合同档案的管理
作者：沧海一粟 整理
来源：《档案管理》2012年第04期

        Hanlizhen：企业在业务管理中签订的各类合同是单独作为一个类别管理，还是放到文书档案里呢？

        Savvy：如果该单位设有专人管理，有专门针对合同的规章制度，而且，合同相对比较集中，那么，可以单独作为一个类别进行管理。

        一井水：合同档案是按文种划分的，而企业档案分类是以工作职能来划分的，如党群、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备仪器、会计、人事等十大类，每类都可能涉及合同档案，因此，属于哪类合同归到哪类进行管理。

        Zhoumingming：合同比较多的单位，把合同单独设成合同档案门类比较方便管理。而且，科怡软件公司已经把合同档案单纯设置了模块。其目录按“档号、合同名称、合同编号、责任者、甲方、乙方、签订日期、金额、备注”等子目录项来设置，查找方便。

        后发制人：如合同数量不是很多、比较零散时，可不单独设置模块，将其归入对应门类便可；如合同数量较多也相对集中，最好另设一个模块单独管理。

        zzia050406220：比较合理的管理方法就是合同整理时分散到各个类别的档案中去，像“一井水”所说，属于哪一类就归到哪一类去，在管理系统中建立合同数据库，将合同的基本信息，如编号、名称、合同对方、合同属性、金额、履行情况、整理互见号等详细著录。既保证原有档案间联系，维护其完整性和系统性，又实现了检索和利用的便捷性。

        savvy：还有另外一种方法，那就是实体集中存放，然后，通过档案管理系统，将相应的条目或者数字档案放到对应的类别里去。

        郭东升：一般说，不将合同入在会计类、人事类。牵涉这两类的合同一般应入其相关行政管理类、经营管理类。国家档案局已经出台了企业档案实体分类整理规则，应该依照规则结合本企业实际贯彻执行。作为企业，国家为之出台的分类暂行规则，是本单位制订分类方案的基本依据。企业应该以此为基本框架，结合单位实际编制本单位的分类方案。