归档文件整理

归档文件整理是将办理完毕的公文，有选择地收集起来，分门别类地整理集中，以备向档案部门移交的归档的工作。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，以我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消案卷，推行文件级整理，山东省档案局从2002年起在全省推行了这一规则。

归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

1、收集文件。收集文件一般按年度进行收集，不同年度的文件一般不得放在一起整理(但跨年度的请示与批复，放在复文年整理；没有复文的，放在请示年整理；跨年度的规划放在针对的第一年整理；跨年度的总结放在针对的最后一年整理；跨年度的会议放在会议开幕年整理；非诉讼案件放在结案年整理)。

做好平时收集工作，必须建立健全归档制度。归档制度的主要内容包括归档范围、归档时间、归档要求。

“归档范围”是指一个机关形成的全部文件中哪些应该归档，哪些不应该归档。凡是本机关工作活动中形成的、办理完毕的具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。

归档时间：是指文书处理部门或业务部门需要归档的文件材料整理完后向档案室移交的时间。第二年的上半年（6月30日前）。

归档质量要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

归档文件的整理是文书处理的最后环节，归档文件收集齐全、完整也是文书处理的一项基本要求。

平时收集文件时，要收集及时，数量上齐全完整、质量上要准确系统。齐全：就是机关和各内部组织机构的文件材料都要齐全，各种门类载体的文件材料都要齐全。完整：就是归档的文件数量充分 ，能在时间上反映出本单位完整的工作活动面貌。准确系统：即归档的文件材料要遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分保管期限，科学分类，较好地反映机关的活动的基本面貌。

从档案的形成来看，档案是由文件材料转化而来的，文件转化成档案是通过归档来实现的。因此，在档案室内收集文件要保证齐全完整、准确系统。

平时收集，要做好零散文件、“帐外”文件、专门文件（如特殊载体）等的文件的收集。（1）按照收文登记薄收集（2）按发文登记薄收集，有文件编号的文件和本单位编写信息、简报不能缺少底稿，不能重号、漏号。（3）“帐外”文件：如会议记录、大事记、调查报告、规章制度、合同契约、人员花名册、调资花名册、党员花名册、党、团组织介绍信存根，各种统计表、重大事件、重大活动形成的材料等。（4）加强对电子文件的收集。电子文件的收集范围应当是反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的支持软件和数据等。（5）收集本单位工作活动中形成的业务、声像、基建、设备、实物等档案材料。

2、确定文件的归档和不归档。按照本单位制定的《文件材料归档与不归档范围》，把该归档文件保存起来，把不该归档的文件剔出。各机关团体按照国家档案局8号令要求，机关文件材料归档范围和不归档范围大体四个方面。

归档范围：

第一，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

第二，机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

第三，本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料。

第四，其他对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。

不归档范围：

第一，上级机关普发性不需要本机关办理的文件材料，任免、奖惩、非本机关工作人员有文件材料，供工作参考的抄件等。

第二，本机关的重份文件、事务性、临时性文件等。

第三，同级机关不需贯彻执行，不需办理的抄送文件材料。

第四，下级机关供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料。

3、件的确定。归档文件：即立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。

“件”即归档文件的整理单位，整理单位应为“自然件”，即单份文件，以每份文件为一件。但有些文件关联性强，利用时经常需要相互查证，实体不宜分散。《规则》允许将这些文件两份或多份作为一件，作为整理的基本单位。

第一，文件正文与定稿一般应为一件。

第二，正文与附件一般为一件。

第三，正文与文件处理单、拟办单、发文稿头纸、领导批示的签批条等，应与文件作为一件。

第四，原件与复制件（包括复印件以及抄件等）应作为一件。

第五，转发文与被转发文应作为一件。

第六，报表、名册、图册等，应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。

第七，来文与复文或去文与复文可为一件。

4、文件装订。

为了保证档案能够长期保存和有效地提供利用，在装订前必须对不符合要求的归档材料进行修整。

第一，修裱破损文件。

第二，复制字迹模糊或易退变的文件。

第三，超大纸长折叠。

第四，去除易腐性金属物。

4.文件装订，即采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起，它是归档文件整理的基础环节，也是为后续工作的开展提供条件。

一般顺序为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。中文本在前，外文本在后；汉本在前，少数民族文本在后。文件处理单放在正文前底稿后，在文件的正中或偏右加盖归档章，以更好的保护正本的原始面貌。

装订采用左侧装订，应将左、下侧对齐。

装订方法。使用缝纫机装订。三孔一线装订。

5、分类。归档文件的分类，是指在全宗内将归档文件按照一定的方法分成若干层次和类别，以构成有机体系的过程。分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。

分类方法。《规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法。

年度分类法。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用的最广泛的分类方法。归档文件按年度特征分类，可以反映一个机关单位每年工作的特点和逐年发展变化的情况，并且同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。

运用年度分类法时，正确地判定文件的日期并归入相应年度，是决定分类质量的关键。

第一，文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准，判定文件所属年度。

第二，跨年度形成的文件。机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，可能会跨年度形成文件，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。上年度的请示，下年度的批复，请示应连同办理过程中形成的其他文件归入批复的年度。

第三，几份文件作为一件时，“件”的日期。应以装订时排在前面的文件的日期为准。

第四，文件没有标注日期。常见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。

第五，有专门年度的分类方法。如教学年度，形成的文件应按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。如1995年与1995-1996学年归入同一类。

机构（问题）分类法。机构分类法和问题分类法。

机构分类法。就是根据机关内部设置第一层机构（处、室）对归档文件进行分类，哪个机构形成、阅办的文件就归到哪个处室。采用机构分类法，能最好地保持全宗内文件在来源的方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件。

鉴于机构分类法的上述优点，一般建议凡能按机构分类的单位，就应采用机构分类法。采用机构分类法时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。

问题分类法。就是按照文件内容所涉及的问题对归档文件进行分类。采用问题分类法，可以避免或减少同类文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案。由于设类可以不受内部机构的限制，机关的中心任务和主要活动可以单独设类，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。

使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部机构的职能性质来设置类别；将党委、工会、共青团等机构形成的归档文件划为“党群类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”，行政后勤部门形成的归档文件划为“行政类”等等。

保管期限分类法。就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。按保管期限分类是将档案划分为永久、定期（30年、10年）。

在机关档案室的实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。其中，年度、保管期限是必选项，任何复式分类法都必须分年度、保管期限。

我们现在通常用的分类方法为：年度—机构（问题）--保管期限分类法。即先将归档文件按年度分类，每个年度下再按机构（问题）分类，不同保管期限的档案集中排列，便于实体的查阅。

分类方法与分类方案互为因果，相互制约。在选定分类方法的基础上，联系机关实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。任何一个单位都必须制定切实可行的分类方案，并且尽量保持其相对稳定。

分类方案是进行分类工作的依据，一般分到三级类目，类目序号应是最低一级类目的序号。分类方案要科学实用，编制分类方案前，应做好调查研究工作，要了解立档单位的工作性质、职权范围、业务分工等。

例如： 临沂市档案局档案分类方案

一、文书

（一）党务

综合

1、党组会议记录、纪要

2、民主生活会议

3、支部工作

4、党内统计、名册

5、其他

组织人事

1、机构设置、人员编制、启用印章

2、干部任免、专业技术职务聘任

3、人员考核、奖惩

4、人员调配、转正、定级、抚恤等

5、劳动工资，养老、医疗保险

6、人事统计、名册

7、其他

宣传

1、理论学习

2、精神文明

3、其他

纪检

工会

学会

（二）行政综合

会议

1、局长办公会议

2、综合性工作会议

3、其他

文秘工作

1、工作计划、总结

2、简报、信息

3、文书、档案

4、机要、保密

5、机构沿革

6、大事记

7、规章制度

8、其他

行政事务

1、 后勤管理

2、 车辆管理

3、 接待

4、 其他

（三）档案执法、业务指导

1、档案法制建设

2、档案执法检查

3、机关档案

4、企业事业档案

5、 专门档案

6、 档案年度考核

7、 档案信息开发奖励

8、 其他

（四） 档案教育

1、在职教育

2、继续教育

3、岗位培训

4、职称工作

5、其他

（五）档案征集管理

1、档案征集

2、档案接收移交

3、档案管理

4、档案信息化建设

5、现行文件利用工作

6、其他

（六）档案编研

（七）档案技术保护

二、基建档案

　三、设备档案

　四、会计档案

　　1、会计凭证类

　　2、会计帐簿类

　　3、会计报表类

　　4、其他会计资料类

　 五、声像档案

　　1、照片

　　2、录像

　　3、录音

　　4、磁性材料

　　六、实物档案

　　1、奖旗

　　2、奖杯

　　3、奖牌

　　4、奖状

　　5、证书

　　七、电子档案

6、确定档案保管期限。参照本单位制定的文书档案保管期限表对每份文件确定保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。

永久：凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列入永久保管。

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料列为定期保管（30年、10年）。

7、归档文件的排列。是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件的排列次序的过程。所谓最低一级类目是指分类时所确定的类目体系中设在最低一级的类目，如按“保管期限--年度—机构（问题）”时，“机构（问题）”为最低一级类目。

归档文件排列的原则：即是按事由排列的原则。

事由原则：即同一事由的相关文件应当排列在一起的原则。按事由原则来排序反映了文件之间的有机联系。事由可指一件事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。例如：一次请示或报告，批复收到后，就可以视为一个事由办理完毕；一项工程、一次活动或一次会议，可以视为一个事由。

事由与“按问题分类”中的“问题”不同，“问题”是指一类相同性质的事情，如财务工作、人事工作等，由若干个不同事由组成。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。一个事由的文件集中存放在一起，存取也比较方便。

在实际工作中，具体的排列方法。一般是按事由结合时间、重要程度进行排列。

另外，信息、简报可按编号或期数排列。

8、归档文件的编号。归档文件的编号就是将以“件”为基本单位的归档文件在全宗中的位置用符号加以标识，并以归档章的形式在归档文件上注明，使归档文件在全宗中的位置得以确定。

按分类方案的排列顺序进行编号，在同一保管期限内每年从“1”开始进行编号（永久、30年、10年每年分别编流水号）。

归档章的项目一般包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、盒号等有关分类、排列要素在内的一组数字和字符的集合。

归档章：

编号项目确定后，要以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，归档章的作用是用以明确归档文件在全宗中的“坐标”位置。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料。（现在一般先用铅笔填写）。

归档章一般应盖在归档文件首页上居中的空白位置。

9、归档文件的编目。

编制归档文件目录。编制目录时应按照确定好的件号顺序编制归档文件目录。

归档文件目录设置内容有件号、盒号、责任者、文号、题名、日期、页数、期限、备注等。

归档文件目录按保管期限编制，分别装订成册。

10、归档文件的装盒。就是将归档文件按件号顺序装入档案盒。

装盒要求：一是不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。二是不同保管期限的档案，不应装入同一盒内。三是不同机构（问题）形成的文件不应放在同一盒内，某些机构（问题）形成的档案数量少，装不满一盒时，几个类别可合并装盒，到装满盒为止。盒内归档文件的首页之前附一份盒内文件归档目录。

归档文件要按照排列的先后顺序装盒。

11、填写盒内备考表。备考表放在盒内所有文件之后，用于对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括：文件情况说明、整理人、检查人和日期。例如：

12、填写档案盒的封面、脊背：

档案盒脊背项目包括：全宗号、年度、保管期限、机构？（问题）起止件号和盒号。例如：

档案盒的制成材料。档案盒应采用无酸纸制作。

13、整理完装盒的归档文件在橱架的排放：一般是按先上后下、先左后右顺序进行。