第五章电子表格与数据处理──Excel 2010软件操作

工作情景

小张所在的公司要召开例会，领导需要小张准备一些材料，给他安排了如下三项工作任务：①制作当月的销售数据统计表。②制作公司财务数据的管理和分析表。③制作热销平板电脑价格表。

解决措施

有一个软件可以很好地帮助小张完成这些任务，它就是Excel 2010。它是微软公司的办公软件Microsoft Office的组件之一，是一款出色的电子表格软件。具有强大的计算、分析、传递和共享功能，界面直观、操作简单，在财务、税务、统计、经济分析、人力资源、市场与销售等领域都得到了广泛的应用。

知识与能力目标

（1）理解Excel 2010的基本概念；

（2）掌握工作薄、工作表、单元格的相关操作；

（3）掌握数据的输入与编辑；

（4）能正确地使用公式与函数；

（5）掌握创建、编辑Excel图表；

（6）掌握用Excel进行数据管理与分析的基本方法。

5.1 任务：制作销售数据统计表

小张所在公司制定了一套完善的考核及奖励机制，每个月都将通过制作“销售数据统计表”的方法来统计业务员的销售情况，并评定业务员的业绩等级，再根据等级来决定业务员的提成比率，以此调动业务员的工作积极性，促进业务员之间展开公平销售竞争，从而提升公司的销售业绩。小张接到任务要制作一份“销售数据统计表”，任务具体要求如下：

（1）打开名为“销售数据统计表”的工作簿，选择名为“素材”的工作表。

（2）录入基本信息，参照图5.1.1所示：

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图5.1.1　销售数据统计表

word/media/image9.gif在“销售员”字段下录入文本型数据；

②在单元格区域D15:G15输入数值型数据；

③在“上交客户材料时间”字段下录入日期型数据；

④在制表时间后的K2单元格内录入日期和时间混合的数据；

⑤利用“自动填充”功能填充相同的数据：录入“是否完成任务”字段下的数据；

⑥利用“自动填充”功能填充数据序列的数据：录入“工号”字段下的数据；

word/media/image10.gif为销售员“师胜河”的名字所在的单元格B6插入批注“组长”。

（3）利用公式或函数计算：

①用公式计算每个业务员的“本月销售总额”、“周平均销售额”；

②用函数计算各数据列项的“合计”。

（4）利用If函数进行逻辑判断：

word/media/image9.gif依据公司规定的标准(如表5.1.1所示)，给业务员评定销售业绩等级，并确定“销售员提成比率”；

表5.1.1 销售业绩等级和提成比率评定标准

②核算“业务员提成金额”。利用函数计算“有销售业绩的人数”、“最高提成金额”和“最低提成金额”。

（5）对销售数据统计表进行格式设置：

①将“1—4周销售金额、本月销售总额、周平均销售额、销售员提成金额、总计”设置保留两位小数；

②把“销售员提成比率”设为百分比格式；

③设置标题所在行的单元格“A1:M1”合并居中、垂直方向也居中，单元格区域“A2:M18”设置为水平和垂直都居中；

word/media/image11.gif设置标题所在单元格A1字体格式为黑体、16号字；单元格区域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”字体格式为黑体、12号、白色字；单元格区域A2:M2字体加粗；其余部分保留原有字体格式。

word/media/image12.gif对单元格区域A3:M18进行边框样式设置，内外边框均为黑色单实线。

word/media/image13.gif对单元格区域进行底纹设置，单元格区域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”填充色为“水绿色，强调文字颜色5，深色25%”；单元格区域“A4:M16，D18，G18，J18”填充色为“水绿色，强调文字颜色5，淡色80%”。

word/media/image10.gif利用条件格式把销售员第1－4周的销售额设置为大于等于7000的数值用红色字体表示。

word/media/image14.gif设置第一行行高为30。

任务分析

完成这份销售数据统计表，应当掌握以下知识点：

（1）掌握Excel 2010的工作薄、工作表、单元格的基本操作；

（2）输入、编辑各类型的数据；

（3）利用数据的“自动填充”功能快速输入数据；

（4）插入批注；

（5）插入公式及函数；

（6）工作表的格式设置；

（7）页面设置和打印。

实施过程

在开始完成任务之前先来认识一下Excel 2010。

5.1.1 Excel 2010的启动和退出

1.Excel 2010的启动

在安装了Excel 2010软件后，一般情况下桌面会自动生成Excel 2010的快捷方式图标。单击“开始→所有程序→Microsoft Office→Microsoft Excel 2010”或双击桌面的“Microsoft Excel 2010”快捷方式图标均可启动Excel 2010。

2.Excel 2010的退出

Excel 2010“文件”菜单中的“退出”命令，或单击Excel2010窗口右上角的“关闭”按钮，或使用快捷键Alt+F4组合键即可退出Excel 2010。

5.1.2 Excel 2010的工作窗口

Excel 2010启动成功后，出现如图5.1.2所示工作窗口。图中标明了一些主要的和Excel 2010有关的窗口元素。

1.名称框

名称框用于显示当前单元格的地址。在图5.1.2中显示的当前单元格是A1。在名称框中输入单元格地址后按Enter键，光标就可以快速定位到对应的单元格。当前单元格进入公式编辑状态时，名称框就被函数列表取代。

2.编辑栏

可以让用户通过它向当前单元格输入内容，如文字、数据和公式等。

3.编辑栏按钮

在名称框和编辑栏中间，光标定位到编辑后，会出现三个按钮“×”、“√”、“fx”，点击“×”按钮放弃修改，点击“√”按钮确认修改，点击“fx”铵钮可以打开“插入函数”对话框。

4.工作表标签

显示每个工作表的名称如Sheet1、Sheet2等，单击某个表的名称时该表成为活动工作表。当工作表比较多时可以通过标签滚动按钮来选择需要的工作表。

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图5.1.2 Excel 2010的窗口组成

5.1.3 Excel 2010的基本概念

1.工作簿(Book)

工作簿是用来存储表格、图表等数据的文件，电子表格软件所处理的文件就是工作簿。每一个工作簿可以包含若干个工作表，新建的工作簿在默认情况下包含3张工作表，用Sheet1、Seheet2、Sheet3来表示。

2.工作表(Sheet)

工作表又称为电子表格，用于计算和存储数据，位于工作簿的中央区域，由行号、列标和网格线组成。

3.单元格(Cell)

单元格是由行和列的交叉部分组成的区域，是组成工作表的最小单位，输入的数据保存在单元格中。每一个单元格都处于工作表的某一行和某一列的交叉位置，这也就是它的“地址”。通常把列标写在前面，行号写在后面来标识单元格。如地址为B3的单元格表示第2列第3行的单元格。

提示：

①一个工作簿和工作表之间的关系如同一个账簿和账页之间的关系。用户可以将若干相关工作表组成一个工作簿，在同一工作簿中不同工作表间可以方便地切换。

②在Excel 2010中，列标采用英文字母标记，从左至右依次将列标记为“A，B，C，…，Z，AA，AB，…，AZ，BA，…BZ，…，IA，…，XFD”，共16384列。行号采用阿拉伯数字标记，依次为“1，2，3，…，1048576”，共1048576行。

5.1.4 工作簿新建、保存和打开

1.新建工作簿

单击“文件”按钮，单击“新建”，在新建面板中的“可用模板”区域下双击要使用的工作簿模板，如双击其中的“空白工作簿”。键盘快捷方式要新建空白工作簿也可以按Ctrl+N。

提示：

启动Excel时系统会自动建立一个名为“工作簿l”的新工作簿，此后新建的工作簿依次用工作簿2、工作簿3、工作簿4……的序列为新工作簿临时命名。

2.保存工作簿

第一次保存工作簿时，应为工作簿分配文件名或取默认名，并在本机硬盘或其他地址指定保存位置。以后每次保存工作簿时，Excel 2010将用最新的更改内容来更新工作簿文件，保存方法与Word相似。Excel 2010文件扩展名为“.xlsx”。

3.打开工作簿

在“计算机”中，找到拟打开的工作簿并双击，出现Excel工作窗口，就已经打开了工作簿，然后单击要编辑的工作表标签，即可对工作表中的数据进行输入和编辑数据。

【任务操作1】打开名为“销售数据统计表”的工作簿，选择名为“素材”的工作表，具体操作为：双击工作簿“销售数据统计表”，然后单击该工作簿中名为“素材”的工作表标签。

5.1.5 输入数据

在单元格中可以输入和保存的数据主要包括文本数据、数值数据、日期/时间数据等。

1.文本数据

在Excel 2010中，文本可以是数字、空格和非数字字符的组合。Excel 2010将忽略数字前面的正号“+”，并将单个句点视作小数点，所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。

例如，Excel 2010将下列数据项视作文本：

10AA109、127AXY、12－976 和208 4675。

在默认时，所有文本数据在单元格中均左对齐。如果要在同一单元格中显示多行文本，可使用“自动换行”命令。如果要在单元格中强制换行，则可按Alt+Enter组合键。

【任务操作2-1】在“销售员”字段下录入文本型数据，操作方法为：选中B15单元格，录入“徐蛟”，按Enter键确认。

提示：

如果要将全部由数字字符构成的数据作为文本输入，则需要在数字字符前加上英文标点单引号。

注意：

当输入的文字过多，超出了单元格宽度，会出现两种情况：

word/media/image19.gif如果右边相邻的单元格中没有数据，超出的文字在右边相邻的单元格中显示。如图5.1.3所示。

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图5.1.3右边相邻列没有数据的显示结果图5.1.4右边相邻列有数据的显示结果

②如果右边相邻的单元格中有数据，超出的文字将不再显示，如图5.1.4所示。这部分文字仍然存在，只需加大列宽或以“自动换行”等方式格式化该单元格后，就可以显示全部内容。

2.数值数据

Excel 2010中使用的数学符号只可以是下列字符：数字0～9、正号“+”、负号“-”、货币符号“$”或“￥”、分数号“/”、指数符号“E”或“e”、百分号“%”、千位分隔号“，”等。在默认时，所有数值数据在单元格中均右对齐。

【任务操作2-2】在单元格区域D15:G15输入数值型数据，操作步骤为：在单元格区域D15:G15依次输入“2500”、“4061”、“2840”、“1435”。

提示：

Excel数字输入与显示未必相同，如果数字的长度较长，单元格的列宽不足以显示完数据，将会出现一串“#”号，或以科学计数法表示数据；如果列宽足够，但数据的位数超过11位，在默认时Excel自动以科学计数法表示。

小技巧：

在Excel中输入分数时，为了避免把分数视作日期，应在分数键入前输入0和一个空格。例：输入分数1/5，应先输入“0”和一个空格，再输入“1/5”。如果不输入“0”，Excel则会把该数据作为日期格式处理，存储为“1月5日”。

当输入的数值外面包含一对小括号时，如(123456)，系统会自动以负数形式来保存和显示括号中的数值，而括号不再显示。

3.日期/时间数据

对于日期/时间数据的输入需要作以下说明：

（1）Excel 2010是从上世纪的日期开始进行计算的，即日期系列数中的1对应于日期1900年1月1日，以后每过一天，数字值加1。Excel 2010将日期和时间视为数值处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在单元格中的数字格式。在键入了Excel可以识别的日期或时间数据后，单元格格式会从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。默认状态下，日期和时间项在单元格中右对齐。如果Excel不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。

（2）在中文Windows系统的默认日期设置下，Excel可以自动识别为日期数据的输入形式，包括短横线分隔符“-”、斜线分隔符“/”、和中文“年月日”等输入形式。如键入“2012/11/30”、“2012-11-30”、“2012年11月30日”都是可以识别出的日期数据。而其它不被识别的日期输入方式则被识别为文本形式的数据，如键入“2012/15/12”。

【任务操作2-3】在“上交客户材料时间”字段下录入日期型数据，操作方法为：选择目标单元格C15，直接输入“2013-7-29”或“2013/7/29”。

（3）输入时间要用英文标点冒号“:”作为时间分隔符。如果要基于12小时制键入时间，则在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM(也可A或 P)，用来表示上午或下午。如输入“9:18A”，表示上午9时18分。否则，Excel 将基于24小时制计算时间。例：如果键入5:00而不是5:00PM，将被视为5:00AM保存。

（4）日期和时间可以在同一个单元格内输入，但它们之间要用空格分开。

【任务操作2-4】在制表时间后的K2单元格内录入日期和时间混合的数据，操作为：选择K2单元格，直接输入“2013年8月3日 15:52”，如图5.1.5所示。

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图5.1.5日期和时间在同一个单元格内输入

时间和日期可以相加、减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，请用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如：公式“="2013/5/12"-"2013/3/9"”得出的差值为64。

小技巧：

如果要输入当天的日期，按Ctrl+; (英文分号)。

如果要输入当前的时间，按 Ctrl+Shift+: (英文冒号)。

5.1.6 数据的自动填充

Excel 2010中有多种数据自动填充方式，可以帮助我们提高输入数据的效率，以下逐一介绍。

1.填充相同的数据

【任务操作2-5】利用“自动填充”功能填充相同的数据：录入“是否完成任务”字段下的数据。操作步骤如下：

word/media/image9.gif在M4单元格中录入数据“是”，如图5.1.6所示。

②将鼠标指向M4单元格右下角的小方块(填充柄)，形状由空心“十”字形变为黑色“十”字形，按住鼠标左键拖动到M15单元格即可。

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图5.1.6利用“填充柄”填充相同的数据

2.填充数据序列

数据序列是一种按某种规律变化的数据，可以是数字序列、日期序列，也可以是其他序列。在起始单元格中包含可以扩展序列中的数字、日期或时间，那么进行自动填充操作时，相邻单元格的数据将按序列递增或递减的方式填充。

【任务操作2-6】用“自动填充”功能填充数据序列的数据：录入“工号”字段下的数据。操作步骤如下：

word/media/image9.gif在A4单元格中输入“’001”（要在全都是数字组成的数据前添加英文半角的单引号），选中A4单元格。

word/media/image31.gif将鼠标指向A4单元格右下角的填充柄，按住鼠标左键拖动到A15单元格即可。

Excel可扩展序列是Microsoft Excel提供的默认自动填充序列，包含数字、日期、时间及其文本数字混合序列等。

注意：

一、 如果自动填充的数据是星期、月份、序列数时，要使所有单元格填充相同的数据，拖动鼠标时应按住Ctrl键，否则将以序列进行填充。

5.1.7　插入批注

如果需要在不改变单元格结构的情况下对单元格的内容进行说明，可以通过添加批注来实现。添加批注后在目标单元格的右上角会出现红色三角符号，此符号为批注标识符，标识当前单元格包含批注。右侧的矩形文本框通过引导箭头与红色标识符相连，此矩形文本框即为批注内容的显示区域，用户在此输入文本内容。批注内容会默认以加粗字体的用户名开头，标识了添加此批注的作者。

【任务操作2-7】为销售员“师胜河”的名字所在的单元格B6插入批注“组长”，操作步骤如下：

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图5.1.7插入批注

word/media/image9.gif单击需要添加批注的B6单元格。

word/media/image31.gif在“审阅”选项卡中单击“批注”组的“新建批注”按钮。

word/media/image34.gif在弹出的批注框中键入批注文本：“组长”。如图5.1.7所示。

word/media/image11.gif完成文本键入后，单击批注框外部的工作表区域。

如果要编辑单元格的批注，可以选中该单元格，在“审阅”选项卡中单击“批注”组的“编辑批注”按钮，或右击此单元格，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”命令，即可对单元格批注进行编辑。

如果要删除单元格的批注，可以选中该单元格，在“审阅”选项卡中单击“批注”组的“删除”按钮，或右击此单元格，在弹出的快捷菜单中选择“删除批注”命令，即可删除单元格的批注。

5.1.8公式

公式是利用单元格引用地址对存放在其中的数值数据进行计算的等式。

例如图5.1.1中H4单元格求的是“孙丽勤”的“本月销售总额”，当中的公式可以是：=D4+E4+F4+G4

= D4 + …… + G4

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等号单元格运算符……运算符单元格

从公式结构来看，Excel中的公式标志是以“=”开头，构成公式的元素通常包括等号、常量、单元格引用和运算符等元素。但在实际应用中，公式还可以使用数组、Excel函数或名称（命名公式）来进行运算。

1.公式的输入、编辑与复制

（1）公式的输入

选定要输入公式的单元格，首先输入“=”，Excel就会识别其为公式输入的开始，输入公式后，按键结束公式编辑。

（2）公式的编辑

对已经输入的公式进行编辑，可以双击公式所在单元格，或在选中公式所在单元格之后单击编辑栏，就可以对原有公式进行编辑。

（3）公式的复制

如果在某个区域使用相同的计算方法，用户不必逐个编辑公式，这是因为公式具有可复制性。在连续的区域中使用相同算法的公式，可以通过“双击”或“拖动”单元格右下角的填充柄进行公式的复制。

提示：

如果公式所在单元格区域并不连续，还可以借助“复制”和“粘贴”功能来实现公式的复制。

注意：

输入公式时应使用半角英文符号。

2.运算符

Excel包含4种类型的运算符──算术运算符、文本运算符、比较运算符、引用运算符。通常情况下，Excel按照从左向右的顺序进行公式运算，当公式中使用多个运算符时，Excel将根据各运算符的优先级进行运算，对于同一级次的运算符，则按自左向右的顺序运算。具体的优先顺序如表5.1.2所示。

表5.1.2 Excel的运算符优先级及其功能说明

公式中常见的运算符有：

（1）算术运算符

运用算术运算符可对数值型数据进行算术运算。

【任务操作3-1】用公式计算每个业务员的“本月销售总额”、“周平均销售额”，具体步骤为：

word/media/image9.gif单击选中单元格H4。

word/media/image35.gifword/media/image36.gifword/media/image37.gifword/media/image38.gif

图5.1.8　公式求和

②输入公式“＝D4+E4+F4+G4”，如图5.1.9所示，按回车键确认。

word/media/image34.gif选中单元格I4。

word/media/image11.gif输入公式“＝H4/4”或“＝(D4+E4+F4+G4)/4”，按回车键确认就可以得出计算结果。

word/media/image12.gif选中H4单元格，将填充柄拖至H15单元格，即可将公式应用到H4:H15，同样地，选中I4单元格，将填充柄拖至I15单元格，即可将公式应用到I4:I15。

（2）文本运算符

文本连接运算符“&”，用于将前、后两个字符或字符串进行连接、合并。例如，A1单元格中是“中国”，B1单元格中是“广西”，则在A2单元格中输入“=A1&B1”，确定后，在A2单元格中显示的是“中国广西”；或者在A2单元格中直接输入“=″中国″&″广西″”，也将得到同样的结果，如图5.1.9所示。

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（3）比较运算符

比较运算的各符号。用于计算数据之间的某种顺序关系是否成立，成立时结果为逻辑值True，否则为False。

（4）引用运算符。

引用运算符用冒号“:”、逗号“,”和空格“”表示。单个单元格地址引用不需要专门的运算符，引用若干个单元格可用“,”分隔；若干连续单元格的引用称为“单元格区域引用”，写出开头的单元格地址和末尾的单元格地址，中间用“:”分隔。引用两个单元格区域中共有的单元格，两个单元格区域中间用空格“”分隔。常用单元格引用如表5.1.3所示。

表5.1.3单元格引用举例

在Excel的公式中经常会引用单元格地址来表示该单元格的数据，称之为“单元格引用”。常用的引用方式有3种：相对引用、绝对引用和混合引用。

word/media/image9.gif相对引用

Excel中默认的单元格引用为相对引用，如A1、A2等。公式复制时，相对引用会根据单元格移动的位置自动调节公式中引用单元格的地址。

②绝对引用

在行号和列标前均加上“$”符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格将不随着公式位置变化而改变。

③混合引用

混合引用是指单元格地址的行号或列标前加上“$”符号，如$A1或A$l。公式复制时，公式的相对地址部分会随位置的变化而变化，而绝对地址部分仍保持不变。

5.1.9函数

函数是Excel中一种预先定义的公式，函数根据参数值执行运算操作，然后返回结果值。使用函数不仅可以减少输入的工作量，而且可以减少输入时出错的概率。所有的函数都由函数名和位于其后的用括号括起来的一系列参数组成，即函数名(参数1,参数2,…,参数n)。例如：图5.1.1中D16单元格求的是月销售总额的“合计”项，可使用的函数表达式是：=SUM(D4:D15)

= SUM (D4:D15)

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等号函数名参数

函数名是函数的标识，代表函数的功能。函数的参数个数可以是多个，且有的函数的参数个数是确定的，有的函数的参数个数是不确定的，各参数之间用“,”隔开。

1.函数的输入

word/media/image41.gifword/media/image42.gifword/media/image43.gifword/media/image44.gifExcel提供了几种输入函数公式的方法：使用“函数向导”插入函数；利用名称框中的函数列表插入函数；直接手工输入函数；直接利用功能区的命令使用函数。

图5.1.10 编辑栏左侧的“插入函数”按钮图5.1.11　功能区的“插入函数”按钮

（1）使用“函数向导”插入函数

①选中目标单元格即单击用来存放函数计算结果的单元格。

②直接点击在编辑栏左侧的插入函数按钮“fx”，或点击“公式”选项卡的“函数库”组的“插入函数”按钮，都可打开“插入函数”对话框，分别如图5.1.10和图5.1.11所示。

③选择函数。在对话框中选择所需要的函数。其中日常使用的函数在“或选择类别”列表框中的“常用函数”类中。还可以通过搜索函数的方法寻找合适的函数。

④设置函数参数。选中所需要的函数，打开该函数的“函数参数”对话框，用户可以根据需要进行设置，设置完毕确定即可。

【任务操作3-2】用函数计算各数据列项的“合计”，具体步骤如下：

word/media/image9.gif选中D16单元格。

word/media/image31.gif单击“fx”按钮。

word/media/image34.gif在打开的“插入函数”对话框中选择“常用函数”类别下的“SUM”函数，如图5.1.12所示，并点击“确定”。

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图5.1.12 选择SUM函数

图5.1.13 设置参数：求和单元格区域

word/media/image11.gif选中所需要的函数，打开该函数的“函数参数”对话框，在number1框中输入“D4:D15”(也可直接在表中选择该单元格区域后确定)，如图5.1.13所示。

word/media/image12.gif选中单元格D16，将填充柄拖至单元格H16，即可将函数应用到单元格区域D16:H16。

（2）利用名称框中的函数列表插入函数。

在选中目标单元格后，可以直接在该单元格或编辑栏中输入“=”，此时名称框中会显示最近使用的函数名称，而单击名称框旁边的三角形箭头时，会在下拉列表中出现最近使用的10个函数，如图5.1.14所示，用户可以直接单击需要的函数，即可打开该函数的“函数参数”对话框。而点击最下方的“其他函数”可以打开“插入函数”对话框。

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图5.1.14 函数列表图5.1.15直接输入函数图5.1.16“自动求和”下拉菜单

（3）直接输入函数

用户对于熟悉的函数，在使用函数时可以采取直接输入的方法完成。当输入等号、函数名和左括号后，系统会自动出现当前函数语法结构信息提示，如图5.1.15所示。

（4）利用“自动求和”按钮插入函数

单击功能区的“自动求和”按钮时，Excel会自动添加求和函数，而且在单击按钮右侧的三角形箭头时，将会出现一个下拉列表，其中包括“求和”、“平均值”、“计数”、“最大值”、“最小值”和其它函数6个备选项，如图5.1.16所示。

2.部分常用函数

（1）求和函数——SUM

功能：计算单元格区域中所有数值的和。

格式：SUM(number1,number2, ...,number30)

（2）求平均值函数——AVERAGE

功能：返回参数的算术平均值，参数可以是数值或包含数值的名称、数组或引用。

格式：AVERAGE(number1,number2, ...,number30)

（3）求最大值函数——MAX

功能：返回一组数值中的最大值，忽略逻辑值及文本。

格式：MAX(number1,number2, ...)

参数说明：number1,number2, ...为要从中找出最大值的1到30个数字参数。

（4）求最小值函数——MIN

功能：返回一组数值中的最小值，忽略逻辑值及文本。

格式：MIN(number1,number2, ...)

参数：number1, number2, ...为要从中找出最小值的1到30个数字参数。

（5）选择条件函数——IF

功能：判断是否满足某个条件，如果满足返回一个值，如果不满足返回另一个值。当参数logical_test为真时返回value_if_true，否则返回值为value_if_false。

格式：IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

参数说明：logical_test 为IF函数的条件测试表达式，它的值为True 或 False。value_if_true 是当logical_test为 True时IF函数返回的值。value_if_false 是logical_test 为 False 时IF函数返回的值。

【任务操作4-1】依据公司的规定的标准(如表5.1.1所示)，给业务员评定销售业绩等级，并确定“销售员提成比率”。

分析：业绩等级的评定标准依据是“本月销售总额>=15000为优秀，本月销售总额<15000为合格”，IF函数中的条件值是“H4>=15000”，当条件为真时返回值是“优秀”，当条件为假时返回值是“合格”。计算销售员提成比率与计算等级的操作方法一致，可在业绩等级的基础上进行再次的条件判断。

具体步骤如下：

word/media/image9.gif选中J4单元格。

word/media/image31.gif单击在编辑栏中的“fx”按钮，可以打开“插入函数”对话框。

word/media/image34.gif选择“常用函数”类下的“IF”函数，单击“确定”按钮。

word/media/image11.gif在IF的“函数参数”对话框中，第一个参数中输入“H4>=15000”，第二个参数中输入“优秀”，第三个参数中输入“合格”(都不需要写引号，系统会自动添加)，确定即可完成，如图5.1.17所示。

图5.1.17 IF函数参数设置示意图

word/media/image12.gif选中单元格J4，将填充柄拖至单元格J15，即可将函数应用到单元格区域J4: J15。

word/media/image13.gif在K4单元格中使用IF函数，IF函数的公式设置为“=IF(J4="优秀",3%,2%)”即可完提成比率的计算，J4即业绩等级所在的单元格地址。

word/media/image10.gif选中单元格K4，将填充柄拖至单元格K15，即可将函数应用到单元格区域K4: K15。

（6）统计函数——COUNT

功能：计算区域中包含数字的单元格的个数。

格式：COUNT(value1,value2, ...)

参数说明：value1, value2, ...  为包含或引用的各种类型数据的参数(1～30个)。

【任务操作4-2】核算“业务员提成金额”。利用函数计算“有销售业绩的人数”、“最高提成金额”和“最低提成金额”。具体步骤如下：

word/media/image9.gif在L4单元格中直接输入“=H4*K4”，按回车键确定。

word/media/image31.gif使用自动填充功能，得到L4:L15的计算结果。

word/media/image34.gif在D18单元格中直接输入“=COUNT(H4:H15)”，按回车键确定即可得出结果。

word/media/image11.gif在G18单元格中直接输入“=MAX(L4:L15)”，按回车键确定。

word/media/image12.gif在J18单元格中直接输入“=MIN(L4:L15)”，按回车键确定。

提示：

在使用条件选择函数时，在较复杂的情况下可利用多层嵌套，如编辑栏中H4单元格的公式改为：“=IF(H4>=15000,"优秀",IF(H4＞＝8000, "合格","不合格"))”可以将本题的评定等级分成三个等级。

注意：

word/media/image19.gif常见错误列表

在使用Excel公式进行计算时，可能会因为某种原因无法得到正确结果，而返回一个错误值，常见的错误值及其含义如表5.1.4所示。

表5.1.4 函数公式错误值列表

②循环引用

循环引用，也被称为反复引用。通常情况下，循环引用的产生是由于公式中引用了自身单元格而导致。

默认情况下，Excel禁止用户使用循环引用。系统会帮助用户定位循环引用单元格，以便纠正。

5.1.10　数据的编辑

1.修改单元格数据

修改单元格中的数据有两种方法：一是直接在单元格中进行修改，只需双击单元格，在单元格重新输入或修改数据即可；二是在编辑栏中进行修改，先选中要修改的单元格，然后将光标移到编辑栏中进行相应的修改，按“√”按钮可确认修改。后一种方法适合数据较长或公式修改的情况。

2.清除或删除单元格、行或列

如果要清除单元格或行、列中的数据而保留它们本身，可以先选定相应的单元格或区域，再点击“开始”选项卡中“编辑”组的“清除”按钮，在弹出的列表中可选项有：全部清除、清除格式、清除内容、清除批注、清除超链接、删除超链接，可根据需要进行相应的选择，选择“全部清除”命令则将单元格的格式、内容、批注或超链接全部取消。选定单元格或行、列后，按键，相当于选择清除“内容”命令。而删除单元格、行或列不仅删除它们当中的数据，而且连它们本身也删除。可以选定需要删除的单元格或一个区域，再点击“开始”选项卡中“单元格”组的“删除”按钮，在弹出的列表中可选项有：删除单元格、删除工作表行、删除工作表列、删除工作表，若选择删除单元格将出现如图5.1.18所示的对话框，可选择“右侧单元格左移”或“下方单元格上移”来填充删除单元格后留下的空缺。选择“整行”或“整列”将删除选取的行或列，其下方行或右侧列自动填充空缺，图5.1.18所示的对话框将不出现。

图5.1.18 “删除”对话框图5.1.19“插入”对话框

3.单元格、行或列的插入

Excel中可以根据需要非常方便地插入单元格、行或列，并对其进行填充。对于移动或复制单元格，可以将它们插入已有单元格中，从而避免覆盖原有的内容。其方法如下：

（1）插入空单元格

word/media/image9.gif请在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“单元格”组的“插入”按钮，在弹出的列表中选择“插入单元格”按钮。

word/media/image34.gif在随后出现的对话框中，单击“活动单元格右移”或“活动单元格下移”选项。如图5.1.19所示。

注意:

在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域时选定的单元格数量应与待插入的空单元格的数目相同。

（2）插入行和列

插入行的步骤如下：

word/media/image9.gif如果只需要插入一行，请单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格。例如，如果要在第5行之上插入一行，请单击第5行中任意单元格。如果需要插入多行，请选定需要插入的新行之下相邻的若干行（行数与待插入的空行数目相同）。

word/media/image31.gif点击“开始”选项卡中“单元格”组的“插入”按钮，在弹出的列表中选择“插入工作表行”按钮。

插入列的步骤与插入行的步骤类似。

（3）在现有单元格间插入剪切或复制的单元格

word/media/image9.gif选定需要移动或复制的单元格。

word/media/image31.gif如果要移动选定区域，请单击“剪切”按钮；如果要复制选定区域，请单击“复制”按钮。

word/media/image34.gif选定待插入剪切或复制单元格的区域的左上角单元格。

word/media/image11.gif点击“开始”选项卡中“单元格”组的“插入”按钮，若插入剪切单元格，在弹出的列表中选择“插入剪切的单元格”按钮，若插入复制单元格则在弹出的列表中选择“插入复制的单元格”按钮。

word/media/image12.gif在随后出现的对话框中，选定周围单元格的移动方向。

完成剪切或复制操作后，在被剪切或复制的工作表区域周围，出现一种动态显示的边框，即为活动选定边框。按Esc键可以取消活动选定框。

4.单元格与单元格区域的粘贴

通过粘贴，用户可将原先复制或剪切的单元格或区域的内容存放到新目标区域中。可以通过点击“开始”选项卡中“剪贴板”组的“粘贴”按钮，或通过键盘上按组合键实现。在常规的粘贴操作下，默认粘贴到的目标区域的内容包括了数据源单元格中的数据(包括公式)、单元格中所有格式(包括条件格式)、数据有效性以及单元格的批注。

5.1.11工作表的编辑

1.工作表的插入、删除和重命名

（1）插入新工作表

如果要添加一张工作表，可单击“开始”选项卡中“单元格”组的“插入”按钮，在弹出的列表中选择“插入工作表”按钮，即可在当前工作表的左边插入一张工作表。插入工作表更为快捷的方法是单击工作表标签旁的“插入新工作表”按钮。

（2）删除工作表

选定待删除的工作表，单击“开始”选项卡中“单元格”组的“删除”按钮，在弹出的列表中选择“删除工作表”按钮，即可删除选中的工作表。

注意：

若工作表中有数据，则删除工作表时将弹出警告对话框，要求确认，一旦工作表被删除，将无法恢复。

（3）重命名工作表

新建一个Excel工作簿时，默认包含3张工作表，这3张表的名称分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3，为了方便识别，工作表的名称最好能反映工作表的内容，这就需要给工作表重新命名。选定工作表，单击“开始”选项卡中“单元格”组的“格式”按钮，在弹出的列表中选择“重命名工作表”命令，选定的工作表名称就处于可编辑状态，用户可以输入新的工作表名称，按回车键确定。也可直接在要重命名的工作表标签上双击，选定的工作表名称就处于可编辑状态即可输入新的工作表名称。

2.复制或移动工作表

（1）在同一工作簿中复制或移动工作表

如果要在当前工作簿中移动工作表，可以沿工作表标签行拖动选定的工作表标签到预定位置即可；如果要在当前工作簿中复制工作表，需要在按住Ctrl键的同时，拖动工作表标签，并在目的地释放鼠标按键后，再放开Ctrl键。复制的新工作表名称是在原工作表名称后加了一个带括号的序号。如图5.1.20所示。

图5.1.20复制工作表

（2）在不同工作簿中复制或移动工作表

word/media/image9.gif选择要复制或移动的工作表。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“单元格”组的“格式”按钮，在弹出的列表中选择“移动或复制工作表(M)…”命令，打开如图5.1.21所示的“移动或复制工作表”对话框。

word/media/image34.gif在“工作簿”列表框中选择目的地工作簿。

word/media/image11.gif在“下列选定工作表之前”列表框中进行选择，以确定移动或复制到指定的工作表前。如果是复制工作表，则勾选“建立副本”，移动工作表则不用勾选。

word/media/image12.gif单击“确定”按钮即可完成复制或移动。

提示：

以上工作表的插入、移动、复制、删除以及重命名操作，都可以通过快捷菜单实现。方法是：选定工作表标签，然后单击鼠标右键，执行如图5.1.22所示的快捷菜单，从中选择所需的选项即可。如果工作簿中包含有多个工作表，则保存该工作簿时会同时保存所有工作表而不需要分别保存不同的工作表。

图5.1.21“移动或复制工作表”对话框图5.1.22工作表管理快捷菜单

小技巧：

word/media/image9.gif工作表窗口的拆分

对于单个工作表来说，可以通过“拆分窗口”的方法在现有的工作表窗口中同时显示多个位置。菜单命令：当鼠标定位于任一单元格时，单击“视图”选项卡中“窗口”组的“拆分”按钮，就可将当前表格区域沿着当前激活单元格的左边框和上边框的方向拆分为4个窗格。也可通过鼠标操作：将鼠标指针移至拆分条（图5.1.23），变成双向箭头时，按住左键向下(或左)拖动，拖到任意位置松开，窗口即分为两个窗口(水平或垂直)。

word/media/image73.gifword/media/image74.gifword/media/image75.gifword/media/image76.gif

图5.1.23工作窗口拆分条位置

要取消对窗口的拆分，可以拆分线的任何部位双击，或点击“视图”选项卡中“窗口”组的“拆分”按钮。

word/media/image31.gif工作表窗口的冻结

对于比较复杂的大型表格，常常需要在滚动浏览表格时固定显示表头标题行(或标题列)，使用“冻结窗口”命令可以方便地实现这种效果。操作方法：选中定位的单元格，单击“视图”选项卡中“窗口”组的“冻结窗格”按钮，在弹出的列表中选择相应的冻结位置，就会在相应位置出现水平和垂直方向的黑色冻结线，在冻结线的左侧和上方的表格区域将被“冻结”，始终保持可见状态。

要取消对窗口的冻结，单击“视图”选项卡中“窗口”组的“冻结窗格”按钮，在弹出的列表中选择“取消冻结窗格”即可。

5.1.12工作表的格式设置

通过前面的操作，已初步完成了工作簿的创建、数据的输入和基本编辑，要使工作表的外观更漂亮、排列更整齐、重点更突出，可对工作表中各单元格的数据进行格式化设置。

工作表的格式设置的具体方法是：

（1）选定要进行格式设置的单元格或单元格区域。

（2）单击“开始”选项卡相应组右下角的“对话框启动器”按钮，在弹出的“设置单元格格式”对话框中，在相应的选项卡选择命令进行设置即可。

单元格格式设置主要包括5个方面的内容：数字格式、对齐方式、字体、边框、填充等。

1.设置数字格式

【任务操作5-1】将1—4周销售金额、本月销售总额、周平均销售额、销售员提成金额、总计设置保留两位小数。操作方法如下：

word/media/image9.gif选择“D4:I15，L4:L15，D16:H16”单元格区域。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡“数字”组右下角的“对话框启动器”按钮。

word/media/image34.gif在打开的“设置单元格格式”对话框“数字”选项卡中，选择“分类”列表框中所要设置的数据类型，这里选择“数值”，默认显示小数位数为两位。

word/media/image11.gif单击“确定”按钮。

【任务操作5-2】把“销售员提成比率”设为百分比格式。可与【任务操作5-1】同样打开“设置单元格格式”对话框来设置相应格式，也可按如下方法操作：

word/media/image9.gif选择单元格区域K4:K15。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“数字”组的“百分比样式”按钮。

2.设置对齐格式

【任务操作5-3】设置标题所在行的单元格“A1:M1”合并居中、垂直方向也居中，单元格区域“A2:M18”设置为水平和垂直都居中。操作方法如下：

word/media/image9.gif选中A1:M1单元格区域。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡“对齐”组右下角的“对话框启动器”按钮。

word/media/image34.gif在打开的“设置单元格格式”对话框“对齐”选项卡中，先勾选“合并单元格”，然后在“水平对齐”列表框中选择“居中”，“垂直对齐”一般默认为居中。如图5.1.24所示。

word/media/image79.gifword/media/image80.gifword/media/image81.gif

图5.1.24“单元格格式-对齐”对话框

word/media/image11.gif单击“确定”按钮。

word/media/image12.gif单元格区域“A2:M18”设置为水平和垂直都居中，可参照上述几个步骤完成。

提示：

设置“合并后居中”更为快捷的方法是选中要合并居中的单元格区域，单击“开始”选项卡中“对齐方式”组的“合并后居中”按钮。

注意：

“合并居中”与“跨列居中”的区别：合并居中是将几个单元格合并成一个，然后内容居中；而跨列居中是在其中的一个单元格内输入内容，但单元格实际上并没有合并。

3.设置字体

【任务操作5-4】设置标题所在单元格A1字体格式为黑体、16号字；单元格区域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”字体格式为黑体、12号、白色字；单元格区域A2:M2字体加粗；其余部分保留原有字体格式。操作方法如下：

word/media/image9.gif选择单元格区域A1。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡“字体”组右下角的“对话框启动器”按钮。

word/media/image34.gif在打开的“设置单元格格式”对话框“字体”选项卡中，在“字体”列表框中选择“黑体”，在“字号”列表框中选择“16”。

word/media/image11.gif单击“确定”按钮。

word/media/image12.gif同样的方法可设置表格中其余部分单元格的字体。

4.设置边框线

【任务操作5-5】对单元格区域A3:M18进行边框样式设置，内外边框均为黑色单实线。操作方法如下：

word/media/image9.gif选择单元格区域A3:M18。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡“字体”组右下角的“对话框启动器”按钮，在弹出“设置单元格格式”对话框中单击“边框”标签，打开如图5.1.25所示“边框”选项卡。

word/media/image34.gif在“线条样式”框中选择单实线，在颜色框中选择边框线的颜色为“自动”；

word/media/image11.gif单击“预置”选项组中的“外边框”和“内部”添加边框线。

word/media/image12.gif单击“确定”按钮。

word/media/image84.gif

图5.1.25“单元格格式-边框”对话框

5.设置底纹

【任务操作5-6】对单元格区域进行底纹设置，单元格区域“A3:M3，A17，D17，G17，J17”填充色为“水绿色，强调文字颜色5，深色25%”；单元格区域“A4:M16，D18，G18，J18”填充色为“水绿色，强调文字颜色5，淡色80%”。操作方法如下：

word/media/image9.gif选择单元格区域“A3:M3，A17，D17，G17，17”。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“单元格”组“格式”按钮，在弹出下拉列表中选择“设置单元格格式”命令。

word/media/image34.gif在打开的“设置单元格格式”对话框中点击“填充”标签，打开“填充”选项卡。在“背景色”列表中选择“水绿色，强调文字颜色5，深色25%”。

word/media/image11.gif单击“确定”按钮。

word/media/image12.gif数据列表中其余单元格的底纹参照上面的步骤设置。

提示：

以上操作有些也可按【任务操作5-2】的方法，通过功能区的相应按钮来进行设置。

6.设置条件格式

有时需要对某些特殊数据设置某种指定格式，从而醒目地显示这些特殊数据，可以采用“条件格式”来设置。

【任务操作5-7】利用条件格式把销售员第1—4周的销售额设置为大于等于7000的数值用红色字体表示。其操作过程如下：

word/media/image9.gif选择单元格区域D4:G15。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“样式”组的“条件格式”按钮，在弹出的列表中选择“新建规则(N)…”，打开“新建格式规则”对话框，选择“只为包含以下内容的单元格设置格式”，依次设定条件和格式，如图5.1.26所示。

word/media/image34.gif单击“确定”按钮。

图5.1.26“新建格式规则”对话框

除了以上方法设置单元格的样式，在“开始”选项卡中“样式”组中我们还可以看到“套用表格格式”及“单元格样式”按钮，通过这些命令我们也可以快捷地为单元格设置统一、美观的样式。

7.设置行高与列宽

用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度，但具体应用过程中单元格的内容有长有短，这就需要调整行高或列宽。设置行高与列宽有两种方法：用鼠标设置和用菜单设置。下面我们就尝试着分别用两种方法来设置行高，使之更加适于阅读。

（1）用鼠标设置

【任务操作5-8】设置第一行行高为30。用鼠标设置行高的具体步骤为：

word/media/image9.gif鼠标指向要调整行高的行号的分隔线，这时鼠标指针会变成一个双向箭头的形状。

word/media/image31.gif单击左键，拖曳分隔线至适当的位置。拖曳时在箭头的上方会显示具体的数字，拖动到所需的高度即可，如图5.1.27所示。

word/media/image87.gif

图5.1.27拖动鼠标可调整行高值

（2）用菜单设置

【任务操作5-8】设置第一行行高为30。用菜单设置行高的具体步骤为：

word/media/image9.gif点击第1行的行选择区，选中第1行。

word/media/image31.gif单击“开始”选项卡中“单元格”组的“格式”按钮，在弹出的列表中选择“行高(H)…”命令，打开“行高”对话框。

word/media/image34.gif输入要设置的值30。

word/media/image11.gif单击“确定”按钮。

（3）设置最适合的行高和列宽

“最适合的行高”和“最适合的列宽”菜单命令可以让用户快速地设置行高或列宽，使得设置后的行高和列宽自动适应表格中的字符高度和长度。

5.1.13页面设置和打印

打印输出是以纸张为载体记载数据信息的一种方式，追求的是美观、实用、节约。

1.页面设置

（1）选择要进行页面设置的工作表。

（2）单击“页面布局”选项卡的“页面设置”组中相应的按钮。在页边距、纸张方向、纸张大小等的下拉列表中进行相关设置，或点击右下角的“对话框启动器”按钮，在弹出的“页面设置”对话框中设置工作表的打印方向、缩放比例、纸张大小、页边距、页眉、页脚等。

2.“工作表”打印设置

单击“页面设置”的“工作表”标签，出现如图5.1.28所示的“工作表”选项卡，“打印区域”框、“打印标题”选项组功能如下：

“打印区域”框：允许用户输入或直接选择打印区域地址范围。

“打印标题”选项组：“顶端标题行”文本框用于输入打印在每页的顶端作为标题的行(可以是多行)。如果要使每一页上都重复打印列标志，请单击“顶端标题行”编辑栏，然后键入列标志所在行的行号。“左端标题列”文本框用于指出在各页左侧打印的列标题。如果要使每一页上都重复打印行标志，单击“左端标题列”编辑栏，然后键入行标志所在列的列标。

图5.1.28“工作表”选项卡

3.打印预览

在正式打印之前一般需先通过“打印预览”浏览文件的外观，模拟显示打印的设置结果，再进行调整，直到符合要求。单击“文件”按钮，在弹出的下拉列表中单击“打印”按钮，在打印面板的右侧可进行打印预览。

4.打印

打印面板中设置好“打印份数”、“页码”、“打印机”后即可单击“确定”按钮进行打印输出。

知识拓展

选择性粘贴

选择性粘贴包含了许多详细的粘贴选项设置。一般情况下，用户在执行复制操作后，如果目标粘贴位置为一个单元格，则右键单击该单元格；如果目标粘贴位置为一个单元格区域，则右键单击该区域左上角的单元格，然后单击“开始”选项卡中“粘贴”组的“粘贴”按钮下方的三角形箭头，在弹出的列表中选择“选择性粘贴”命令，打开对话框，再根据需要选择相应的选项。

归纳小结

通过本节的学习，读者应该了解Excel 2010的基本概念，包括工作薄、工作表、单元格的概念；掌握数据的输入及编辑，包括各种类型的数据输入及公式函数的使用；掌握工作表的编辑、工作表的格式设置、页面设置和打印。

强化练习

一、填空题

1.Excel 2010保存文件时默认的文件扩展名为。

2.在Excel 2010中，如果要对某个工作表重新命名，可以用功能区中选项卡的“格式”来实现。

3.在Excel 2010中，如果要对单元格设置数据有效性，可以用功能区中选项卡的“数据有效性”来实现。

4.在Excel中，要在公式中引用某个单元格的数据时，应在公式中键入该单元格的。

二、选择题

1.在Excel 2010中，所有对工作表的操作都是建立在对（ ）操作的基础上的。

A.工作簿B.工作表 C.数据 D.单元格

2.在Excel中，标号为EC的列为第（ ）列。　

A.133 B.134 C.107 D.123

3.选定工作表全部单元格的办法是：单击工作表的（ ）。

A.列标 B.编辑栏中的名称

C.行号 D.左上角行号和列标交叉处的方块

4.关于Excel的自动填充功能，下列说法正确的是（）。

A.只能填充日期和数字系列 B.不能填充公式

C.数字、日期、公式和文本都可以进行填充 D.日期和文本都不能进行填充。

5.在Excel的单元格中，以下不属于公式的表达式是（）。

A.=SUM（A2，B3）B.SUM（A2：B3） C.=A2+A3+B2+B3 D.=A2+A3+B2+B3+4

6.若单元格B2，C2，D2，E2中的数据分别为4，9，11，3，则公式=SUM(B2:D2)/E2的结果为（）。

A.5 B.10 C.8 D.23

5.2任务：制作财务数据的管理和分析表

小张不仅要对上次所做的“销售数据统计表”中的数据创建图表，并且根据分公司财务部门提供的数据，还需要对分公司职工月工资明细表中的数据完成排序、筛选、汇总出不同部门奖金的平均值等工作。

打开名为“财务数据管理与分析表”的工作簿，任务操作要求具体如下：

（1）在“销售数据统计图”工作表中创建三个图表

word/media/image9.gif根据销售部员工周平均销售额创建三维簇状柱形图；

word/media/image31.gif根据销售员提成金额创建分离型三维饼图；

word/media/image34.gif根据销售员郝晓河四周的销售额创建带数据标记的折线图。

（2）图表的编辑与美化

word/media/image9.gif设置三维簇状柱形图为“样式38”；

word/media/image31.gif设置三维簇状柱形图水平轴文本对齐方式为“竖排”。效果如图5.2.1所示；

word/media/image34.gif为分离型三维饼图添加数据标签。效果如图5.2.2所示；

word/media/image11.gif对带数据标记的折线图设置图表区格式为纯色填充“水绿色，强调文字颜色5，淡色40%”，绘图区格式为纯色填充“橙色，强调文字颜色6，淡色60%”，为该图表添加数据标签，并设置标题为14号字。效果如图5.2.3所示。

图5.2.1销售情况三维簇状柱形图

图5.2.2销售员提成金额分离型三维图

图5.2.3郝晓河四周销售额数据点折线图

（3）数据的管理和分析

word/media/image9.gif对名为“数据排序”的工作表中的数据列表进行多条件排序，其中“实发工资”为主要关键字降序排列，“基本工资”为次要关键字降序排列，“奖金”为第三关键字升序排列。最终效果参见图5.2.4；

图5.2.4排序结果

word/media/image31.gif对名为“自动筛选”的工作表中的数据列表进行自动筛选，筛选出奖金数高于1000的管理人员记录，最终效果参见图5.2.5；

图5.2.5自动筛选结果

word/media/image34.gif对名为“分类汇总”的工作表中的数据列表进行分类汇总，按“部门”分类统计奖金的平均值；

word/media/image11.gif在求出奖金平均值后再次汇总，统计各部门获得奖金的人数。最终效果参见图5.2.6。

图5.2.6嵌套分类汇总结果

任务分析

要完成这份财务数据的管理和分析表，在掌握Excel 2010的基本操作及使用函数对数据进行运算的基础上，还应当掌握以下知识点：

（1）图表的基本知识；

（2）图表的创建及编辑；

（3）认识Excel“数据列表”；

（4）数据排序；

（5）数据筛选；

（6）数据的分类汇总。

实施过程

5.2.1图表的基本知识

图表是电子表格的另一种表示形式。电子表格中的数据通过图表可以更加形象和直观地表现出来，图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。图表都链接到工作表上的源数据，这就意味着当更新工作表数据时，同时也会更新图表。

Excel 2010提供了11种标准的图表类型，如柱形图、饼图、折线图、条形图、面积图、圆环图等，每种类型都具有多种组合和变换。

下面以柱形图为例介绍图表的几个基本概念：

word/media/image99.gif数值轴和分类轴：Excel柱形图的纵轴为数值轴，横轴为分类轴。

坐标值：Excel根据工作表上的数据来创建坐标值。请注意，在图5.2.7的图表中，坐标值的范围是0.00到10000.00，它覆盖了图表中数值的范围。

分类名称：Excel会将工作表数据中的行或列标题作为分类轴的名称使用，也可以改变分类坐标的名称，使用行或列标题，或者创建其他名称。

数据系列名称：Excel也会将工作表数据中的行或列标题作为系列名称使用。系列名称会出现在图表的图例中。

数据标记：具有相同图案的数据标记代表一个数据系列。每个数据标记都代表工作表中的一个数据。

图例：用以指明各个颜色的图案所代表的数据系列。

word/media/image101.gifword/media/image102.gifword/media/image103.gifword/media/image104.gifword/media/image105.gifword/media/image100.gif

图5.2.7 图表示例

5.2.2创建图表

制作图表的方法是通过直接创建图表，再根据需要对图表进行编辑。

首先，创建图表。

创建图表主要包括两个步骤：选择数据区域及选择图表类型。

【任务操作1-1】根据销售部员工周平均销售额创建三维簇状柱形图。具体操作如下：

word/media/image9.gif在工作表“销售数据统计图”中选择数据区域，这里选单元格区域“B3:B15，I3:I15”，如图5.2.8所示。

word/media/image31.gif单击“插入”选项卡下“图表”组的柱形图按钮，从展开的下拉列表中选择要创建的子图表类型，这里选择“三维簇状柱形图”，如图5.2.9所示。如果是功能区没有的图表类型，也可以点击“图表”组的右下角的对话框启动按钮，打开“插入图表”对话框，在其中选择相应的图表类型。

word/media/image108.gifword/media/image109.gif

图5.2.8选中的源数据

word/media/image111.gifword/media/image112.gifword/media/image113.gifword/media/image114.gif

图5.2.9“图表类型”列表

word/media/image34.gif选中图表标题，在默认的标题“周平均销售额”前输入“销售部员工”，然后在“销售额”前用退格键使标题只有一行，效果如图5.2.10所示。

图5.2.10　新插入的三维簇状柱形图

【任务操作1-2】根据销售员提成金额创建分离型三维饼图。具体操作如下：

word/media/image9.gif在工作表“销售数据统计图”中选择数据区域“B3:B15，L3:L15”。

word/media/image31.gif单击“插入”选项卡下“图表”组的饼图按钮，从展开的下拉列表中选择要创建的子图表类型，这里选择“分离型三维饼图”。

word/media/image34.gif选中图表标题，将图表标题改为“销售员提成金额”，并在一行内显示，效果如图5.2.11所示。

图5.2.11　新插入的分离型三维饼图

【任务操作1-3】根据销售员郝晓河四周的销售额创建带数据标记的折线图。具体操作如下：

word/media/image9.gif在工作表“销售数据统计图”中选择数据区域“B3，D3:G3，B8，D8:G8”。

word/media/image31.gif单击“插入”选项卡下“图表”组的折线图按钮，在展开的下拉列表中选择要创建的子图表类型，这里选择“带数据标记的折线图”。

word/media/image34.gif选中图表标题，将图表标题改为“郝晓河四周的销售额”，效果如图5.2.12所示。

图5.2.12　新插入的带数据标记的折线图

5.2.3编辑图表

1.修改图表类型

创建了图表后，如果觉得图表类型不能直观表达工作表中的数据，也可以修改图表的类型。修改图表类型将影响到整个图表。对于三维条形图和柱形图，可以将有关数据系列修改为圆锥、圆柱或棱锥图表类型。用户根据需要对已创建图表的类型进行修改，可按以下方法进行：

（1）单击图表区将图表选中。

（2）在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“更改图表类型”按钮。

（3）在弹出的“更改图表类型”对话框中选择需要的图表类型，“更改图表类型”对话框与“插入图表”对话框是一样的，只是名称不同而已。

提示：

若用户不更改整个图表的数据类型，而只是想更改一个数据系列的图表类型，可右击该数据系列，从弹出的快捷菜单中单击“更改系列图表类型”命令，在弹出的单元格中的“更改图表类型”对话框中选择该系列的图表类型即可，此时图表中就会存在两种类型的图表。

2.修改数据

在建立好图表之后，才发现图表中行与列的位置关系相反，或当初选取的数据范围错了，想改变图表的数据源范围，可以按如下方法操作，而不必重新建立图表。

（1）切换图表的行与列

①单击图表区将图表选中。

②在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“数据”组的“切换行/列”按钮，即可将图表切换行与列。例如如图5.2.10所示的图表切换行与列后将变为如图5.2.13所示。

图5.2.13　切换行/列后的图表

再单击一下“切换行/列”按钮，又可恢复原来的图表行、列位置。

（2）修改图表数据源

图5.2.14　“选择数据源”对话框

word/media/image9.gif单击图表区将图表选中。

word/media/image31.gif在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“数据”组的“选择数据”按钮。

word/media/image34.gif打开“选择数据源”对话框，如图5.2.14所示，在对话框中，可以单击“图表数据区域”按钮，重新设置创建图表所用的源数据，也可在此对话框中切换行或列，或直接通过添加、编辑、删除命令对图表进行编辑。若需要更改水平轴标签，可在“水平（分类）轴标签”列表框中单击“编辑”按钮，进行编辑。

3.应用预设的图表布局

创建图表后可快速向图表应用系统预设的图表布局。

操作步骤为选中图表，在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“图表布局”组的快翻按钮，从展开的下拉列表中选择系统预设的图表布局。

4.应用预设的图表样式

Excel 2010为用户提供了很多预设的图表样式，这些专业性的图表样式既美观又方便快捷。

【任务操作2-1】设置三维簇状柱形图为“样式38”。具体操作如下：

word/media/image9.gif选中图表。

图5.2.15　改完图表样式后的图表

word/media/image31.gif在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“图表样式”组的快翻按钮，从展开的列表中选择系统预设的图表样式——“样式38”，效果如图5.2.15所示。

5.修改图表的位置

刚才建立的图表对象默认保存在当前工作表中，最大的好处是可以对照数据源中的数据，当然也可以将图表单独放在一个新的工作表中。具体操作方法如下：

（1）选取图表。

（2）在“图表工具”的“设计”选项卡下单击“位置”组的“移动图表”按钮。

（3）在“移动图表”对话框中，若选择“新工作表”选项，则所产生的图表将作为一个单独的工作表；若选择“对象位于”选项，则可从其展开的下拉列表中选择工作簿现有的工作表标签名称，即可将图表插入到当前（或列表中所选）的工作表中。

提示：

要将图表建立在独立的工作表中，除了刚才所述的方法外，还有一个更简单的方法，那就是在选取数据来源后，直接按下F11键，即可自动将图表建立在Chartl工作表中。

6.美化图表

前面我们了解了应用预设的图表布局、图表样式对图表进行编辑，现在我们来看如何手动为图表设置格式。

手动为图表设置格式主要分为手动更改图表元素的布局及手动更改图表元素的格式。

【任务操作2-2】设置三维簇状柱形图水平轴文本对齐方式为“竖排”。具体操作如下：

word/media/image9.gif双击三维簇状柱形图水平轴文本，打开“设置坐标轴格式”对话框，如图5.2.16所示。

word/media/image31.gif在对话框中选择“对齐方式”选项卡，单击“文字方向”右侧的三角形箭头，在打开的列表中选择“竖排”，关闭对话框，图表效果如图5.2.1所示。

图5.2.16 “设置坐标轴格式”对话框

【任务操作2-3】为分离型三维饼图添加数据标签。具体操作如下：

word/media/image9.gif选中分离型三维饼图。

word/media/image31.gif在“图表工具”的“设计”选项卡上的“标签”组中，单击“数据标签”，在打开的下拉列表中选择“数据标签外”。图表效果如图5.2.2所示。

【任务操作2-4】对带数据标记的折线图设置图表区格式为纯色填充“水绿色，强调文字颜色5，淡色40%”，绘图区格式为纯色填充“橙色，强调文字颜色6，淡色60%”，为该图表添加数据标签，并设置标题为14号字。具体操作如下：

word/media/image9.gif双击带数据标记的折线图的图表区，打开“设置图表区格式”对话框，在对话框中选择填充选项中的单色填充，点击颜色右侧的三角形箭头，在列表中选择“水绿色，强调文字颜色5，淡色40%”，关闭对话框。

word/media/image31.gif双击绘图区，打开“设置绘图区格式”对话框，在对话框中选择填充选项中的单色填充，点击颜色右侧的三角形箭头，在列表中选择“橙色，强调文字颜色6，淡色60%”，关闭对话框。

word/media/image34.gif选中图表，在“图表工具”的“设计”选项卡上的“标签”组中，单击“数据标签”，在打开的下拉列表中选择“上方”。

word/media/image11.gif选中图表标题，单击“开始”选项卡的“字体”组字号右侧的三角形箭头，在下拉列表中选择14，图表效果如图5.2.3所示。

通过以上操作，小张的“数据图表化”的任务就完成了。

5.2.4数据列表

在Excel中数据管理是以数据列表为基础的。数据列表又称数据清单，是工作表中单元格构成的一个矩形区域。数据列表中第一行俗称“表头”（或称为标题行），数据列表中的列称为字段，表头以外的行称为记录，如图5.2.17所示。

word/media/image126.gifword/media/image127.gifword/media/image128.gif

图5.2.17数据列表

注意：

为了保证数据列表能够有效地工作，数据列表必须具备以下特点：

（1）在数据列表中要避免空白行和空白列，因为可能影响筛选和列表的选择。

（2）数据列表中每一列必须是性质相同、类型相同的数据。

（3）每个工作表中只能有一个数据列表。

5.2.5数据排序

排序是数据的管理与分析中常用的操作之一，不仅可以以某种方式显示数据，而且能满足数据列表其他操作的需要，如数据分类汇总就是在排序的基础上进行的。

1.简单排序

简单排序就是按数据列表中一个字段的值进行递增或递减的排列。具体步骤为：

（1）单击数据列表内要排序关键字所在列的任意一个单元格。

（2）单击“数据”选项卡下的“排序和筛选”组的“降序”或“升序”按钮即可。

2.多条件排序

如果需要按照多个字段的值作为条件进行排序，则可以通过“排序对话框”完成。

【任务操作3-1】对名为“数据排序”的工作表中的数据列表进行多条件排序，其中“实发工资”为主要关键字降序排列，“基本工资”为次要关键字降序排列,“奖金”为第三关键字升序排列。具体步骤为：

word/media/image9.gif单击数据列表中的任意一个单元格。

word/media/image31.gif单击“数据”选项卡下的“排序和筛选组”的“排序”按钮，打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择“实发工资”，排序依据是“数值”，次序是“降序”；点击“添加条件”按钮，在“次要关键字”下拉列表中选择“基本工资”，排序依据是“数值”，次序是“降序”；点击“添加条件”按钮，在新出现的“次要关键字”下拉列表中选择“奖金”，排序依据是“数值”，次序是“升序”，如图5.2.18所示。单击“确定”按钮。结果如图5.2.4所示。

图5.2.18 “排序”对话框

5.2.6数据筛选

筛选是查找和处理数据清单中数据子集的快捷方法。如果要在数据清单中查找满足某些条件的记录，并显示出来，可以使用Excel 2010的数据筛选功能。筛选清单仅显示满足条件的记录。该条件由用户针对某字段指定。Excel 2010 提供了两种筛选清单的命令，一种是自动筛选，包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。还有一种是高级筛选，适用于复杂条件。

与排序不同，筛选并不重排清单。筛选只是暂时隐藏不必显示的记录。Excel 筛选行时，可以对清单子集进行编辑、设置格式、制作图表和打印，而不必重新排列或移动。

1.自动筛选

如果筛选的条件比较简单，可以使用自动筛选。使用“数据”选项卡下的“排序与筛选”组的“筛选”命令时，筛选清单中表头字段所在行的右侧将会出现下三角箭头，也就是筛选器。单击筛选器将显示筛选列表，可在该列表中设置条件进行筛选。

自动筛选每次可以根据一个条件进行筛选，在筛选结果中，可以用其他条件继续进行筛选。

【任务操作3-2】对名为“自动筛选”的工作表中的数据列表进行自动筛选，筛选出奖金数高于1000的管理人员记录，具体步骤为：

word/media/image9.gif单击数据清单中任意一个单元格。

word/media/image31.gif单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”组的“筛选”按钮，这时，会在数据清单的每列的字段名右侧增加一个筛选器，如图5.2.19所示。

word/media/image131.gif

图5.2.19筛选器

word/media/image34.gif单击“职工类别”字段的筛选器，在下拉列表中选择“管理人员”，点击“确定”按钮。

word/media/image11.gif单击“奖金”字段的筛选器，在列表中选择“数字筛选”，在下一级列表中选择“大于”，在打开的“自定义自动筛选方式”对话框中的值列表框中输入1000，如图5.2.20所示。

图5.2.20　“自定义自动筛选方式“对话框

word/media/image12.gif单击“确定”按钮。最终筛选结果如图5.2.5所示。

在筛选器的列表中，还可以使用“搜索”框输入要搜索的文本或数字。

如果要删除自动筛选，只需再次单击“数据”选项卡下的“排序与筛选”组的“筛选”按钮即可。

2.高级筛选

如果筛选条件更复杂，自动筛选就不能完成，这时就需要使用高级筛选。进行高级筛选操作，需要在数据列表以外的区域内单独设定所需要的筛选的条件。条件区域至少包含两行，第一行是列标题，列标题应和数据列表中的标题匹配，建议采用“复制”、“粘贴”命令将数据列表中的标题粘贴到条件区域的顶行；第二行必须由筛选条件构成。

筛选条件之间主要是“与”和“或”的关系，筛选条件在同一行的为“与”关系，即同时满足这些条件；筛选条件在不同行的为“或”关系，即只需要满足其中之一的条件即可。

5.2.7分类汇总

分类汇总是对数据记录按不同的字段进行分类，将字段相同的记录作为一类，进行求和、求平均、计数等汇总运算。进行分类汇总的前提是数据清单按分类字段进行排序。

1.简单分类汇总

【任务操作3-3】对名为“分类汇总”的工作表中的数据列表进行分类汇总，按“部门”分类统计奖金的平均值，具体步骤为：

word/media/image9.gif以“部门”为关键字进行排序。该操作实际上是首先进行分类，部门相同的职工记录放在一起。

word/media/image31.gif选定数据清单中的任一单元格，单击“数据”选项卡下的“分级显示”组的“分类汇总”命令，打开“分类汇总”对话框。

word/media/image34.gif在“分类汇总”对话框中的“分类字段”列表框中选择“部门”，在“汇总方式”列表框（汇总方式表示要进行汇总的函数，如求和、计数、平均值等）中选择“平均值”，在“选定汇总项”（汇总项表示用选定汇总函数进行汇总的对象）列表框中选择“奖金”，取消该列表中默认选中的“实发工资”字段（默认总是勾选最后一个数值型的字段作为选定汇总项），其他都选择系统默认设置。如图5.2.21所示。

word/media/image134.gifword/media/image135.gifword/media/image135.gif

图5.2.21简单分类汇总选项操作

图5.2.22 简单分类汇总结果

word/media/image11.gif单击“确定”按钮，即可得到如图5.2.22所示的汇总结果。

2.嵌套汇总

对同一字段进行多种方式的汇总，称为嵌套汇总。

【任务操作3-4】在求出奖金平均值后再次汇总，统计各部门获得奖金的人数。具体步骤为：

word/media/image9.gif光标选定数据清单中的任一单元格，再次单击“数据”选项卡下的“分级显示”组的“分类汇总”命令。

word/media/image31.gif “分类字段”仍然选择“部门”，“汇总方式”选择为“计数”，“选定汇总项”仍然是“奖金”，“替换当前分类汇总”的复选框不能选中。如图5.2.23所示。

word/media/image114.gifword/media/image135.gifword/media/image114.gifword/media/image114.gifword/media/image138.gif

图5.2.23嵌套汇总选项操作

word/media/image34.gif单击“确定”按钮，即可得到如图5.2.6所示的汇总结果。

3.删除分类汇总

单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，可以删除分类汇总。

知识拓展

创建数据透视表

数据透视表是用于快速汇总大量数据的交互式表格。数据透视表既具有排序、筛选、分类汇总与合并计算的功能，能按多个字段进行汇总，又具有在数据列表中重新组织和统计数据的功能，可通过“数据透视表和数据透视图向导”来完成。

归纳小结

通过本节的学习，读者应该掌握Excel 2010中数据图表化的方法，包括创建图表和编辑图表；掌握数据的管理分析，主要包括简单排序、多条件排序、筛选、简单汇总及嵌套汇总。

强化练习

一、填空题

1.在Excel中，要求在使用分类汇总之前，先对字段进行排序。

2.在Excel中，按某一字段内容进行归类，并对每一类做出统计的操作是。

3.筛选是将数据列表中暂时不用的记录进行。

二、选择题

1.在Excel工作表中，有姓名、部门、职称、基本工资，现要计算各部门基本工资的平均值，应该先按（）进行排序，然后进行分类汇总。

A.姓名B.部门C.职称D.基本工资

2.Excel工作簿中既有工作表又有图表，当执行“文件”→“保存”命令时，则（ ）。

A.只保存图表 B.将工作表和图表作为一个文件来保存

C.只保存工作表 D.分成两个文件来保存

3.在Excel中数据清单中的每一列称为（）。

A.字段 B.列数据 C.记录 D.一栏

4.关于筛选掉的记录的叙述，下面（）是错误的。

A.不打印 B.不显示 C.可以恢复 D.永远丢失

5.在Excel 2010工作表中，若用某列数据进行简单排序，可以利用功能区的“降序”按钮，此时用户应先（）。

A.选取整个数据要排序的区域　B.选取整个数据表

C.单击该列数据中任一单元格 D.单击数据清单中任一单元格

6.在Excel中，图表是动态的，改变了图表（）后，Excel会自动更新图表。

A.X轴数据 B.Y轴数据 C.标题 D.所依赖的数据

5.3任务：设计Excel 作品

小张所在公司，举行了“优秀员工”的评比，公司要对“优秀员工”奖励一台平板电脑，主管领导将选购平板电脑的事交由小张处理，为了选择性价比较高的平板电脑，很好地完成主管领导下达的任务，小张在网上先搜集一些不同品牌的平板电脑的相关数据，并进行简单的数据分析，制作了“热销平板电脑价格表”。制作该作品的操作要点如下：

（1）利用网络搜集关于平板电脑销量的信息。

（2）参看优秀设计作品。

（3）根据任务从搜集到的信息中找出适用的素材进行保存，建立工作簿，录入数据。

（4）对工作表进行编辑美化。

（5）对数据进行排序。

（6）插入图表。

任务分析

要完成这份“热销平板电脑价格表”，除了掌握必要的利用网络搜集信息的基本技能，还应熟练应用Excel 2010以下知识点：

（1）数据的输入；

（2）工作表的格式设置；

（3）数据的管理与分析；

（4）图表的创建及编辑。

实施过程

第一步搜集素材

要完成“热销平板电脑价格表”，需要以数据作基础与支撑，网络的各种数据繁杂多变，如何做好数据的收集、整理与分析工作呢，首先要能利用引擎，通过准确的关键词查找相关的资料。

小张在百度上搜索“热销平板电脑”，相关的链接非常多，找到一些比较权威的数码产品相关网站，查看相关数据。比如参考太平洋电脑网、中关村在线网，综合这两个网站在平板电脑排行榜中的电脑型号，以及网站提供的相关参考数据，小张确定了工作簿的数据内容。

第二步参看优秀设计作品

为了设计好这个Excel作品，小张还参考了很多优秀的Excel作品，如图5.3.1-5.3.4所示。

图5.3.1 优秀作品1 5.3.2 优秀作品2

图5.3.3优秀作品3

图5.3.4优秀作品4

小张总结出了这些作品的一些共同特点：

（1）设计的主题内容适合应用电子表格制作。如用表格呈现数据，使用了公式或函数进行计算或进行了数据的管理和分析，应用了图表等。

（2）单元格中的数据应有规范的显示格式。例如：表示货币的数据保留两位小数，注明数据的单位，单元格中的数据使用恰当的对齐方式（如标题所在单元格合并后居中或跨列居中，较长的文本设置自动换行等文本控制方式）。

（3）为了整齐、美观及重要数据突出，还要对表格进行适当的格式修饰。如添加必要的表格边框线、底纹，设置合适的行高和列宽，应用条件格式或套用表格格式等。

第三步数据输入

有了网络上的素材，也就是数据信息，小张就要开始着手建立电子表格文件，即新建工作簿，并且录入数据，他首先确定了工作簿的名称，及工作表的名称，还有其中数据列表的标题及表头中的各个字段名称，也就是表格相关的内容框架。接下来录入每条记录，具体做法如下：

（1）新建文件

启动Excel 2010建立新的工作簿，工作簿命名为“热销平板电脑价格表”将Sheet1重命名为“价格表”。

（2）录入数据

在A1单元格录入标题“热销平板电脑价格表”，再在第二行的相应单元格录入数据列表的表头，由第一步中搜集的网页中的数据，来录入数据列表的各条记录。如图5.3.5所示。

图5.3.5 录入初始数据

（3）使用公式或函数进行计算

使用公式或函数计算出两网站平板电脑的平均价格。

第四步工作表的格式设置

表格中的数据列表已经完整了，但由于还没进行格式设置，看上去还是比较杂乱，怎么才能把所做的电子表格体现出美观大方、专业、规范的特质，对于电子表格的制作是非常重要的步骤，为了实现这些目标，小张是这样操作的：

（1）合并单元格

将单元格区域A1:H1合并居中。

（2）设置字体、字号

设置标题所在单元格A1字体为宋体、20号、加粗，单元格区域A2:H2及A3:A16字体为宋体、12号、加粗，单元格区域B3:H16字体为宋体、12号。

（3）调整行高、列宽及对齐方式

根据字体大小调整相应的行高，第1、2行可分别设置为33、50。第3至16行设置为

25，设置单元格区域A2:H16对齐方式为水平、垂直都居中并且“自动换行”，手动调整列宽，至适当、美观。

（4）设置数值型数据的小数位数

设置单元格区域F3:H16小数位数为2位，如图5.3.6所示。

图5.3.6 设置完小数位数后的效果

（5）设置边框和底纹

其实Excel 2010已经提供了很多的表格格式可供我们直接套用，我们可以直接选用，也可以参考其中的色彩搭配，灵活应用，边框和底纹的设置是否美观、谐调对整个电子表格的外观来说是至关重要的。小张是这样操作的：

word/media/image9.gif把单元格区域A2:H2设置底纹“深蓝，文字2，深色25%”，字体为白色，单元格区域A3:H16设置底纹颜色为“橄榄色，强调文字颜色3，淡色40%”。

word/media/image31.gif把单元格区域A2:H2设置单实线白色内边框线，单元格区域A3:H16设置白色细实线内、外边框线。

（6）设置条件格式

为了突出屏幕尺寸大的平板电脑数据，小张将E3:E16单元格的数据用条件格式，把大于等于8的数据设置为红色字体。

第五步数据的管理分析

对已有的数据进行的管理和分析能帮助我们快速地在繁杂的数据中理清思路，小张对平均价格字段按从高到低进行排序。如图5.3.7所示。

图5.3.7 第五步完成后的效果

第六步插入图表

有了前面几个步骤，小张所做的电子表格已经基本完成了，为了使它更加直观，易于理解，小张还要在其中使用图表。操作如下：

（1）插入图表

用三星品牌的平板电脑的平均价格创建一个簇状水平圆柱图插入到当前工作表中。

图5.3.8 编辑完的图表

（2）编辑图表

选择图表样式45，拖动图表及绘图区的边框调整图表及绘图区的大小至适当的尺寸。修改图表的标题为“五款三星平板电脑平均价格比较图”，设置标题文本为艺术字格式“橄榄色，18pt发光，强调文字颜色3”。设置图表边框为圆角，边框发光为“紫色，18pt发光，强调文字颜色4”。效果如图5.3.8所示。

（3）保存、关闭该工作簿。

归纳小结

通过这个任务的完成，读者可以进一步熟悉和掌握制作电子表格作品的基本方法和步骤，掌握excel电子表格的使用技巧，制作出规范、美观、专业的电子表格作品。

设计性实训

选择与自己专业相关或自己感兴趣的内容，制作一份含有公式或函数、图表和数据分析的Excel 2010的学生作品。

全章总结

本章通过三个工作任务的完成，要求了解工作薄、工作表、单元格的概念；掌握数据的输入，主要包括文本数据、数值数据、日期/时间数据的输入及自动填充功能的应用；掌握工作表的编辑，主要包括工作表的插入、删除、重命名、复制和移动；熟练掌握工作表的格式设置，包括数字格式、对齐方式、字体、边框、图案（底纹）、条件格式、设置行高与列宽；掌握Excel 2010中公式与函数的使用；掌握图表的创建及其编辑；掌握Excel 2010中数据的管理分析，包括数据列表的概念、数据的排序、筛选、分类汇总。重点是工作表的格式设置、公式与函数的使用、数据的管理分析。

巩固练习

1.在Excel工作表的单元格中，如要输入数字字符545000（邮政编码）时，应输入（）。

A.545000 B."545000" C.'545000 D.545000'

2.在Excel工作表中，单元格区域B2:D4所包含的单元格个数为（）。

A.10 B.12 C.9 D.8

3.在Excel 2010的单元格内输入日期时，年、月份分隔符可以是（）。

A.“/”或“-” B.“”或“∣” C.“/”或“\”　 D.“\”或“-”

4.在向Excel工作表单元格中输入公式时，编辑栏上“√”按钮的作用是（）。

A.取消输入B.确认输入C.函数向导D.拼写检查

5.在Excel中，若希望确认工作表上输入数据的正确性，可以为单元格区域指定（）。

A.有效性条件 B.条件格式 C.无效范围 D.正确格式

6.在单元格中输入文字时，如需要文字能自动换行，可利用“单元格格式”对话框的（）选项卡，选择“自动换行”。

A.对齐 B.自动换行 C.边框 D.数字

7.在Excel中，若要重新命名某个工作表，可以采用（）。

A.单击该工作表标签 B.双击该工作表标签

C.单击表格标题行 D.双击表格标题行

8.若要选取多个不连续的单元格区域，应使用（）键加鼠标单击。

A.Ctrl B.Shift C.Alt D.Tab

9.设置Excel工作表“打印标题”的作用是（）。

A.在首页突出显示标题 B.在首页打印出标题

C.在每一页都打印出标题 D.作为文件存盘的名字

10.要用图表显示某个数据系列各项数据与整体的比例关系，最好选择（）。

A.柱型图B.饼图C.XY散点图D.折线图

11.在Excel中复制公式时，为使公式中（）的，必须使用绝对地址（引用）。

A.单元格地址随新位置而变化 B.范围随新位置而变化

C.范围不随新位置而变化 D.范围大小随新位置而变化

12.已知在D4单元格中输入的是公式：=C5+F3，若用“复制+粘贴”的方法将D4复制到H10，则H10中存放的是（）。

A.和D4相等的数 B.错误信息否 C.公式：= G11+J9 　D.无法确定

13.在Excel 2010中，如果在工作表中某个位置插入了一个单元格，则（ ）。

A.原有单元格被删除 B.原有单元格必定右移

C.原有单元格根据选择或者右移，或者下移 D.原有单元格必定下移

14.如果将 C4单元格中的公式“=B4+$D6”复制到同一工作表的E7单元格中,该单元格的公式为（）。

A.=B4+$D6 B.=E7+$D9

C.=D7+$D9 D.=D7+$D6

15.在Excel工作表中，E4单元格中的值为589378.61，执行了某个操作后，E4单元格中出现了一串“#”，说明该单元格的（）。

A.列的显示宽度不够，调整列宽即可正常显示 B.公式有误，无法正常计算

C.数据格式与类型不匹配，无法正确显示 D.因操作有误，数据已丢失

16.在Excel 2010中，删除了一张工作表后，（）。

A.被删除的工作表可以被恢复到原来位置

B.被删除的工作表无法恢复

C.被删除的工作表可以被恢复为最后一张工作表

D.被删除的工作表可以被恢复为首张工作表

17.在Excel工作表中，（）是单元格的混合引用。

A.F7 B.$F7 C.$F$7 　 D.以上均不是

18.在Excel工作界面中，（）将显示在名称框中。

A.工作表名称 B.行号 C.列标　 D.当前单元格地址

19.在Excel编辑中，单元格中文字默认的对齐方式是（）。

A.文字、数值左对齐 B.文字左对齐，数值右对齐

C.文字、数值右对齐 D.文字、数值居中

20.在Excel 2010中，被选中的单元格被称为（）。

A.工作簿B.活动单元格C.文档 D.单元格

21.Count是Excel的一个函数，它的用途是计算所选单元格的（）。

A.单元格的个数 B.数值的和

C.数据的和 D.有数值的单元格的个数

22.在单元格中输入（），使该单元格显示0.3。

A.=6/20 B.6/20 C.“6/20” 　 D.=“6/20”

23.在Excel 2010中参数必须用（）括起来，以告诉公式参数开始和结束的位置。

A.中括号 B.双引号 C.圆括号 　D.单引号

24.不属于Excel算术运算符有（）。

A.*B./ C.’ D.^

25.求工作表中C1到C6单元格中数据的和不可用（）。

A.=C1+C2+C3+C4+C5+C6 B.=SUM（C1:C6）

C.=(C1+C2+C3+C4+C5+C6) D.=SUM (C1+C6)

26.Excel 2010中，在进行自动分类汇总之前，必须对数据清单进行（）。

A.排序 B.有效计算 C.筛选　 D.建立数据库

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Excel 2010的迷你图

OFFICE系列办公软件总给人这样一种印象：每一个新版本发布，总会加入一些新的功能，迷你图是Excel 2010中的一个新功能，它是以单元格为绘图区域的一种微型图表，先来让我们认识一下迷你图：

如图5.4.1矩形框住的部分就是迷你图。

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图5.4.1 Excel 2010的迷你图

从数据列表的行或列中呈现的数据很难一眼看出数据的分布形态，而在数据旁边插入迷你图后则可以清晰简明地表示出相邻数据的趋势，而且迷你图与数据非常贴近，比普通图表更为直观。下面我们就来学习如何使用迷你图。

迷你图作为制图小工具，使用方法非常简单，在生成迷你图之前，需要明确的是，只有使用Excel 2010创建的数据表才能创建迷你图，低版本的Excel文档即使Excel 2010打开也不能创建，必须将数据复制至Excel 2010文档中才能使用该功能。

下面以“2013年4-7月广西城市空气质量指数”中的迷你图为例我们来认识一下迷你图的使用。

1.迷你图的创建：

点击功能区中“插入”选项卡的“迷你图”组的折线图，如图5.4.2所示，弹出迷你图创建对话框，如图5.4.3所示。

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图5.4.2插入迷你图

图5.4.3创建迷你图对话框

打开创建迷你图对话框后，选中单元格区域B3:E6作为“数据范围”，“位置范围”是指生成迷你图的单元格区域，本例中“位置范围”为F3:F5，利用“数据范围”右侧的折叠按钮选中F3:F5之后，单击“确定”按钮，迷你图就创建成功了。

2.迷你图的修改：

当我们选择了有迷你图的单元格后将会出现“迷你图工具”的“设计”选项卡，此时可利用该选项卡中的各个命令对迷你图作进一步的格式化处理。

例如要设置成图5.4.1中的折线迷你图的颜色为红色，可选中单元格区域F3:F6，然后在“迷你图工具—设计”选项卡的样式库中选择红色的样式即可。

通过迷你图的应用可以更直观地反映数据系列的变化趋势，我们相信如果你也掌握了它的使用，一定会为你的电子表格作品应添色不少。