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郑州市城乡规划局建设工程档案验收服务指南

时间：2019-06-15 17:37:20 下载该word文档

郑州市城乡规划局

建设工程档案验收服务指南

根据国务院《建设工程质量管理条例》、建设部《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》、《城市建设档案管理规定》、省建设厅《河南省建设厅关于进一步加强城市建设工程档案管理工作的通知》、《河南省建设厅关于实行建设工程档案报送责任书建设工程档案初验认可证和建设工程档案合格证制度的通知》等法规文件精神，加强建设工程档案管理，规范建设工程档案编制、验收和报送工作。

建设工程档案验收受理

郑州市城市建设档案馆：嵩山路与中原路交叉口西北角市规划局对面。

验收受理：工程档案验收室（城建档案馆一楼)，电话：67188367。

初验流程和办理时限

1. 初验受理（时限：即时办理）

建设单位到市城建档案馆办理，城建档案馆受理后开具《建设工程档案初验受理告知单》；建设单位持告知单准备档案资料，同时可继续办理工程质量验收等事项。

2. 初验申请（时限：即时办理）

建设单位填写初验申请书，城建档案馆受理初验申请，对具备初验基本条件的告知事项和预约初验前指导。

3. 初验前指导（时限：预约日期的半个工作日）

城建档案馆对工程档案进行初验前指导，归档文件达95%以上,并经初步整理、组卷、编目、汇集。

4. 档案初验（时限：初验日期的半个工作日）

对符合建设工程档案初验条件的，组织初验。初验缺项的文件进行登记，建设单位承诺在规定时间内补齐。要求建设单位组织整理至少二套竣工档案，建设单位留存一套，另一套于建设工程竣工验收后六个月内向城建档案馆报送。

5. 签发《建设工程档案初验认可证》（时限：初验合格后即时办理）

经履行内部审核程序后，向建设单位出具《建设工程档案初验认可证》。

为加快办理，若建设单位档案资料较齐全，可合并初验前指导与档案初验流程， —次性办结。时限：指导和初验日期的半个工作日）

初验条件

1. 建设工程文件内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

2. 建设工程文件按有关规定收集齐全，系统完整。

3.建设工程文件形成和编制质量符合规范要求，签字、盖章手续完备，竣工图编制符合要求。

4.建设工程文件按照《建设工程文件归档整理规范》，经整理、组卷、编目、汇集，向建设单位归档。

5.建设工程档案经建设单位、监理单位、施工单位自行验收，达到初验条件。

档案验收和移交程序

1. 档案验收申请（时限：即时办理）

建设单位填写验收申请书，城建档案馆受理验收申请，对具备验收条件的告知事项和预约验收前指导。

2. 验收前档案整理义务指导（时限：每次预约日期的半个工作日）

向城建档案馆移交的一套工程档案，由建设单位自行组织进行整理、编目、装订、装盒，达到有关规范要求。建设单位可预约城建档案馆进行档案整理义务指导。

3. 档案验收（时限：验收日期的半个工作日）

对符合建设工程档案验收条件的，组织验收。

4. 办理建设工程档案移交（时限：移交开始的3个工作日）

建设单位向城建档案馆移交一套完整的竣工档案，编制好档号，入库上架。办理档案移交手续。

5. 签发《建设工程档案合格证》（时限:档案移交后即时办理）

经履行内部审核程序后，向建设单位出具《建设工程档案合格证》。

廉政承诺

在进行工程档案验收或业务指导过程中，城建档案馆工作人员作出如下廉政承诺：

1.不参加可能影响职务行为的宴请；

2.不收受礼品、礼金和各种有价证券；

3.不接受服务对象安排的旅游、高消费娱乐活动和其它营业性娱乐活动；

4. 不借公务行为向服务对象推销产品；

5. 不向服务对象介绍、指定档案整理装订经营服务。

工程档案的整理装订由建设单位自行组织实施，有委托他方整理装订档案需求的可査阅有关公开名录。城建档案馆不承担整理装订业务，严禁城建档案馆工作人员利用工作之便向服务对象推荐、指定或承揽档案整理装订业务。

郑州市房屋建筑工程文件归档范围和保管期限（试行）

注：道路桥梁和市政管线工程文件归档范围和保管期限另见单行本。

建设工程档案编制整理移交技术规范

一、编制

(一）建设工程文件材料内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。

(二）按照《建设工程文件归挡规范》，结合建设项目产生文件材料的实际情况，收集工程文件材料，达到完整性、准确性、系统性。

(三）工程文件质量要求

1. 归档的工程文件应为原件或符合替代原件要求的复制件。复制件需同时盖单位公章和复制专用章。

2.归档文件的质量字迹清楚、图标清晰、图面整洁、签字盖章手续完备。采用耐久性强的书写绘制材料，如碳素墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。纸张采用能够长期保存的韧性大、酎久性强的纸张，图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297m×210mm),图纸宜采用国家标准图幅。

3.卷内文件排列科学得当，符合专业特点。

4.案卷编目到位，封面、卷内目录、页码、备考表不缺项。

5.案卷装订、装盒或排放整齐、牢固，材料达标不含有害物，案卷脊背、案卷盒脊背不缺项。

6.案卷归档汇总分类编号：

(1) 根据专业主管部门的建设项目档案分类编号规则以及项目实际情况，设计、制定统一的项目档案分类编号体系。小型项目直接按项目、结构或专业分类，大中型项目按工程或专业分类，下设属类。

(2) 依据项目档案分类编号体系对全部项目档案进行统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进行分类和编号的，建设单位（并责成设计、施工及监理单位）可用铅笔临时填写档案号。

(3) 对全部项目档案进行清点、编目，并编制项目档案案卷目录及档案整理情况说明。

(4) 负责贯彻执行国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格。

7.竣工图编制：

(1) 凡按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。竣工图尺寸为：50mm×80mm。竣工图章应使用不褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。

(2) 凡一般性图纸变更，编制单位可根据设计变更依据，在施工图上直接改绘，并加盖及签署竣工图章。

(3) 凡结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更超过35%的，应重新绘制竣工图。重新绘制竣工图要求与原图比例相同，符合制图规范，有标准的图框和内容齐全的图签，图签中应有明确的 “竣工图”字样。

(4) 编制竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，绘制的竣工图必须准确、清楚、完整、规范、修改必须到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。

(5) 用于改绘竣工图的图纸应是新蓝图或绘图仪绘制的白图，不得使用复印的图纸。

(6) 竣工图编制单位应按照国家建筑制图规范要求绘制竣工图，使用绘图笔或签字笔及不褪色的绘图墨水。

(7) 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制。

(8) 建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图。

(9) 编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则，各专业目录及编制情况。

(10) 竣工图图幅应按GB/T10609.3-2009要求统一折叠。折叠采取内折，留出标题栏。

(四）工程文件归档的时间、套数要求

1. 工程文件归档的时间

(1) 根据建设程序和工程特点，归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过验收后进行。

(2) 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。

(3) 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理组卷后，建设单位、监理单位应对文件完整、准确、系统情况进行审査。审査合格后向建设单位移交。

2. 工程文件归档的套数

(1) 工程档案不少于两套，一套由建设单位保管，一套移交市城建档案馆。

(2) 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。

(3) 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关规定单独立卷归档。

二、整理

(―)工程文件组卷的原则与方法

1. 组卷原则

工程文件的组卷要反映建设项目运行的内在规律和工作的有机联系，分类科学，组卷合理。组卷的方法要层次分明，排列有序，便于档案的保管和利用。

2. 文件分类

工程文件划分为准备阶段文件、监理过程文件、施工过程文件、竣工图文件、竣工验收文件五部分。每部分按文件材料性质分类为：

(1) 准备阶段文件：决策立项，建设用地，勘察设计，开工审批，招投标及合同，商务材料。

(2) 监理过程文件：监理管理，进度控制，质量控制，造价控制，合同管理，竣工验收。

(3) 施工过程文件：施工管理，施工技术，进度质量造价控制，施工物资，施工记录，施工试验记录及检测报告，施工质量验收记录，施工验收。

(4) 竣工图文件：室外综合竣工图，室外专业竣工图，室外综合管线竣工图，建筑竣工图，结构竣工图，独立结构（钢结构、桥梁、路道、构筑等）竣工图，风、水、电、暖、空、智、梯等专业竣工图，装修装饰竣工图，路线平纵面竣工图，路基、路面竣工图，其它设施竣工图。

(5) 竣工验收文件：竣工验收与备案，竣工决算.声像资料。

3. 案卷组卷

工程文件材料按性质分类后，相同性质的文件材料，可按不同工作、环节、工序组成案卷。同一工作、环节、工序的文件材料数量过多，可组成有序排列的多卷案卷；每一工作、环节、工序的文件材料数数量过少，可合并组卷。

4. 案卷厚度

案卷文件文字材料厚度宜不超过1.5厘米为宜，图纸厚度不超过3厘米：印刷成册的工程文件保持原状。

(二）案卷的编目

1.卷内文件页号的编制

(1) 卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

(2) 页号编写位置：单面书写的文件在右下角：双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角.折叠后的图纸一律在右下角。

(3) 印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

(4) 案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。

2.卷内目录的编制

(1) 卷内目录排列在卷内文件首页之前。

(2) 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

(3) 责任者：填写文件的直接形成单位，有多个责任者时，选择一个主要责任者，其余用“等”代替。

(4) 文件编号：填写文件的文号、施工用表编号或图号。

(5) 文件题名：填写文件标题的全称。

(6) 日期：填写文件形成的日期（竣工图填写竣工图章上的日期）。

(7) 页次：填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

3.卷内备考表的编制

(1) 卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。

(2) 卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数)，以及组卷单位对案卷情况的说明。

4.案卷封面的编制

(1) 检索号由市城建档案馆确定，档号按案卷归档汇总分类编号规则由市城建档案馆审定。

(2) 案卷题名：填写（打印）简明准确揭示案卷内容的案卷题目，由①工程名称 ②单位工程、分部工程或专业名称③阶段过程④案卷性质和案卷名称⑤卷内文件内容五部分构成。也可由①工程名称②阶段过程③案卷性质和案卷名称④单位工程、分部工程或专业名称⑤卷内文件内容五部分构成。

(3) 编制单位：填写卷内文件的形成单位或主要责任者，有多个形成单位时，选择其中一个主要的，其余用“等”代替。

(4) 编制日期：填写案卷内全部文件形成的起止日期。

(5) 卷内目录、卷内备考表、案卷封面须打印。

(6) 委托境外设计、施工的建设工程，其卷内目录和案卷封面必须采用中文和外文两种文字。

5.案卷装订与装盒

(1) 案卷装订：文字材料必须装订，装订前要去除文件上的金属物，用白色棉纹线在卷面左边一厘米处、上下分四等份打三孔装订，结头统一放在案卷背后，要求整齐、美观、结实。图纸不装订，须采用牛皮纸打印内置封面。

(2) 案卷的装盒：工程档案移交时必须按案卷顺序装盒，案卷较薄时，可多卷装入一盒(不超过4卷)，卷盒样式符合标准。

(3) 案卷盒的排序和编号，可以以整体项目为统计单元，也可以以每一个阶段过程或单位工程为统计单元。

(4) 卷盒的填写：卷盒封面填写（打印）编制单位、编制日期、保管期限、共几卷第几卷；卷盒脊背填写（打印）检索号、档号组合、案卷题名、阶段过程或单位工程统计单元第几盒、第几卷至第几卷。

三、移交

1. 市城建档案馆接收范围的建设工程为本城市规划区内的各项建设工程。凡列入市城建档案馆接收范围的工程，必须向市城建档案馆移交一套符合规定的工程竣工档案。

2. 停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

3. 工程文件组卷装盒后，由建设单位汇齐全部工程档案，报市城建档案馆査验, 符合规定的办理移交。不符合规定的，整改合格后，再办理移交。建设单位向市城建档案馆移交工程档案时，应办理移交手续，提交《建设工程档案移交目录》、《XX项目档案案卷目录》、全部案卷的卷内目录各一式二份（附电子文件〉，一份交市城建档案馆，一份存移交单位。双方签字、盖章后交接。

附件：卷内目录、卷内备考表、案卷封面、卷盒脊背参考式样。