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福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则2011年06号文

时间：2014-04-10 11:13:10 下载该word文档

福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则

第一部分总则

第一条依据：交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《交通档案管理办法》及省有关建设项目档案管理规定。

第二条适用范围：在本省区域内从事高速公路及高速公路连接线建设工程的新建、改建、扩建等有关活动的参建单位。

第三条定义：高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种类型载体的历史记录。

高速公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的高速公路建设项目文件材料。

第二部分工作组织与职责

第四条遵照国家档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，省高指对各项目法人、设计、施工、监理、试验检测单位的档案赋有监督、指导、咨询和检查职能。

第五条高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责。实行“两纳入”、“三同步”，即将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，纳入招投标制、合同管理制；与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，“三同步”工作必须纳入工程季度、半年度、年度检查考核范畴。

第六条按照“谁形成谁负责”的原则，项目文件材料的收集、整理、归档应由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目设计单位应严格按照项目设计文件材料的收集和归档范围，做好相关设计文件材料的收集、整理、归档工作，同时还必须向项目法人单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。

项目监理单位在做好监理文件材料收集、归档的同时，应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在签订中间交工证书时，要查看已完工工程的施工资料是否收集齐全，符合要求方可签字。在合同段交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。

施工单位应负责施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，将档案编制工作纳入施工管理职责范围，自觉接受监理单位、项目法人、质监部门和上级档案部门的监督、检查。

第七条项目法人单位与设计、施工、监理、试验检测、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，特别是在与设计单位签订合同时，要求设计单位提供与相应项目设计纸质档案资料完全一致的电子图档文件（DWG格式文件）。档案管理专门条款如下：

（一）收集整理依据：《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》、《福建省公路建设项目档案管理办法》、《福建省高速公路建设项目文件材料立卷归档实施细则》及国家、省有关公路建设项目档案管理有关法律、法规；

（二）归档份数：原件完整1套；

（三）载体形式：纸质文件与电子文件同时归档；

（四）移交内容及套数：见第五部分第三十八条；

（五）完成时间：各设计、施工、监理、试验检测单位应在合同段交工验收前，完成项目档案的整理、归档和向项目法人单位的移交工作；

（六）违约责任：合同段未完成项目档案整理、归档、移交工作的，不得组织交工验收，并扣留工程保证金的10%作为违约金。

第八条各参建单位应在项目建设一开始就建立建设项目档案工作管理网络（见下图），指定一位总工程师或技术负责人分管此项工作，负责督促、指导各项目负责人对应归档的项目文件材料收集的完整、准确程度进行审查，并配备与档案任务相适应的专（兼）职档案人员，并保持其稳定性，负责文件材料的收集、整理、立卷、归档和利用工作。明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求，层层建立档案管理岗位责任制，保障档案工作顺利开展。

（一）项目法人单位档案管理框架图

（二）施工单位（项目部）档案管理框架图

（三）监理单位（总监办）档案管理框架图

（四）检测单位参照上述框架图。

第九条各参建单位应设置与工作任务相适应的档案库房并配置必要的档案装具和保护设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护，其费用应按国家规定列入工程概算。档案库房的管理应达到《福建省档案安全管理工作规定》（闽档[2008]28号）的要求。

（一）项目法人单位：

1、档案用房面积应不小于120m2，库房、阅览室、办公室三分开，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

2、所有档案资料宜保存在档案密集架或专用档案柜内，由专人负责。

3、档案库房应达到“八防”（防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫）要求，库房照明应选择无紫外线光源。

（二）施工单位（项目部）

1、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。

3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。

（三）监理单位（总监办）

1、档案库房面积应不小于20m2，净高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。

3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。

（四）检测单位

1、档案库房面积应不小于20m2，净宽高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

2、所有档案资料宜保存在专用档案柜（架）内，由专人负责。

3、档案库房应能防潮、防火、防盗，照明通风良好，并配备消防设备。

第十条项目法人单位应按照《交通建设项目档案管理登记办法》和《福建省档案登记暂行办法》要求，适时填报“交通建设项目档案管理登记表”和“福建省重点建设项目档案登记表”向相关单位报送。

第三部分文件材料的收集要求与方法

第十一条高速公路建设项目文件材料具体收集范围、保管期限及责任分工按照《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》（附件1）的规定执行。

已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步收集、整理、归档；没有形成电子文件的，除工程招投标、合同、资金管理及计划进度、线外工程、施工日记、日志、监理日志外的项目档案应进行原文扫描。同时，对利用率高的竣工文件（含竣工图），使用不低于400dpi的分辨率进行扫描，特殊纸张或档案原件清晰度不高的，可通过增加分辨率，调整亮度、对比度等技术参数，直至扫描图像清晰为止。

第十二条各参建单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，每个工序或分项工程完工，应及时收集相关文件材料，并进行分类、整理、编目，做好预立卷工作。

（一）根据已批复的单位、分部、分项划分，建立内业资料管理台帐（见附件2），并设置相应档案盒及标签，事先上架。

（二）按照《福建省高速公路主要施工质量保证资料整理目录提纲》的要求，在每个分项工程的开始，项目部分管领导、内业工程师及专职档案员在进行有关技术交底的同时，布置每个分项质保资料填写要求：格式、样式、内容等。按施工工序、环节要求，施工技术人员、测量人员、试验人员进行现场资料实时填写，与工程进展同步。

（三）各业务部门、施工队、驻地办在完成分项工程中间交工后一周内向专职档案员移交工程资料，专职档案员进行整理、编目、上架、归档，同时完成分项工程的照片收集整理工作，保证工程资料归档与工程建设的同步性。

（四）制定档案借阅制度，建立借阅台帐。

（五）及时编制施工大事记和定期（按季）收集施工日记、监理日记。

第十三条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立项审批等文件，原件保存在省高指、省交通运输厅或其他部门的，项目法人要复印归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。

第十四条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，产生及使用部分标注清楚，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

第十五条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范；纸张宜采用70g/m2以上白色A4纸制作，小于A4纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。

第十六条数码照片的收集范围执行附件1规定，特别应注重收集隐蔽工程、整改前后对比、施工重点工艺等内容的照片；数码照片的排列顺序应采用单位（分部、分项）工程的方法；数码照片的著录说明应依据国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）规定的六要素（照片号、题名、拍摄时间、摄影者、工程部位、文字说明）认真填写。

数码照片应连同汇总编制的照片说明、目录、总说明一同刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出6英寸纸质照片与说明一并整理归档。光盘和纸质相册应一同向业主移交。

第十七条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）的要求。

第十八条竣工图编制要求：

（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章（附件3）并签署，经监理审核签字认可；如施工单位委托设计单位编制的，施工单位和监理单位应进行审核并签字认可。

（二）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、工艺、平面布置等重大变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签除保留原设计图图标的内容外，还应增加“编制人”、“技术负责人”、“驻地监理”等栏目，不用加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字。

（三）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出施工图图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

（四）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。

（五）竣工图的排列及内容要求

1、图纸封面（附件4）

2、竣工图总目录：参照施工图格式

3、竣工图编制说明：内容为本册竣工图所反映工程技术情况的说明，应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间等。

其中变更情况应体现：变更令号或批复文件文号、变更的具体内容、所在图纸页次和变更资料所在的档号、页次都必须逐条列出，对应每张竣工图有变更的部分要在说明栏中注明所有变更依据、变更内容、变更部位、变更数据。

4、本册目录

（六）图纸按A3规格装订成册对折装入A4档案盒，若对折后图纸厚度超过6cm的，可拆卷装订装入A4档案盒。大于A3规格的图纸要按规范折叠成A4规格，图标外露，可不装订，但必须逐张加盖档号章。

第四部分文件材料的整理

第十九条高速公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。

第二十条案卷及卷内文件的排列：

（一）立项审批阶段文件材料根据不同审批事项内在联系分别整理组卷。同一审批事项按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。同一设计阶段审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（三）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

（四）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。各参建单位就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

（五）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（附件5），一览表归入变更文件的第一份。

（六）施工文件材料：

1、原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，应归入单位（分部、分项）工程整理组卷。除此之外，可以合同段为单位，按照原材料类别分别整理组卷。

2、各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

3、按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照监理批复的“单位、分部、分项工程一览表”顺序，结合施工工序顺序依次进行排列。以土建工程为例，同一分项工程文件材料原则上按分项工程开工申请批复单及附件（其中原材料试验复印件归档时可剔除）、技术交底资料、检验申请批复单及附件（含施工放样、施工原始记录、现场试验报告及记录、质量检验报告单）、中间交工证书、整改通知及反馈顺序排列。

4、合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

5、竣工图参照施工图顺序排列。

6、设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（七）监理文件：

1、监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。

2、旁站监理记录按施工合同段整理组卷。

3、监理日志按照监理机构、人员，结合形成时间整理组卷。

4、监理独立抽检材料先按合同段分开整理，同一合同段文件材料，结合单位、分部、分项工程整理组卷。

（八）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、车辆通行情况、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

（九）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。

（十）计量支付文件、计划进度报表按照合同段分别整理组卷，同一合同段结合时间先后依次进行排列。

第二十一条卷内文件页号的编制

（一）卷内文件均以有书写内容的页面编写页号，采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。

（二）页号编写位置：统一使用黑色油墨的号码机以阿拉伯数字标注，单面书写的文件编在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。

（三）卷内目录、卷内备考表不编页号，各案卷之间不连续编页号。

第二十二条卷内目录的编制（附件6）

卷内目录的条目以每份文件为单位形成。正文与附件为1份，原件与复制件为1份，转发文与被转发文为1份，正文与发文稿纸为1份，开工申请单及施工组织或施工技术方案为1份，单独报验的原材进场材料报验单、试验报告、记录、出厂证明合为1份，施工放样报验单及附件为1份，检验申请批复单及附件为1份，施工日记和监理日记1本为1份；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、来函与复函、监理指令与反馈）各为1份。

卷内目录必须计算机打印，文件版本采用Excel 97以上格式，其卷内目录包含以下内容：

（一）序号：应用阿拉伯数字从“1”起依次标注卷内文件的顺序。

（二）文件编号：填写文件材料的原始编号或图号。无文号或图号可空白。

（三）责任者：填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位，两个责任者之间用“；”连接。若名称过长则填写通用简称，简称由项目法人单位统一规范。

（四）文件材料题名：填写卷内文件材料标题的全称。归档外文资料其题名应译成中文。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应根据文件内容重新拟定或补充，并外加“[ ]”符号。填写施工、监理文件材料题名时，应将单位、分部和分项工程名称纳入题名内。

（五）日期：填写文件材料形成最终日期，以8位阿拉伯数字标注，如20000103。

（六）页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号，中间用“—”隔开。属已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（七）备注（需要时填写，如果有与卷内文件材料内容相关的特殊载体的档案，要在此标注具体载体的档号）。

第二十三条卷内备考表的编制（附件7）

（一）卷内备考表要注明本案卷组卷情况及本案卷包含份数、总页数，说明复印件归档原因和原件存放地。

（二）立卷人：由责任组卷人签名。

（三）立卷日期：填写完成立卷的日期。

（四）检查人：由部门或项目技术负责人及监理签名。

（五）检查日期：填写审核的日期，应比立卷日期晚或同日。

（六）互见号：应填写反映同一内容而形式不同载体档案的档号，档号后应注明其载体形式，并用括号括起。

第二十四条案卷装订

（一）成卷的文件材料除蓝图及成册文件材料外，均应采用白色档案专用线三孔一线左侧装订，孔距80mm，装订线距左纸边10mm，案卷底边和装订边要整齐，表头在上或左侧。

（二）不同幅面的文件材料要折叠统一幅面,破损的要先修复，然后再装订。幅面一般采用统一标准A4或A3纸规格，图样折叠时标题栏露在右下角。

（三）案卷装订前，应去除掉金属物、塑胶、塑封、塑膜、胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

（四）不装订的图纸及成册文件材料，应在每份文件首页的右上方加盖档号章。

档号章式样

35mm 15mm

第二十五条案卷封面和脊背的编制（附件8、9）

（一）案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表及封底组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），内容统一采用电脑打印。

（二）卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷的起止档号。）

（三）内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。

1、案卷题名：应能准确反映本案卷的基本内容，包括建设项目名称、起讫里程、单位（分部、分项）工程名称及文件材料。题名字数以不超过80字为宜，批准的原立项名称太长的，可用通用的简称。

2、立卷单位：填写案卷组卷单位全称。

3、起止日期：填写卷内文件形成的起止日期。以8位阿拉伯数字表示，不足8位的要补“0”，如 “20051000—20051215”。

4、保管期限：应依据《福建省高速公路建设项目文件材料收集范围、保管期限及归档单位》填写。

5、密级：根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。

6、档号：由项目法人单位或档案接收单位编制。项目名称采用建设项目名称的第一个汉语拼音大写字母，一个项目跨两个及以上地区的则要加地区代号，地区代号：福州地区—1，厦门地区—2，莆田地区—3，三明地区—4，泉州地区—5，漳州地区—6，南平地区—7，龙岩地区—8，宁德地区—9。如永武高速公路三明段、龙岩段的档号分别为YW4和YW8。

原则上一个项目案卷数少的情况下，一个项目只编一个案卷流水号；案卷数多的情况下，最多一个阶段编一个案卷流水号。

方法1：一个项目只编一个案卷流水号。以福州绕城高速公路为例，从立项审批、勘察设计、工程准备、施工文件至交竣工验收阶段共形成项目档案3500卷，则档号从第一卷FR—1，一直编到FR—3500。

方法2：一个阶段编一个案卷流水号。以福州绕城高速公路为例：其立项审批阶段共有230卷，则档号从此阶段的第一卷FR·1—1，编到最后一卷FR·1—230；勘察设计阶段共有330卷，则档号从此阶段的第一卷FR·2—1，编到最后一卷FR·2—330；其它阶段则以此类推。

例： FR·1—××

案卷流水号

立项审批阶段

福州绕城高速

第二十六条案卷目录的编制（附件10）：经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电子版）。

（一）序号：填写登录案卷的流水顺序号。

（二）档号、案卷题名、保管期限，填写方法同第二十五条。

（三）总页数：填写案卷内全部文件的页数之和。

（四）备注：可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

第二十七条卷盒、内封面、卷内目录、备考表和封底的规格及其制成材料

（一）案卷应用内封面、封底装订后，装入卷盒。

（二）卷盒的外表面规格为：305mm×220 mm，厚度有10、20、30、40、50、60mm六种规格；内封面、封底、卷内目录、备考表、分类目录的尺寸为297 mm×210 mm。

（三）卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

（四）内封面、封底宜采用牛皮纸装订。

（五）卷内目录、卷内备考表、分类目录宜采用70g以上白色书写纸制作。

第五部分档案的汇总、验收与移交

第二十八条各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录、卷内目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并办理移交手续，填写移交清册（附件11）。整个建设项目交工验收后，项目法人要填写档案审查意见，报备省高指。

案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

第二十九条项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行系统化整理和排列。案卷排列顺序按照立项审批、勘察设计、工程准备、施工、交竣工验收等不同阶段依次进行汇总整理和排列。其中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理和排列，每个合同段档案按照监理批复的“单位、分部、分项工程一览表”排序。

招投标、合同及资金、计划进度类档案可单独整理和编目。

第三十条项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷编制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。

第三十一条凡经交通运输部审批初步设计的高速公路项目档案专项验收工作，由交通运输部档案馆组织或委托省交通运输厅组织。其它项目档案专项验收工作按照国家及省有关行政审批规定执行。

第三十二条项目法人申请项目档案专项验收前，应组织有关参建单位按照交通建设项目档案管理有关要求进行自检，并形成自检报告。如在交工验收阶段已经完成项目档案审查并形成审查意见的，可不单独进行建设项目档案自检。

项目档案自检报告或审查意见应包括下列内容：

（一）项目建设及项目档案管理概况；

（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

（三）项目文件材料收集整理所依据的标准；

（四）项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况，案卷数量；

（五）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

（六）存在的问题及解决措施。

第三十三条申请项目档案专项验收条件：