实用文档之"会议室使用管理制度"
1. 目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2. 范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3. 职责
3.1 办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4. 内容
4.1 会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借他人使用,需通过申请经办公室同意方可。
4.2 各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3 各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其他同事正常办公。
4.4 各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5 会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为他用。若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。
4.6 凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7 会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其他特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。
4.8 行政部按每周会议安排表提前准备好会议室,及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排,安排清洁人员做好会议室整洁工作,保证桌椅排放整齐,地面干净整洁。并按会议需要备好茶杯,饮用水,会后及时打扫清理。
4.9 会议结束后,使用会议室的部门负责室内桌面卫生清理和物品整理,并关好门窗、关闭空调、电器等设施设备电源,切实做好防火、防盗及其他安全工作,并及时将会议室钥匙退回公司前台文员处,并由人员核查使用后物品状况。如因与会人造成的损失将追究使用人的责任。
4.10 行政部要每天做好会议室场地及消防安全、设备检查工作,保障各类会议、接待活动的正常进行。
会议室管理制度
为规范中心会议室的使用,确保会议的顺利进行,现规定如下:
一、会议室使用实行登记制度,使用时填写《会议室使用登记表》,由会议服务部门统一安排使用,如遇会议改期或取消,应及时通知会议服务部门。
二、会议室实行先登记先使用的原则,如发生使用时间重叠的情况,双方协商解决。
三、夏季提前15分钟打开空调,冬季提前15分钟打开暖风。
四、各司召开的会议,配有热水、纸杯,会议召开后每间隔30分钟提供热水瓶续水服务。
五、新闻发布厅、第七会议室、多功能厅召开会议以及局领导参加会议时,配有热水、瓷杯,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
六、接待外宾时,配有瓷杯、矿泉水、湿毛巾,会议期间每间隔30分钟提供续水服务。
七、会议结束后,使用部门及时通知会议服务部门清理会场。
会议服务员工作流程表
上午7:00~7:30 局长办公室卫生 |
上午7:30~8:00 各楼层会议室卫生 |
会前准备: 1、会前一小时打开会议室,调整室温,准备茶水。 2、会前半小时按会议形式与人数会议室摆放瓷杯。 会议服务: 3、迎宾:会前15~20分钟服务员站在所负责的会议室一侧迎接来宾。 4、引导:宾客到达时,服务员要礼貌问好;来宾入坐后及时送茶水;会议开始后,服务员应退至室外(如特殊会议需要,可留在会议室内)。 5、续水:会议期间每隔30分钟续水一次,重要会议开会前随时倒水,开会后第1~2次续水时间在20分钟以内。 6、宾客临时有事需要帮助时,要及时给予帮助或协调解决。 (注:会议服务期间不负责传递任何文件)。 7、会议结束后,站门口合适的位置送别。 会后收台: 8、送走来宾后,要及时清理用品,清洁会议室内卫生,关闭空调、灯光等一切电器设备。 9、检查会场是否有参会人员遗落的物品,如有遗落的物品,马上将物品送秘书处,与参会人员联系。 10、会议服务工作结束后,按会议实际情况填写会议记录,最后将当日的会议人数、时间、次数情况做好统计工作。 |
下班时间 17:00,如须加班,时间顺延。 |
周末如须加班按会议要求,提前做好会前准备。 |
收到各司室《会议室使用登记表》后,分配会议室。会议结束后,瓷杯、杯托应立即清洗,消毒处理。 |
工作时间内不大声喧哗,不关闭室门,不吃零食,保持室内卫生,做到干净整洁。 |
会议室分布情况
会议室楼层 | 会议室规模 | 会议室用途 | 备注 | |
1 | 一层 | 45人(内20人,外25人,备5) | 外宾洽谈室 | 毛巾、瓷杯 |
2 | 一层 | 6人 | 外宾会谈室 | 毛巾、瓷杯 |
3 | 一层 | 60人 | 新闻发布厅 | 矿泉水 |
4 | 一层 | 40人 | 服务中心会议室 | |
二层 | 16人 | 第一会议室 | 党员活室 | |
5 | 二层 | 16人 | 第二会议室 | |
6 | 三层 | 16人 | 第三会议室 | |
7 | 四层 | 16人 | 第五会议室 | (有窗) |
8 | 四层 | 16人 | 第六会议室 | |
9 | 五层 | 36人(备4人) | 第七会议室 (党组会议室) | 毛巾、瓷杯 |
10 | 五层 | 16人 | 第八会议室 | 毛巾、瓷杯 |
11 | 五层 | 16人 | 第九会议室 | |
12 | 五层 | 6人 | 局长会客室 | |
13 | 五层 | 6人 | 局长会客室 | |
14 | 九层 | 10人 | 休息室 | 毛巾、瓷杯 |
15 | 九层 | 主席台8人,观众160人 | 多功能厅 | 毛巾、瓷杯、矿泉水 |
16 | 九层 | 第十会议室 | ||
合计:会议室17个
一般会议室使用登记表
使用部门:(盖章)日期:
会议名称 | 联系人 | 电话 | |||||
使用时间 | 上午 | 人数 | 第会议室 | ||||
下午 | 人数 | 第会议室 | |||||
会议要求 | 外来参会人数 | ||||||
外来参会车辆 | |||||||
备注 | 物业公司备案 | ||||||
会议服务:118室 电话:7781
特殊会议室使用登记表
会议服务:118室 联系电话:7781
使用部门 | 承办人 | 联系电话 | ||||
时间 | 月 日 时 分至 时 分 | |||||
会议室名称 | 新闻发布厅、外宾会议室、9层多功能厅 | |||||
会 场 需 求 | 1、主席台人数 |
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2、会场人数 | ||||||
3、音响 | 麦克风(有线个;无线个) | |||||
4、投影设备 | ||||||
5、9层休息室 | ||||||
6、会议用品 | 瓷杯、瓶装水、毛巾 | |||||
7、外来参会人数 | ||||||
8、外来参会车辆 | ||||||
9、其他 | 横幅制作、瓶装水由开会部门自行解决。 | |||||
会议室管理部门签字: 月日 | 使用部门签字: | |||||
备注:1、新闻发布厅、外宾会议室有会时,服务员通知中控室、音
响室人员。2、九层多功能厅有会时,服务员通知工程部,
根据市内温度调节空调和排风系统。3、物业公司备案。
信息办签字:
¥29.8
¥9.9
¥59.8