条件的档案库房：

新建档案库房应选在上风地方，远离污染源，对库房楼面荷载、面积、结构、朝向、门窗大小、密闭程度等提出要求。对于旧库房、办公楼应尽量按档案保管条件的要求进行改造，达到有利于档案的保护。

3、调节控制档案库房的温湿度

(1)档案库房温湿度的基本要求：档案库房的温湿度应努力达到或尽可能趋近国家规定标准，即温度14¡ª24℃湿度45%-60％。

(2)调节控制库房温湿度的方法：

A、库房密闭：其作用是防止和减少库外不适宜温湿度对库内的影响，使库内温湿度保持相对稳定。

B、通风降温：通风包括自然通风和机械通风。自然通风就是打开库房门窗，让库房内外空气进行交流，降低库内温湿度的目的，机械通风则是利用通风机、风扇实行通风。

C、去湿机除湿：去湿机用于档案库房降温效果明显。去湿机工作环境一般为温度15-35℃，相对湿度40-95％，高于或低于此范围，去湿效果差。

D、空调机调节温湿度：空调机具有全面处理空气质量的效能，既可以降温降湿；又可以升温加湿，还可以过滤空气。

E、固体吸潮剂吸湿：一般可选用硅胶氧化钙等吸潮剂。

以上几种方法，除通风降湿外，任何一种温湿度调控方法，都要以库房的密闭为前提，否则效果不明显，甚至无效 .

4、保证库内清洁卫生，做好档案的防光、防尘

(1)清洁卫生：要制定清洁卫生制度，定期和不定期打扫库内外清洁卫生，严禁在库内堆放杂物。

(2)防光的方法：

A．库房窗户要小要少，B．库房内应安白炽灯，做到人离灯灭，C.库房必须要有窗帘，D．库房内窗户玻璃涂滤紫外光的涂料，E．档案要存放在柜内，不要露于光线下，F．档案要避免反复复印、照相，C．禁止阳光曝晒档案。

(3)防尘和除尘的方法：

A.档案办公及库房地址，应避开烟尘污染源，这是最简单、经济而有效的防护措施。

B、档案库房要实行密闭管理。

C、保持库房周围的清洁卫生，搞好环境绿化。

D、要注意把好档案入库关。档案入库前要仔细检查，进行除尘、消毒处理，工作人员进入库房换工作服和拖鞋，尽量减少入库次数。

E．做库房清洁卫生要使用吸尘器，避免灰尘飞扬搬家。

5、虫、霉和鼠害的预防措施

(1)虫、霉的预防措施：

A．搞好库房温湿度管理。库房内温湿度尽量控制在要求范围，减少虫霉害的发生。

B．严格库房出入制度，尽量减少出入库房次数，禁止在库内进食和把食物带入库内保存。

C．库房和办公用房必须分开，避免人为因素使档案感染、滋生虫害。

D．定期检查档案保管情况，经常翻动长期紧密排列的案卷，及时发现有无虫霉害。

E．保持库内柜、架清洁卫生，柜内放置防虫、防霉药物。

F．新库房和新柜架使用前，要先打药进行密闭消毒，新档案入库前也要进行消毒处理。

(2)防鼠措施：

A．应对档案库房建筑采取一些防护措施，以防止老鼠进入而危害档案，尽可能切断老鼠进入档案库房的途径。

B．在库房内外，清除老鼠可能栖息和隐藏的条件，库房周围应做到干净、无垃圾、不堆杂物。

C．利用某些药物、器械产生的气味，声波或刺激作用来驱赶老鼠

6．做好档案库房的防火、防盗工作

(1)加强档案人员的防火意识教育，掌握一定防火、灭火技术；

(2)制定并严格执行防火、防盗制度。

(3)要根档案的特点，配置足够的有效的灭火装置、库房要安装防盗门和防盗栏。

(4)库房内外禁止堆放易燃易爆物品、禁止吸烟。

(5)注意库内电器使用，注意电线老化引起火灾。

(6)注意库房钥匙，防止闲杂人员进入库房。

第二部分:城建档案的利用工作

城建档案利用工作，是以各种方式、方法为城乡建设各项工作提供城建档案咨询服务。它是城建档案工作为城乡建设服务这个最终目的体现，是整个城建档案工作中一个重要的环节。

一、城建档案利用工作在城建档案

工作中的地位。

城建档案提供利用是城建档案工作为社会主义建设事业服务的直接手段，是与社会联系的一个重要环节，在整个城建档案工作中占有突出地位。

二、城建档案利用工作的主要内容和基本要求。

（一）城建档案利用工作的主要内容包括三个方面

第一，编制检索工具，介绍和报道城建档案馆(室)馆藏内容和成分；

第二，利用各种方式，为城市规划、建设、管理等工作提供档案服务；

第三，开展档案技术咨询服务。

(二)城建档案利用工作的基本要求

第一，树立明确的服务意识，不断提高服务质量。为城乡建设服务是城建档案利用工作总的、根本的宗旨 。

第二，熟悉档案，了解需要。

所谓熟悉档案，主要指熟悉城建档案馆(室)所藏档案的种类、内容和数量，以及存入位置，熟悉每一类档案的形成和整理状况，以及各类档案之间的有机联系，熟悉各类城建档案的完整、准确程度和利用价值。

所谓了解需要，就是做好利用工作的预测工作。要根据城市建设的发展及国家各项工作的规划，通过利用统计分析，了解城市规划、建设、管理等活动对城建档案的需要，对做好城建档案利用工作是十分重要的。

第三，正确处理好利用和保密的关系。城建档案的利用和保密，两者是辩证统一的关系，在处理两者关系时，要坚持满足利用需要，又不会泄密为原则。这样才能搞好城建档案的利用工作，保证国家机密的安全。

三、城建档案的检索工具

检索工具，亦称查找工具。它是揭示和介绍档案馆(室)所存档案内容和成分，报道和查找档案的工具，是进行档案管理，方便查找利用的一种重要手段，是开展利用工作的前提条件。

(一)城建档案检索工具的作用

1、桥梁作用：档案检索工具它在数量浩繁、内容丰富的城建档案与档案利用者的特定关系之间架设了一道“桥梁”，沟通了二者的供需关系，利用者借助检索工具可较为迅速、准确获取所需档案。

2、交流作用：档案检索工具中储存了大量档案信息，它可以提供查寻，也可成为城建档案馆(室)与利用者，城建档案馆(室)与城建档案馆(室)之间的交流工具。利用者和其他档案管理部门借助检索工具可概要了解馆藏档案的内容、价值等信息。

3、管理作用：档案检索工具记录了档案重要的内容和形式特征，揭示了馆藏档案情况，城建档案馆(室)工作人员可以通过检索工具了解馆藏的内容、形式、数量等情况，为档案利用工作开展提供一定的依据。通过编制检索工具可了解馆藏档案的种类、内容以及齐全、完整程度，也有利于城建档案收集工作的开展。

（二）编制城建档案检索工具的基本要求

1、要有一定数量的不同种类的检索工具：

城建档案馆(室)应编制不同种类的检索工具，满足档案利用者需要，检索工具必须由单一化向多样化方向发展。

2、各种检索工具应具备功能互补的作用：

城建档案馆(室)编制的每一种检索工具应具有独特的功能，各种检索工具应具备功能互补作用。

3、各种检索工具要具有科学性和适用性，要与利用需求相吻和。

城建档案检索工具要突出城建档案具有的特点，符合大多数利用者的利用角度和需要习惯。

4、检索工具力求规范化：

检索工具在格式、用语及分类体系等方面，应该力求统 一、规范、结构条理严谨，便于迅速、准确地查找档案。

(三)几种常见检索工具

城建档案检索工具的种类，常见的有：薄册式、卡片式、图表式三种。

1、薄册式检索工具：城建档案总目录、分类目录、专题目录等。

（1）城建档案总目录：是城建档案馆(室)馆藏档案的总登记帐目,是按照城建档案接收或归档时间的先后顺序，以一个案卷为单位进行登记的。

（2）城建档案分类目录：是按照建设部城建档案分类大纲进行档案分类后，按类别以一个案卷为单位进行排列登记的目录。

（3）专题目录：是以专门题目为对象，集中地、系统地揭示城建档案馆(室)有关该专题的档案目录。

2、卡片式检索工具：保管单位卡片、工程卡片、人物卡片等。

(1)保管单位卡片，亦称案卷卡片：是以保管单位(卷)为单位编制，是以档案馆(室)的全部档案为对象，一个保管单位(卷)填制一张卡片。

(2)工程卡片：是以单项工程为单位编制一张卡片。

(3)人物卡片: 是以一个人物(人名)为单位编制一张卡片。

3、图表式检索工具：图幅分幅图、地形图索引等

(1)图幅分幅图：是根据所修建筑物的位置，在图幅分幅图上找到所在地域图幅号，再按图幅号查找所需城建档案。

(2)地形图索引：是利用城市地形图(小比例尺)标出某项工程档案编号，根据地理位置就可以很快找到所需城建设档案。

四、城建档案的利用工作和

技术咨询服务

城建档案的利用工作：是各城建档案馆(室)一项经常性、服务性的工作，是根据利用者需要，按照一定的制度和手续，查找并提供城建档案, 供利用者查阅、复制。

(一)城建档案借阅、查阅及复印

1、内部借阅：是指本单位(系统)内部工作人员由于工作需要,借阅利用城建档案。办理借阅登记手续一般有两种形式。

(1)建立借阅档案登记薄：借阅人在《城建档案借阅登记表》登记后可借阅、利用档案。

(2)凭借阅证借阅：借阅证是内部借阅档案的凭证，由城建档案部门印发给内部有关部门使用。

城建档案馆(室)对所借出的档案要定期催还。借出的档案在归还时，档案管理人员必须认真清点，并在借阅薄上注销。

2、对外查阅、复制：单位或个人需查阅城建档案时，必须持有效证件，严格按照城建档案查阅规定，办理查阅、复制手续。

(二)城建档案信息交流

是指城建档案馆（室）通过利用城建档案目录、索引、文摘、汇编、简介等交换，与有关单位形成城建档案信息交流网，相互交流有关的城建档案信息。

(三)城建档案的陈列展览

城建档案的陈列展览是城建档案馆（室）为配合政府中心工作的需要，把城建档案中可以公开的部分，按一定的专题，系统地陈列出来的一种提供利用方式。

城建档案馆还可利用电话、预约等服务方式为利用者查询城建档案。

(四)城建档案的技术咨询服务

城建档案馆(室)开展技术服务咨询是充分挖掘档案馆内部人力、设备潜力，为社会服务的重要工作，如开展对外复印、声像档案制作、编制竣工图、整编城建档案、举办业务培训、编印和出售城建档案表格、装具，以及与城市规划建设有关的业务咨询等。

城建档案馆(室)的技术咨询服务，一般通过城建档案馆开办的实体开展工作。

五、城建档案利用分析和利用效益计算

城建档案利用分析和利用效益计算，是对城建档案在城市建设、经济建设和其他各方面所取得的经济效益和社会效益进行统计和分析。

(一)城建档案利用分析

进行档案利用分析，要做好档案利用的统计和登记工作，对档案利用的统计材料进行分析研究，从而揭示档案和档案利用工作的规律，作出科学的预测和结论。1、根据利用者查阅利用档案的目的，如编史修志、工作依据、学术研究、法律凭证、陈列展览等，进行数据分析统计，了解城建档案作用。2、按所利用档案的类别进行统计分析，计算出各类档案的利用率。

(二)开发利用城建档案所创经济效益计算

国家档案局于1994年8月印发的国档发（1994）13号《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》(试行)意见，是目前科技档案部门计算开发利用档案经济效益的依据。利用效益计算公式： J=a×S-C，J为档案所创经济效益，a为科技档案作用系数，S利用档案后全部经济收入，C为利用档案的成本费用。