秘书是国家工作人员（或称公务员）众多职务中的一种，是为领导中枢和领导者提供综合性、辅助性服务的公务人员，是以文字、调研、组织、协 调等能力为手段、围绕领导意图进行工作的智力劳动者，是领导的耳目、助手和参谋 。 一秘书工作的主要内容 1事务办理 2中介沟通 3 文书工作 4信息工作 5参谋辅助 6会务操办 7 综合协调 8督促检查 二作用 1枢纽作用：2 参谋作用3信息传递作用 4协调作用 5形象作用 三秘书工作的总体特征是“辅助决策、综合服务”； 四基本原则 “第一要保密，第二要准确，第三要迅速” 五，会议筹备 议程安排 1会议应发资料2会议记录安排3幻灯或录影设备4会议预订6制作来宾名册7纪念品的制作与发放8预订回程票 六 会场的布置 1相对式：主席台与代表席采取上下面对面方式，突出主席台的位置。分为礼堂形、教室形、弦月形。 2全围式 不设专门的主席台，所有与会者均围坐于一起。分为圆形、椭圆形、长方形，多边形。3半围式：介于相对式与全围式之间，设有主席台，但在其正面和两侧安排代表席，这样即突出了主席台的地位，又有融洽的氛围，比较适合中小型工作会议。分为马蹄形、T字形、巩桥形。 4分散式：将会场分为若干个中心，每一中心都有一个主桌，在一定程度上，即能突出主桌的地位和作用，又给与会者提供多个交流的机会，气氛较为轻松和谐。分为圆桌形、方桌形、V字形。 七 座位的安排 首先，请领导确定在主席台就坐人员的准确名单；其次，确定其中身份最高的人员就座于主席台前排中央，其他人员按先左后右、一左一右顺序排列，如下图： ⑤ ③ ① ② ④ （单数） ⑥ ④ ② ① ③ ⑤（双数） 1，会议记录 1概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。a特点：一是真实性；二是资料性，可作为研究、编发、查找会议的重要原始资料长期保存。3注意事项：内容真；速度快；整理快。4为会议记录做好准备：纸笔、录音机和磁带、会议相关文件、提前到达、了解座次便于识别发言者、要有手工记录；5会议记录过程：内容完整、详略得当、最后签名并不得再加任何改动；6记录要求：准确、完整、简洁。2，会中信息（1）收集、传递和反馈；（2）对外宣传同时注意保密；（3）加工：综合、提炼、推导；（4）传递方式：口头、影像、电子、专人。（5）要求：力求全面、真实、及时、适用、重点突出。3，会议简报（1）概念：简明扼要地对会议的简要报告。（2）特点：简明扼要；迅速快捷；内容新颖；真 实准确。（3）结构：报头+报核+报尾 （4）注意：一般不超过1000字，最长不超过2000字；内容真实、准确、典型。 办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。 办公室的布局与布置 （1）布局 ①封闭式布局。②开放式布局。C 封与开结合 布置要点 营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。 布置的原则 a采用一个大间办公室。b使用同一大小的桌子。c档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。d采用直线对称的布置。e主管的办公区域需保留适当的访客空间。f将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。g主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控制和监督。②布置的原则 1全体职员的座位应面对同一方向布置。2常用的文件与档案，应置于使用者附近。3应保持公共空间和私人空间的独立。4桌与桌之间应留有一米左右的距离。5桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。6最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。7计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。 日程安排的基本要求（1）统筹兼顾 （2）安排规范（3）效率原则 （4）突出重点（5）留有余地 （6）适当保密（7）事先同意 接听电话 a听到铃声马上拿起话筒 b问候并自报家门 c确认对方 d记录并商谈有关事项 e复述、确认要点 f道别、挂机 g整理记录 打电话 1准备通话提纲 2核查电话号码 3拨出电话 4问候并自我介绍 5确认对方 6陈述内容 7复述通话内容 8道别、挂机 9整理记录 接打电话的原则与要求 表达规范、正确 礼貌热情，语气清晰和婉 语言简洁、高效 保密 注意时间 秘书的能力要求 写作能力 口头表达能力 听知能力 阅读概括能力 社交活动能力 协调能力 观察分析能力 应变能力 设备操作能力 秘书职业道德 忠于职守 严守机密 恪守信用 文明礼貌 廉洁奉公 秘书的性格要求 1、开朗 2、敏捷3、稳健4、坚毅5、幽默6、自制 三办之间 1、办文：行文（写文、走文） 办会： 办事 三办的原则1、体现秘书的综合职业能力——称职秘书的基础和基本要求。2、体现秘书处理事务工作的判断力——获取事务处理的最佳效果3、具体的原则和方法 三办的原则之具体原则与方法1、功力扎实，工作落实2、综合考虑，系统筹划3、形式多样，主攻明确4、勤于总结，勇于创新 第二、办文办会办事三者相互联系1、办文有时是通过办会解决2、办会离不开办文的工作 3、办事在多数情况下是通过办文或者办会体现的 秘书工作的悟性是指秘书在“办文 ”、“办会”、“办事”过程中体现出来的能充分领悟工作事理，能充分发挥自己的才能,把事情办得既遵章守法又使领导满意、大家认同的那样一种良好的内在素质 领悟能力。善于摸索规律，找窍门，总结经验。排忧解难 秘书悟性的境界——秀外慧中 秀外慧中：娴熟的、训练有素的工作技能，良好的形象和工作状态；高尚的品质、缜密的思维和敏捷的领悟能力。 悟性来源于以下三方面 工作阅历和工作经验 意志和品位 品质和思想水平 如何提高工作悟性 1充分认识“办文”、“办会”、“办事”中的事理，学会“懂事”，明白“事在人为” 2认识社会、认识人际关系和公共关系，树立高尚的人生观和世界观；为人畅快，办事通达 3注重提高政治思想水平和知识水平，理解和掌握我们党和国家的各项政策，掌握正确的思维逻辑和科学的思维模式 接待 接待规格 １，高规格２，对等接待 ３，低规格 接待前的准备工作 （1）、心理准备① “诚恳”的心情 ②合作的精神（2）、物质准备 ①、环境准备 ②、办公用品的准备（3）业务知识和能力的准备4）了解来宾的基本情况（5）确定接待规格。 日常接待工作流程图 布置接待的环境 迎候来访者 了解来访意图 介绍主宾双方 引导客人 向领导通报来访者情况 处理临时失约 必要时帮助上司中断来访 做好来访记录 送客 （1）基本程序 ／standup(站起来) 3S<—— see(注视对方) ＼smile(微笑) （2）基本环节 亲切迎客 热情待客 礼貌送客 预约接待的工作程序 了解来访者情况 2确定接待规格 3制定接待计划 4接待工作总结 5接待计划的实施6做好接待准备工作 公文的结构 发文机关标识 发文字号 公文标题 正文 公文生效标识 成文日期 受文者 发文机关标识 发文的处理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 注办 收文的处理 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 收文登记簿 收文号 收文日期 来文机关 来文字号 文件标题 附件 份数 密级 缓急时限 承办单位 签收人 复文号 归卷日期 备注 文件处理单 共收　份 收文号：　　　　　　办、阅人签名：　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 已分发给： 收文时间： 拟办意见： 批办意见： 办理结果：