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居家办公管理制度
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居家办公管理制度
第一章 总则
第一条 制定依据与目的
鉴于偶有特殊天气、暴雨等气象灾害，为了员工和公司的生命和财产安全，更为全面配合特殊天气下各项政策，根据气象灾害办法及《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等法律、法规、规范性文件，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条 制度公示与效力
公司可通过在线开会宣导、邮件、微信等存储介质传输、公司门户网站、内网办公系统上传及传阅等进行本办法的有效公示。
公示后本办法对员工言行具有法律约束力。员工有义务通过各个渠道查收、阅读、学习并全面遵守各项制度，不得以不知晓、未查阅、未学习为借口主张本办法对其不产生效力。
第三条 适用对象
1. 销售、客服、人事、出纳、法务、数据维护及其他适合在家办公的部门员工；
2. 各部门中高层管理级员工； 3. 外地出差无法返沪员工； 4. 公司通知中明确列明的部门员工； 5. 其他适合在家办公且经审批同意的员工。
第四条 办法解释与修订
对于本办法适用产生争议的，由公司人力资源部门负责解释。解释争议期间不停止本办法的执行。
未修订前，本办法与现有法律、法规或当地政策中强制性、禁止性规定相冲突的，以上位法规定为准。相关的法律、法规或当地政策规定发生变化，或公司因经营发展需要，公司可以对本办法既有内容进行修订，修订后的办法有权通过本办法第二条进行公示。
第二章 管理组织
第五条 公司设立各层管理组织，实现在家办公期间的各项审批及管理。 1. 公司总经理及各部门负责人成立管理小组，负责特殊天气背景下公司整体运营及各部门工作的统筹安排；
2. 各部门由部门负责人为第一责任人或组织成立工作小组，负责下达工作安排、验收工作成果等各项工作正常开展；
3. 人事部门成立用工管理小组，实行各项用工管理及违纪处罚； 4. 行政部门成立值班小组，负责各项文件收发及后勤保障；
5. IT部门成立IT工作组，负责远程技术支持、文件获取及导出工作。
第三章 在家办公实施流程
第六条 统筹安排
1. 各部门负责人根据部门内员工工作性质结合员工个人状况及意愿统一向管理小组上报部门内可实行在家办公人员名单；
2. 行政部、IT部统筹安排当班人员名单并上报至管理小组；
3. 人事部统计各部门上报的各类人员名单后，以邮件的方式统一发送在家办公通知及当班通知；
4. 接到在家办公通知及值班通知的员工根据公司安排遵照本办法规定实行在家办公。 第七条 员工申请
1. 除统筹安排在家办公人员外，有特殊原因需在家办公的，可以向部门负责人、人力资源部提交在家办公申请，申请中需列明在家办公原因及在家办公的可实现性。
2. 部门负责人与人力资源部协商后，认为具有合理事由及具有在家办公条件的员工可予以批准，并发放在家办公通知。
3. 收到在家办公通知的申请员工可根据公司安排遵照本办法规定实行在家办公。
第八条 办公场所备案
1. 在家办公员工需向公司人力资源部门提供准确的家庭地址、电子邮箱、手机号码。
2. 原则上在家办公期间不得变更办公家庭地址，如有特殊原因变更的，变更范围不得超出户籍所在地或当前居住市范围内，且需在变更当天向人力资源部门提交变更后的家庭地址。 第九条 办公环境及办公物品
1. 在家办公的员工，需自行在家中安排一处僻静的办公环境，同时设置办公使用桌椅及电脑。
2. 鼓励在家办公员工尽量使用自有条件办公，确有需要的，可以部门为单位向行政部门提交办公用品需求清单，由行政部门根据需求向员工以快递、专人配送的形式交付。
3. 在家办公员工有必须工作物品需取回的，优先采取联系值班人员，由值班人员根据员工指示获取寄发的形式取回，确有不便的，提前联系值班人员，做好个人防护后前往办公室取走。
4. 员工应当妥善保管各类办公用品，待恢复办公室正常使用后，统一交还行政部保管使用。 第十条 特殊事项
1. 在家办公期间，涉及需提交书面文书的相关工作内容，譬如申请休假均暂时改为线上提交，员工需保留书面资料待恢复办公室办公后或按照相关部门统一要求邮寄交至相关部门统一核实。
2. 在家办公期间暂延报销事宜，员工需保留报销使用发票，确有大额报销的，经预约后邮寄值班人员，由值班人员配合财务部办理报销手续。 第十一条 取消在家办公
在家办公政策系公司依据特殊天气采取的临时性管控举措，公司有权根据实际情况随时整体取消或取消特定部门、特定员工在家办公，并通知员工提前恢复办公室办公。
第四章 办公室管理
第十二条 值班管理
确有需要的，公司将根据实际需求通知部分员工进行有条件值班，负责下述各项工作：
1. 文物收发。收取文件、物品的需第一时间向相关收件人反馈，并根据收件人要求拆拍或转寄；
2. 后勤保障。以减少前往办公室为原则，全力配合其他同事提供必要的物品快递、文件资料查找发送工作；
3. 防范管理。妥善关闭办公室门窗、危险电源等配合物业完成安全防范工作； 4. 其他根据上级指示或实际情况临时安排的各项工作。 第十三条 办公室安全保障
为了值班员工的安全，当班员工应当做好自身安全保障，值班期间尽量待在室内，减少外出，遇气象情况恶劣的，亦可临时居住在办公室内。
第五章 考勤管理
第十四条 办公时间
全体在家办公员工工作时间均为每周一至周五，9:00-12:00，13:30-18:00。 第十五条 考勤管理
在家办公员工实行定点考勤与考勤抽查相结合的考勤方式。 1. 定点考勤
员工每日在OA系统／微信群组中进行上、下班打卡，同步在微信群组中发送办公状态照片。 2. 考勤抽查
人力资源部门不定时以邮件、微信方式对员工抽查考勤，员工需保证沟通顺畅，并在邮件、微信发出后20分钟内提供当下办公状态照片。
第十六条 旷工
1. 员工有以下情形的，视为旷工：
（1） 员工未获批准，在1小时内失去联系，且无法提供证据证明合理理由的；
（2） 员工未获批准，当天未打卡且无工作成果的；（3） 员工未经请假擅自离家的；
2. 旷工的最小计算单位为2小时，旷工时间在2小时内的视为旷工2小时，旷工时间在2小时-4小时的，视为旷工半天，旷工时间超过4小时内的视为旷工1天。
3. 员工旷工时间无法确定的，原则上视为旷工半天；当日无工作成果的，视为旷工1天。 第十七条 加班
1. 原则上不允许加班，如有特殊紧急事项需加班的，需提前向部门负责人、人力资源部提出申请，经审批同意后方可加班。 2. 员工加班的优先予以调休。 第十八条 请假
员工需请假的，仍按照公司相关请假制度履行请假手续，需书面审批、提交相关材料的，均改为以邮件方式进行审批，相关材料拍照后作为邮件附件提交，同时员工需保留相关材料，待恢复办公室正常办公后提交人力资源部门核实。
第六章 劳动管理
第十九条 工作安排
1. 管理小组对公司整体工作进行统筹安排，各部门负责人根据公司整体安排以月／周为单位制定部门内部整体工作计划。
2. 各部门负责人衡量员工工作性质及工作条件通过工作群组或单向逐级下