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如何做好经理助理

时间：2012-04-19 09:44:17 下载该word文档

如何做好经理助理

1、专业：除了你本身具有的素质以外，要熟悉市场、行业和产品知识；

2、沟通协调：

熟悉公司的客户与重要供应商（比如总经理比较看重的几个客户），最好与对方有直接接触，了解对方的喜好和习惯；

自来熟，热情诚恳，平视其他人，和其它人打成一片，包括总经理平级、下属、再下属，就是各个层面都要认识些人，这样也能从各种途径获得消息，这里也包括清洁工；秘书、助理最忌讳“×眼看人低”；

无论是客户、供应商、董事长、部门经理、兄弟企业的主管或助理，你都要记得，最好看到来电或听到声音就知道是谁，当然更重要的是让他们也都记得你；即使不能见面，也要他们记得你的名字和电话中的声音；

3、公司运作

主要是熟悉公司组织架构和各种流程，认识人；拿到一件事情，即使不知道怎么做，也要知道该找什么人去做，大方向要对；

4、文笔

最好中英文都OK，重要性就不说了；

5、逻辑、反应与自信

反应要快，讲问题和回答问题都要有逻辑，不要乱七八糟，声音也要大要自信；老板最讨厌谁支支吾吾，他们会看不起你；反应快是建立在你平时对信息的掌握程度上的，这就关系到周围人愿不愿意主动跟你讲事情了；

6、细心、谨慎、守口如瓶

细心，小到一篇文档不要有错别字，大到金额数目不要写错、给客户的东西不要有纰漏；

谨慎、守口如瓶，不该说的话不要说，因为从你口中出去的会被看成“官方语言”，尤其是对于较真的人来说；又尤其是老板的私人事情，不要说不要说永远不要说；

7、气质

不仅是个人仪态的气质，也包括你的审美，喜欢一句话“内有诗书气自华”；比如，帮老板在网上订个鲜花，最好不要选到庸俗的那支；

8、最后，不要慌，老板只是老板他不是神鬼，他就是只纸老虎，表怕；就是说态度要不卑不亢。

总之，加油吧！

做好经理助理可不是一件容易的事表面上看，这是一项简单的工作。但是，真要做到非常好是要求很高的，可做的事情也相当多。绝不仅仅是为经理泡泡咖啡、接接电话那么简单。 1 尽可能熟悉经理的工作，熟悉公司的工作。力争做到能够心里有数。 2 最重要的一条，学会换位思考。能够充分理解、领会经理的工作意图，随时做好辅助工作。 3 也是很重要的一条，要细心踏实。能够为经理处理好一些细节（文件的存放等等），帮经理料理好一些小事。 4 帮助处理好经理的一些对外联系的工作。如：挡住一些犯人的广告推销。还不能都挡，得学会区分那些是应该让经理亲自接待或过目的。 5 最难得一条，如能起到一定的出谋划策的作用，那你就大有前途了。 6 记好工作日志。 7 还有一条很重要，经理助理一定要注意自己的工作情绪。一定要乐观向上，必要的时候要用这样的情绪去看然经理。 8 最后，一定做好经理与员工桥梁作用。及时反映自己看到的问题。 .. 最主要的就是这些了，当然不可能彻底全面。仅供参考，祝你成功。

平时主要做的一些事情：

1、起草公司工作计划总结，并作好公司重要会议记录；

2、起草、存档整理总经理签发文件；

3、公司管理制度、规章制度，网页设计方案书、合同书，公司总体运行配合;

4、接听电话、妥当应答，并做好电话记录；

5、掌握总经理的日程安排做好预约工作，安排商务旅行；

6、完成总经理或综合管理部经理交办的其他工作；

7、根据公司发展的要求制定人力资源战略；

8、设计并完善公司人力资源结构；

9、完成公司人力资源的日常招聘工作；

10、完善公司绩效考核制度。

细节

∙ 据公司的情况找准助理的定位，做好份内的工作，用你的时间来换老板的时间。

∙ 老板交代做的事，放在第一位，别忘了

∙ 把请客吃饭安排好：派车、路线、订餐、点菜、不动声色把单买好

∙ 把会议准备好：会议室、电脑、投影仪、鲜花、打印材料、接待参会人、安排咖啡茶水水果点心

∙ 把出差办妥：订机票、订房间、派车、接车、自己陪着的话把能帮老板办的都办了：乘机时间提醒、行李托运、换票、取行李、入住、安排一顿三餐、会议提醒、结帐，总之眼里要有活和勤快。出差回来后，协助把各种发票整理好。

别忽略上面这三条看似简单的事，开会、吃饭、出差是老板最经常做的事，能做好这几项的人不多。

∙ 学会使用excel、word、powerpoint，做一个合格的文员。

∙ 买一个小本本，把每次懊悔做错的事记下来，提醒自己下次不犯错。

∙ 鉴于你是妹子，老板是女人，不要花枝招展，气场超过老板，也不要太寒酸，让老板有点面子。

∙ 有点眼力见儿，该闪就闪，不要紧跟着老板。

总经理助理就是当总经理不在公司的时候能够替代总经理处理公司事物的人，要求是很高的。基本上来说就是总经理会什么你就要会什么，有些总经理不会的你还是要会。

1、在总经理领导下进行工作。

2、协助总经理处理好后勤集团的日常事务。

3、协助总经理协调下属部门之间的关系。

4、协助总经理做好与外单位联系的具体工作。

5、负责分管范围内的各项工作。

6、完成领导交给的其他工作。

1、财务分析与诊断

主要考虑企业经营现金流与长期项目投资，这方面有助于协助老板对新项目把关以及对现有项目款项回收的控制

2、销售管理

这个是企业管理的核心问题，如果销售能上去，老板对你的看法和做法的信任度是不一样，这个是最重要。

3、营销策划

你不需要懂太多，但必须了解只有这样你才能选择对营销策划方案的方法与预算进行把关。诸如投广告，那个媒体比较有效果；频次多少合理；价格水平？

4、人力资源管理

这个也非常重要，但不必操心太多，仅仅是关注人事制度与流程的合理性，但你应该重点监督绩效考核，这个是企业运营的核心。

5、文案

必须能把总经理的意愿和思想更充分优化，让他觉得离开你，他的思想和观点无法充分表现。

身为秘书，在工作中应注意的问题：

　　一、与上司关系的处理：

　　1、秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。

　　2、体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。

　　3、不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。

　　4、不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。

　　5、不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

　　二、与工作人员关系协调：

　　1、要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。

　　2、要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。

　　3、要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。

　　4、要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。

　　5、此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了

　　三、培养秘书口头报告能力：

　　秘书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：

　　1、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。

　　2、弄清原委，力求准确。视信息的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的信息。

　　3、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重复；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。

　　4、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。

　　5、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要尽量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件，一般不要立即报告。

　　四、秘书日常工作程序：

　　1、起提前到达上班地点

　　负责本人及领导办公场所卫生清洁

　　领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放

　　分拆信件、分送文件

　　2、领导到达时

　　提示领导本日日程汇报有关事项询问领导本日日程

　　督办重要事项，急事急办

　　进行正常事务工作

　　接听电话、接待来宾、资料整理、撰写文稿、打印复印、来往文件等等日常工作执行。

　　领导随传随到并记录并校对收发传真以及处理催办和呼叫服务。

　　领导临时交办的其他任务

　　3、下班时间向领导征询需办事项

　　确定是否陪领导或在公司加班

　　检查文件、锁具、电器、电源情况后下班

　　4、领导发火时秘书如何对待

　　人都有脾气，谁都有发脾气的时候，终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于，有人脾气大，有人脾气小，有人是乱发脾气，有人故意用发"脾气"去达到一定的目的。

　　老板是人，自然具有人的一切属性，即老板当然也会发脾气。就通常的情况来看，老板发脾气往往与工作有关，即老板们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。

　　发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪，但对于老板而言往往代表着一定的权威，这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心里震撼，常常是老板希望看到的应激效果。假如，老板在指挥工作时，其指令不能对下属产生心理震撼，往往影响其工作效率。所以，就一般情况而论，权力越大的人其脾气往往也就越大。当然，所说的脾气是指理智控制下的"脾气"，超过理智界线的"脾气"常常导致相反的效果。

　　员工在与老板打交道、相处时，必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。否则，要么会使老板小看你，要么激化以方的矛盾，从而使一方、或双方遭受不应有的损失。

　　对待老板发脾气的正确态度是：只要老板不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你应该以忍让为上。

　　特别是当员工在工作上出了差错，老板为此发脾气时，你不仅应该忍耐，而且应主动表示认错或道歉。因为，事实证明，纠正一个人的错误的最好方法，与其说是和风细雨，不如说是适当地发点脾气，只要不超分寸，后者的教育效果往往优于前者。

　　因此，对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。

　　假如在老板发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗，同样应该忍耐，不同的是，你可等老板冷静之后再向其做解释。当然，这是指比较重大的事情，对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情，你则大可不必与老板斤斤计较。

　　值得指出的是，那些在老板对其发脾气之后，特别是受到委屈对待时，能主动向老板表示亲近的员工，将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全、而是一种良好的素质修养。此时，最愚蠢的行为，莫过于当场与老板对抗、顶撞。

　　当然，地于那些品质恶劣、视员工为奴隶，动辄以发脾气来压服下属、员工的老板，笔者并不提倡逆来顺受。具体的处理方法有三：一是"绵里藏针"。即你可采取比较温和的态度，强硬的措辞，向老板表示反抗，比如，你可用和蔼的语气，向老板说出一些有份量的话；二是"旁敲侧击"。即你可以采用"借喻"、"比喻"、"喑喻"的手法，向老板表示反抗。三是"针锋相对"。对于低素质的老板，你不必过于忍让。"针锋相对"往往能使对方的行为有所收敛。但是必须注意有理、有利、有节，不可随意扩大矛盾。

　　五、秘书宝典十招

　　1、有些事要想到领导前边

　　虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。

　　2、领导布置的工作要提前交卷

　　如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。

　　3、注意保密工作

　　秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。

　　4、负责做领导与他人的沟通工作

　　当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。

　　5、平时多给领导提供资料

　　领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。

　　6、善于听取领导意见

　　对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。

　　7、不要轻易在领导面前告别人的状

　　轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。

　　8、不向领导提过高的有利于自己的要求

　　比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。

　　9、多到群众中去

　　听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。

　　10、要关心领导的生活

　　经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

　　六、秘书工作者知识结构的组成

　　于一个秘书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面：基础知识、专业知识、相关知识

　　1、基础知识

　　秘书工作者知识的第一个层次，是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

　　①科学文化知识

　　基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

　　②政策法规知识

　　这是作为秘书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

　　2、专业知识

　　是秘书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。

　　①理论知识：

　　是秘书学和秘书工作总体的理论知识，是秘书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，也是秘书工作的基本理论知识，秘书指导思想。分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。

　　②业务知识：

　　秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。

　　③行业知识：

　　秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

　　3、相关知识

　　秘书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。

　　①新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

　　②管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。

　　③社会交往知识，社会关系学，公共关系学，人际关系学等，以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力，信息沟通能力。

　　④心理学知识。

　　4、社会知识

　　①国际知识：

　　当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展等等情况。

　　②国内知识：

　　本国各地风土民情、社会现象和最新时事报道情况。

职务名称：财务总监

直接上级: 总经理

直接下级：财务会计部经理、管理会计部经理、审计监察部经理、

库管部经理、财务总监助理

本职工作：领导公司财和物的规划与控制工作

工作责任：

一、业务职责

1、了解在当前销售策略下的市场状况；

2、组织领导公司的财务管理、成本管理、预算管理、会计核算、会计监督、审计监察、存货控制等方面工作，加强公司经济管理，提高经济效益。

3、参与制订公司年度总预算和季度预算调整，汇总、审核下级部门上报的月度预算，召集并主持公司月度预算分析与平衡会议。

4、负责重要内审活动的组织与实施。

5、掌握公司财务状况、经营成果和资金变动情况，及时向总经理和董事长汇报工作情况。

6、主持制订公司的财务管理、会计核算和会计监督、预算管理、审计监察、库管工作的规章制度和工作程序，经批准后组织实施并监督检查落实情况。

7、组织执行国家有关财经法律、法规、方针、政策和制度，保障公司合法经营，维护股东权益。

8、按规定审批从银行提现金的作业。

9、负责审核签署公司预算、财务收支计划、成本费用计划、信贷计划、财务报告、会计决算报表，会签涉及财务收支的重大业务计划、经济合同、经济协议等。

10、参与公司投资行为、重要经营活动等方面的决策和方案制定工作，参与重大经济合同或协议的研究、审查，参与重要经济问题的分析和决策。

11、做好财务系统各项行政事务处理工作，提高工作效能，增强团队精神。

12、组织做好财务系统文件、资料、记录的保管与定期归档工作。

13、组织做好保密工作。

14、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。

二、管理职责

1、组织建设

（1）、参与讨论公司部门级以上组织结构；

（2）、确定下级部门的组织结构；

（3）、当发现下级部门的岗位设置或岗位分工不合理时，要及时指出问题，作出调整，并通知人力资源部。

2、招聘及任免

A、用人需求

（1）、提出直接下级岗位的用人需求，并编写该岗位的岗位职责和任职资格，提交给总经理确认；

（2）、确认直接下级提交的用人需求（含岗位职责和任职资格），并提交总经理确认。

B、面试

（1）、进行直接下级岗位的初试；

（2）、进行直接下级的直接下级岗位复试，并做最后确定；

（3）、组织参与面试的人员。

C、不合格员工处理

（1）、提出对不合格直接下级的处理建议，提交总经理确认；

（2）、确认直接下级提出的对不合格员工的处理建议，提交给人力资源部。

3、培训

（1）、提出对直接下级的培训计划，提交总经理确认；

（2）、确认直接下级提出的培训计划，提交人力资源部。

4、绩效考评

（1）、提出直接下级的绩效考评原则，提交总经理确认；

（2）、根据总经理确认的绩效考评原则，与人力资源部经理商讨并确定绩效考评方法；

（3）、对直接下级进行考评，并进行考评沟通。将考评结果提交人力资源部。

5、工作沟通

（1）、汇总工作报告，并与总经理进行信息沟通，同时将这些信息传递到直接下级；

（2）、负责将公司的政策、原则、策略等信息，快速、清晰、准确地传达给直接下级；

（3）、确定书面的交互式的工作通报制度，与直接下属进行沟通。

6、激励

（1）、提议下级部门和直接下级的激励原则，提交总经理确认；

（2）、根据总经理确认的激励原则，与人力资源部经理商讨并确定激励方法。

7、经费审核与控制

（1）、依据财务制度审批下级部门的各项花费，并确认支出的合理性；

（2）、监督并控制下级部门的费用支出，并向总经理进行费用月报。

8、工作报告

（1）定期将自己的各项工作及下级部门工作以书面的形式向总经理报告。

9、表现领导能力

（1）、指导、鼓励、鞭策下级，使下级能努力工作；

（2）、有办法提升下级的工作效果和工作效率；

（3）、能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。

Add:上海市浦东新区松涛路200弄23号1层A座（201203）

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广州美赞臣

【姓名】：徐政律师

【执业证号】：13101200210744823

【所属机构】：北京盈科（上海）律师事务所

徐政律师每年办理各类案件几十件，执业以来已经处理了数百件各种类型的案件。拥有近20年的律师工作经验，具有丰富的执业技巧和职业经验。尤其擅长处理各种类型的民事纠纷（如房产纠纷、离婚案件、债务纠纷等），经济纠纷，贪污受贿等刑事案件，并同时担任多家企业法律顾问。办理过大量死刑改判为有期徒刑，重刑改轻判和多起被宣告无罪的案件，以及在国内外有重大影响的跨国犯罪案件。并处理过许多标的额较大，法律关系复杂的遗产继承，分家析产，离婚，房屋买卖，债务纠纷等民事案件，获得了客户高度评价。

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地址：上海市闸北区恒丰路500号（裕通路100号）洲际商务中心（新客站天目西路恒丰路口）

从业律所：盈科（上海）律师事务所选址于闸北区浦西洲际商务中心15-16楼，办公面积近4000平方米，办公场所简约大方、商务典雅。自2010年5月份成立以来，吸引了大批优秀沪上律师精英加盟，截至2011年7月底，执业律师已达200余名，位列上海律师事务所律师总数第2位，盈科上海加盟律师绝大部分毕业于国内外知名院校，其中海外留学归国律师19人，博士10人,硕士75人。

盈科上海办公室在航空事务部、知识产权部、资本与证券、并购与重组、房地产开发、国际贸易部、两岸事务、企业法律风险管理等诸多领域形成专业优势。盈科上海将秉承总部诚信、卓越、合作、责任的理念，遵循规模化、专业化、品牌化、国际化的发展方向，上下同心，盈科而进，力求在为客户提供优质高效、全面的法律服务的同时，做成上海最好的大型品牌化法律服务机构。

经典案例：上海市博德纳实业有限公司（跨国公司法律顾问）

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深圳市维科朗源电子有限公司

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上海京世发型美容店

上海胜家缝纫机有限公司

庄国菁律师，上海海若律师事务所律师，毕业于华东政法大学民商法系，法学与法语双学士，长于企业法律顾问服务、合同纠纷处理和劳动法专业领域服务。

曾任职于劳动法专家教授董保华工作室和劳动法专业律师事务所上海蓝白律师事务所，也曾是人力资源和社会保障部重点项目劳动关系协调员职业开发项目组成员。在《新民晚报》、还有多家内刊杂志、报纸（包括上海市企业联合会、上海人才中介行业协会等）发表劳动法专业文章。在劳动法领域积累了扎实的专业理论和丰富的实务经验。

加入上海海若律师事务所后，主攻企业法律顾问服务和合同纠纷处理。在企业法律顾问服务中，注重和企业管理者及相关人员的深入交流，使得法律服务能够贴近客户需求，做到既专业又周到，其特色服务在企业运营管理中的法律风险控制上发挥了良好的作用。在合同纠纷处理中，善于分析各方利弊，抓准切入点，解决矛盾，维护客户利益。