业主档案管理规定

1.0 目的

规范业主档案的管理工作

适用范围

适用于物业管理处业主档案的动态管理。

3.0职责

3.1 客户服务部队主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

3.2 客服助理负责依照本规定具体实施业主档案的保管与跟踪。

4.0程序要点

4.1由管理处客户前台服务中心负责对业户档案的管理，为严格对业户档案管理，保证档案管理有效性、规范性，加强对业户资料的保密工作，特制定如下管理规定。

4.1.1业主档案内容。

4.2收楼资料：

4.2.1收楼证明书；

4.2.2管理公约签约页；

4.2.3楼宇遗漏记录；

4.2.4业主身份证复印件（业主及家人小一寸照片二张）；

4.3《装修申请审批表》签署后的《住宅室内装修管理协议》、《装修承诺书》、相关图纸及装修施工队资料。（装修申请表，施工单位营业执照及资质证复印件，业户委权/委托书等）；

4.3.1 经业主签署后的《消防安全责任书》。

4.3.2 《业主家庭情况登记表》

4.3.3 《物品资料及钥匙签收表》

4.3.4 《业主证领用登记表》

4.3.5 《业主收楼房屋检查情况表》

4.3.6 《违章处理通知单》

4.3.7 业主的有关证件复印件。

4.3.8 其它应保存的资料。

4.3.9 业主档案袋的整理

4.4业户资料整理、分类:

4.4.1资料按一户一档，分区、分楼号存放，贴上清晰标签，以便查找；

4.4.2业户资料收集装订成册，按时间先后排列，最早的资料于最后一页存放，之后增加的资料于其面上增加，编上页码，编写目录，册面填写“业主档案资料情况”表；

4.4.3资料收集按先后顺序主要分为三大部份：

4.5业户资料归档时间和更新:

4.5.1客户服务部办理完单元交付手续后，将业户资料交于前台服务中心；

4.5.2前台服务中心中班人员将业户资料输入电脑后，按楼名整理存档；

4.5.3对已收楼业户平时所新增的资料由客户服务中心按上述规定处理；

4.5.4客户前台服务中心每月30日进行一次检查，发现问题上报主管及时采取补救措施，确保档案的安全性及准确性；

4.5.5每年3月将上年度超过保管期的资料进行一次统一清理；

4.5.6销毁档案有关文件必须从严掌握，慎重从事；对经鉴定无保存价值的资料，由部门主管审批后销毁。

4.6业户资料查阅及印取:

4.6.1查阅人如须查阅/印取业户档案资料，须于客户前台服务中心进行登记，并说明因由；

4.6.2经客户服务部主管审批同意后，前台服务人员开启相应的业户档案，抽取有关业户资料；

4.6.3属查阅资料的，由前台服务人员培同进行现场查阅；

4.6.4属印取资料的，前台服务人员严格按上级主管审批意见进行印取；

4.7保密要求：

4.7.1业户档案柜除业户资料增加、更换、查阅、印取的情况下，须予以上锁；

4.7.2电脑内存放业户资料的文件须设置密码，并于每月30日进行一次更新；

4.7.3违反上述要求的，对责任人给予口头警告处理；

4.7.4泄露遗失业户资料的，对责任人给予书面警告处理，造成严重影响的，给予辞退。

4.8业主档案的跟踪。

4.8.1 对产权发生变更的业主。管理处应及时为新业主建立“业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年。

4.8. 2 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经客户服务部主管办理登记手续后方可查阅。

4.8. 3 业主档案应永久保存。

4. 8. 4将各业主资料输入电脑进行管理。

4. 8. 5本规定执行情况作为客户服务部对档案客服助理绩效考评的依据之一。

5.8. 6 记录

5.8.7《业主档案目录》