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论南昌大学共青学院办公自动化系统的优化

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论南昌大学共青学院办公自动化系统的优化
作者：汪发兴
来源：《经营管理者·下旬刊》2016年第09期
摘要：目前高校应用的办公自动化系统的功能都还不够全面，要实现完全的办公自动化还需要有很多附属网站来支撑，这使得在校教职工在使用时还是达不到理想效果，降低了办公自动化系统本身的价值。本文主要以南昌大学共青学院为例，分析教职工在日常办公中高频使用的具体情况，根据使用者的实际需要综合提出优化改进措施。关键词：办公自动化系统高校办公系统优化
办公自动化系统的引进是为提高老师们办公效率，降低办公强度，但在使用过程中发现很多不方便的地方，虽然办公自动化系统各项功能相对完善，系统中也有收发邮件等常用功能，但是由于办公自动化系统应用和功能上的种种原因，导致老师们对办公自动化系统的使用频率较低，因此很多功能也没有发挥其应有的功效。一、學院办公自动化系统使用调查
为了具体了解目前学院OA系统的使用状况，明确OA系统的特点，我们针对教职工做了关于南昌大学共青学院OA系统的调查。通过综合分析我们发现，在使用过程中主要存在以下几个问题：
1.上线率低。虽然学校很早就引入了办公自动化系统，但是系统的使用率一直处于很低的水平目前办公自动化系统中的很多功能如个人办公中的日程安排，公文处理模块，日常公务模块等都处于闲置状态。从传统办公转向OA办公，对于绝大多数工作者来说还有一个适应的过程。许多工作人员一开始还没有养成上班的第一时间首先登录OA的习惯。拿南昌大学共青学院来说，行政人员的上线情况相对来说要好一些。绝大多数教师可能由于日常上课的原因上线率总体还是很低。
2.操作不熟练。在 OA办公实施的初期由于技术不熟练，在发送信息或分送文件方面容易出现操作失误。很多同事发送对象选择不当将发送给张老师的文件或信息发给了刘老师，或者将局部发送的文件发送给了全院。再就是发送方式不对，影响信息的接收。比如，将学院的内部的文件发送给了全校的用户，给个别老师发送的文件发送给了全校的用户，应该选择服务器转发的文件直接选择了发送，致使文件接收者无法收到文件，延误了工作。
3.检索不方便。办公自动化系统中想要查找某条新闻或文件必须进入不同的版块分别检索。而且不管是通过全文检索、标题检索、创建人检索、创建部门检索还是创建时间检索，检

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