项目采购管理的主要内容和过程

   1．编制采购计划
    编制采购计划的目的是确定何时采购何物，是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能最好地满足项目需求的过程。采购计划编制设计时需要考虑的事项包括是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少及何时采购。进行投资评估，确定初步的规格标准（可能不够详细），这些规格应说明所要求的性能标准、交货日期以及一些特殊要求，如安全和使用设备所在国家的法律要求。

    2．编制询价计划
    (1)列出可供选择的供应商或承包商名单；
    (2)获得供应源的相关资料；
    (3)获得使用供应商产品的现有用户名单，以备需要时参考；
    (4)获得可替代设备的价格，包括出厂价、运输和安装费用；
    (5)找出主要细节，即出厂日期、交货日期、安装要求和说明、操作说明或指南、设计达产产能等；
    (6)拟订期望项目生命周期，推荐备件及维护计划；
    (7)获取操作成本和性能标准；
    (8)找出供应商所能提供的售后服务；
    (9)拟订评价供应商或承包商的标准。
    3．询价
    询价是从预期的卖主那里获取有关项目需求如何被满足的意见反馈（建议书或投标书）。采用的方式主要有寻求建议书或招标方式。关于招标方式在本书后文有专门论述，这里不再详述。
    4．供方选择
    供方选择就是从所有提交建议书或投标的潜在卖主那里选定一家或几家作为该项目的实际卖主（供应商或承包商）。在供方选择过程中一般会伴随着合同谈判，最好让采购小组全体人员都参加谈判，并就有关合同的事宜在客户与供应商之间进行交流。
    谈判中应包括的事项主要有以下几个方面。
    1)商业方面最明显的是价格
    (1)价格包括什么、不包括什么；
    (2)是交货价还是安装价；
    (3)价格如何计算；．
    (4)采用何种货币；
    (5)付款方式、阶段性付款的时间和多少问题，不同的资本采购项目其付款方式是不同的；
    (6)由于通货膨胀而引起价格调整问题，最好事先确定一个调整公式。
    2)规格
    就规格而言，大多数公司都倾向于功能规格而不是产品规格。例如，一个专门的机器能够在连续运行y小时内生产z个产品。在这种情况下合同中应明确规定，在设备达到所规定标准之前保留大部分款不付，直到设备达到所规定的生产标准才付清款。
    3)担保
    要清楚地理解担保条款和担保何时失效。谁负责担保也很重要。要明确对担保人的要求。
    4)时间
    如果不能按时交货或按时投产，可能会使采购企业遭受巨大损失。
    5)其他问题
    (1)准备备件；
    (2)培训操作员工，清楚地了解供应商所提供的设施；
    (3)仲裁问题；
    (4)确定项目验收的时间。
    5．合同管理
    合同管理是确保卖方履行合同要求的过程。对于具有多个产品和服务承包商的大型项目，合同管理的一个关键方面是管理各个承包商之间的组织界面。合同管理应该贯穿整个项目管理过程，其内容主要包括：
    (1)项目计划的实施。用以授权承包商在适当时间进行工作。
    (2)绩效报告。用以监控承包商的成本、进度计划和技术绩效。绩效报告向管理层提供关于卖方如何有效地实现合同目标的信息。
    (3)质量控制。用以检查和确保分包商产品的充分性。
    (4)变更控制。用以保证变更能够得到适当批准，并保证所有应该知情的人员获得变更通知。
    6．合同收尾
    合同收尾类似于管理收尾，它涉及产品核实（所有工作是否正确、满意地完成）和管理收尾（更新记录以反映最终结果，并为将来使用而对这些信息归档）。