电子档案管理系统操作手册

浙江安普利通信技术有限公司

二○一四年六月

目录

1．前言 3

1.1导言 3

1.2适用对象 3

1.3公司地址 3

2.开始使用 4

2.1登录系统 4

2.2系统主界面介绍 5

3.电子档案管理操作指南 6

3.1首页 6

3.2档案查询 6

3.2.1个人查询 6

3.2.2单位查询 6

3.2.3业务查询 7

3.3档案采集 8

3.3.1历史采集 8

3.3.2事后采集 9

3.3.3实时采集 10

3.4影像管理 10

3.4.1建档 10

3.4.2归档 11

3.4.3变更 11

3.4.4销毁 11

3.5档案管理 11

3.5.1收集 12

3.5.2整理 12

3.5.3登记 12

3.5.4借阅 12

3.5.5归还 13

3.5.6催还 14

4.系统管理操作指南 15

4.1接口管理 15

4.1.1业务系统 15

4.1.2档案属性 16

4.1.3接口协议 16

4.2库房管理 17

4.2.1物理位置 17

4.3系统管理 17

4.3.1组织机构 17

4.3.2角色管理 19

4.3.3用户管理 20

4.3.4菜单管理 21

4.3.5权限管理 21

4.3.6服务器配置 21

4.3.7服务器监控 22

4.3.8日志管理 22

1．前言

1.1导言

电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。本手册介绍了电子档案管理系统V1.0（以下简称电子档案系统）操作及使用，主要包括两部分，第一部分涉及到从纸质档案的采集，电子档案的建立，到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能，第二部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、权限、接口等方面的相关配置，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的使用说明。

1.2适用对象

本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作的档案管理员，以及需要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员。

1.3公司地址

浙江安普利通信技术有限公司

通信地址：杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼

联系电话：0571-********

传真号码：0571-********转811

2.开始使用

2.1登录系统

打开浏览器，在地址栏中输入权力运行工作平台的网址，如http://XXXXX:7001/erecord（其中IP地址和端口以当地应用地址为准），进入登录窗口。如下图2-1所示：

图2-1电子档案系统登录界面示意图

输入用户名和密码，回车或点击【登录】即可进入系统主界面。如下图2-2所示：

图2-2 电子档案系统主界面示意图

2.2系统主界面介绍

图2-3系统主界面介绍示意图

主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块：

登录信息栏：可查看当前登录的用户信息，点击【退出】可以切换其他用户登录；点击【修改密码】可以对自己帐号的密码进行修改。

业务菜单栏：为用户的模块栏（此栏目视用户权限的不同而不同，图片中展示的是超级用户权限，即显示出系统所有模块）。用户可以点击不同的模块进入对应模块所显示的信息界面。主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。其中前面五个模块是电子档案系统的档案维护相关的功能，后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的功能。

工作台：是用户的进行系统操作的主要区域，也是系统信息展示的主要区域。

3.电子档案管理操作指南

3.1首页

正在建设中

3.2档案查询

图3-1 档案查询子菜单界面示意图

【档案查询】模块是对系统中所有已采集档案的检索和查询，当鼠标移动到【档案查询】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-1，分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】。

3.2.1个人查询

正在建设中

3.2.2单位查询

正在建设中

3.2.3业务查询

图3-2 业务查询界面示意图

选择【档案查询】->【业务查询】，进入如图3-2所示的业务员查询界面。

● 档案检索：先选择档案类别，然后依次选择我们所需的其他关键词，如档案编号，档案上传人等，点击“查询”就可以检索出我们所需要的档案，并以列表的形式显示其简略信息；

● 详细信息查看：对于检索出的每条档案记录，点击其操作栏下面的“”按钮，在下面就会显示这条档案的详细信息，如图3-3所示，在这里点击“附件”，即可查看该档案上传的映像附件。

图3-3 档案详细信息示意图

3.3档案采集

图3-4 档案采集子菜单界面示意图

【档案采集】模块是利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文件”上传到系统中，之后可以对这些“电子文件”进行“建档”、“归档”等操作，使之转化为可以进行在线预览和借阅的电子档案。当鼠标移动到【档案采集】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-4，分别为【基础采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】。

3.3.1基础采集

正在建设中

3.3.2历史采集

【历史采集】是针对系统创建之前已经入库的纸质档案，利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为电子文件上传到系统中。

选择【档案采集】->【历史采集】，进入如图3-5所示的界面。

图3-5 历史采集界面示意图

✧ 档案增加：点击“增加”弹出如图3-63所示的窗口，先选择档案类别，然后依次录入该类别档案所需的相关信息，如档案编号，档案上传人，上传人身份证号等等，点击“附件”，上传该档案相关的影像资料；

图3-6 档案增加示意图

✧ 在采集档案修改、删除：对于处于“采集”状态（指还没有建档的档子文件）电子文件，的 “查询”按钮，找到需要进行处理的电子文件，如图3-7，点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除；

图 3-7 档案修改、删除示意图

✧ 建档：对于已采集的电子文件，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些电子文件，此时它们的状态 为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理员填入审核信息，这些电子文件就转变为较正式的电子档案，流转到“建档”环节中，这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除。

图3-8 采集文件建档示意图

3.3.3事后采集

【事后采集】是针对我们业务系统中产生的档案进行采集，当本系统与业务系统做好接口对接后，业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息，包括档案编号等等，这些信息会传递到我们系统中，按照与历史采集相似的操作方法，把这些唯一的标识信息录入系统，在系统中形成与业务系统相对应的电子档案，实现电子档案共享。

事后采集除录入档案信息时必须与业务系统一致外，其他操作与历史采集相同，这里不再过多介绍，详情参照章节3.3.1。

3.3.4实时采集

正在建设中。

3.4影像管理

【影像管理】模块是将已建档的电子档案进行归档，系统管理员将纸质档案入库，纸质档案与电子档案完全对应，形成正式的电子档案，同时还提供废弃档案销毁和原始档案变更的相关功能。当鼠标移动到【影像管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的四个子菜单，如图3-9，分别为【建档】、【归档】、【变更】、【销毁】。

图3-9 影像管理界面示意图

3.4.1建档

选择【影像管理】->【建档】，进入如图3-10所示的建档界面。

图3-10 建档界面示意图

✧ 查询已建档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息；

✧ 撤销建档：电子档案一旦建档则不能被修改和删除，如果我们需要对档案信息进行编辑，则需要点击“撤销建档”，使该档案由“建档”状态变为“采集”状态；

✧ 归档：档案管理员将纸质档案入库后，选择相应的建档信息，点击“归档”，输入相关审核信息，则形成正式的电子档案。

3.4.2归档

选择【影像管理】->【归档】，进入如图3-11所示的归档界面。

图3-11 归档界面示意图

✧ 查询已归档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息；

✧ 撤销归档：点击“撤销归档”，使该档案由“归档”状态变为“建档”状态；

3.4.3变更

选择【影像管理】->【变更】，进入如图3-12所示的归档界面。

图 3-12 变更界面示意图

✧ 提交变更申请：点击“变更申请”，输入要变更档案的档案编号，以及档案变更信息和要变更的附件；

✧ 审核变更：选中变更申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后档案信息和内容正式变更；

3.4.4销毁

选择【影像管理】->【销毁】，进入如图3-13所示的销毁界面。

图3-13 销毁界面示意图

✧ 提交销毁申请：点击“销毁申请”，输入要销毁的已归档档案的编号，依次输入所属机构，销毁原因等相关信息；

✧ 审核销毁：选中销毁申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后该档案的所有信息都会清除；

3.5档案管理

【档案管理】模块是根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子档案实施和纸质档案进行统一化、规范化的档案管理。主要包括收集、整理、登记、借阅、归还、催还等覆盖案卷使用和维护的各环节管理。当鼠标移动到【档案管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的六个子菜单，如图3-14，分别为【收集】、【整理】、【登记】、【借阅】、【归还】、【催还】。

图3-14 档案管理界面示意图

3.5.1收集

选择【档案管理】->【收集】，进入如图3-15所示的收集界面。

图3-15 收集界面示意图

【收集】模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门，要对提交的档案资料作一个记录，并可以跟踪这批资料的后续处理过程。点击“增加”按钮，依次填入相关的收集信息后保存。

3.5.2整理

选择【档案管理】->【整理】，进入如图3-16所示的整理界面。

图3-16 整理界面示意图

【整理】模块是对已收集但未整理的档案材料进行整理，并且修改材料的处理状态。点击“增加”按钮，依次填入相关的整理信息后保存。

3.5.3登记

选择【档案管理】->【登记】，进入如图3-17所示的登记界面。

图3-17 登记界面示意图

【登记】模块对已整理的档案材料进行登记，并且修改材料的处理状态。点击“增加”按钮，依次填入相关的登记信息后保存。

3.5.4借阅

选择【档案管理】->【借阅】，进入如图3-18所示的借阅界面。

图3-18 借阅界面示意图

✧ 查询已借阅档案：点击“查询”按钮，依次选择业务系统、档案类型及档案编号，查询“待审核”和“审核通过”的档案借阅信息；

✧ 借阅档案：点击“增加”按钮，弹出图3-19所示的界面，依次录入档案相应的业务系统，档案类别，档案编号及借阅人资料，借阅目的，预计归还时间等信息后，点击“确定”，该档案状态变为“申请中”，并将该条借阅信息提交给档案管理员；

图3-19 借阅信息界面示意图

✧ 审核借阅档案：档案管理员对于借阅信息查看后进行审核，审核通过后转交申请者纸质档案，该档案的状态变为“审核通过”，则其他人不得在进行借阅。

3.5.5归还

选择【档案管理】->【归还】，进入如图3-20所示的归还界面。

3-20 归还界面示意图

✧ 查询归还档案信息：点击“查询”按钮，依次录入借阅编号和档案编号，查询“待归还”、“已归还”、“已催还”的档案信息；

✧ 审核归还档案：借阅人归还纸质档案，档案管理员确认无误后，点击“审核”按钮，则该档案变为“已归还”状态；

✧ 催还档案：点击“催还”按钮，可以对任意一条未归还的档案进行催还，催还后该条档案进入催还列表，可以再催还列表中查看。

3.5.6催还

选择【档案管理】->【催还】，进入如图3-21所示的催还界面。

图3-21 催还界面示意图

催还模块是对已催还档案的查看，可以查看其催还次数、催还时间等具体信息。

4.系统管理操作指南

4.1接口管理

4.1.1业务系统

选择【接口管理】->【业务系统】，进入业务系统配置界面，如图4-1所示。

图4-1 业务系统界面示意图

✧ 新增业务系统：点击“增加”按钮，界面下方弹出图4-2所示的业务系统增加界面，依次填入相应信息，点击确定后保存；

图4-2 业务系统增加界面示意图

图4-3 业务系统修改界面示意图

✧ 查看业务系统详细信息：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，在下方弹出其详细信息；

✧ 修改业务系统：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统的详细信息进行修改；

✧ 修改业务接口关联：

✧ 修改关联角色：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，对业务系统的关联角色进行修改；

✧ 删除业务系统：查看已有的业务系统，如图4-3，点击操作列中“”，删除不需要的业务系统。

4.1.2档案属性

选择【接口管理】->【档案属性】，进入档案属性和档案类型配置界面，如图4-4所示。

图4-4 档案属性界面示意图

✧ 新增档案类型：直接在原有的档案类型上右击，在弹出的对话框中选择“新增类型”

4.1.3接口协议

选择【接口管理】->【接口协议】，进入接口协议显示界面，如图4-5所示。

图4-5 接口协议界面示意图

接口协议是系统配置好的，不需要我们进行其他配置。

4.2库房管理

4.2.1物理位置

正在建设中

4.3系统管理

4.3.1组织机构

选择【系统管理】->【组织机构】，进入组织机构配置界面，如图4-6所示。

图4-6 组织机构配置

✧ 新增组织机构：点击“增加”按钮，弹出图4-7所示的窗口，依次填入机构名称、上级机构名称等内容后点击“确定”保存；

图4-7 组织机构新增界面示意图

图4-8 组织机构修改界面示意图

✧ 查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该组织机构的详细信息；

✧ 修改组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，修改该组织机构的信息；

✧ 系统关联：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，选择相应的业务系统，将组织机构与业务系统相关联；

✧ 删除组织机构：查看组织机构：对于查询到的组织机构，如图4-8所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除作废的组织机构；

4.3.2权限配置

（1）用户属性配置

选择【系统管理】->【权限配置】->【用户属性】，进入用户属性界面，如图4-9所示。

图4-9 用户属性界面示意图

✧ 新增用户：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入员工编号、系统选择、登录帐号以及新增用户的个人信息后点击“确定”保存；

✧ 修改用户基本信息：对于已创建到的用户，如图4-9所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该用户的基本信息；

✧ 角色关联：对于已创建到的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有角色”中选择该用户的角色后保存，不同角色对应不同的用户权限，按照需要选择相应角色；

✧ 系统关联：对于已创建到的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有系统”中选择该用户的所属的业务系统后保存；

✧ 权限关联：对于已创建的用户，如图4-9所示，在右侧“已拥有权限”中选择该用户的权限后保存；

✧ 地区关联：对于已创建的用户，如图4-9所示，在右侧“所属地区”中选择该用户的所属地区后保存；

✧ 删除用户：对于已创建到的用户，如图4-9所示，点击“删除”按钮，删除该用户。

（2）人员角色配置

选择【系统管理】->【权限配置】->【人员角色】，进入人员角色配置界面，如图4-10所示。

图4-10人员角色界面示意图

✧ 新增角色：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入角色名称、系统选择等信息后点击保存；

✧ 修改角色信息：对于已创建到的用户，如图4-10所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该角色的基本信息；

✧ 权限关联：对于已创建的用户，如图4-10所示，在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存；

✧ 菜单关联：对于已创建的用户，如图4-10所示，在右侧“已拥有菜单”中选择该角色所能打开的菜单后保存；

（2）业务系统配置

选择【系统管理】->【权限配置】->【业务系统】，进入业务系统配置界面，如图4-11所示。

图4-11 业务系统界面示意图

✧ 新增业务系统：点击“增加”按钮，填入该业务系统的相关信息后点击保存；

✧ 修改业务系统信息：对于已创建到的用户，如图4-11所示，点击其操作栏中的“修改”按钮，修改该角色的基本信息；

✧ 角色：对于已创建的业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存；

✧ 接口关联：对于已创建的业务系统，如图4-11所示，在右侧“已拥有角色”中选择该业务系统所需的角色后保存；

4.3.4菜单管理

选择【系统管理】->【菜单管理】，进入菜单管理界面，如图4-12所示。

图4-12 菜单管理界面示意图

这一部分是对档案属性进行配置，已配置完成。

4.3.5权限管理

【权限管理】是对按钮操作类型进行配置，系统已配置好，无需配置。

4.3.6服务器配置

选择【系统管理】->【服务器配置】，进入文件服务器配置界面，如图4-13所示。

图4-13 服务器配置界面示意图

服务器配置是选择电子档案系统对应的文件服务器，也就是保存电子档案文件的服务器。

✧ 新增文件服务器：点击“增加”按钮，在页面下方弹出的窗口中依次填入组别、服务器IP地址、端口（默认22122）、等服务器基本信息后点击“确定”保存；

✧ 查看服务器信息：对于已创建的文件服务器，如图4-13所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该文件服务器的详细信息；

✧ 删除文件服务器：如图4-13所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除该文件服务器。

4.3.7服务器监控

选择【系统管理】->【服务器监控】，进入文件服务器监控界面，如图4-14所示。

4-14 服务器监控界面示意图

服务器监控模块主要是监控文件服务器是否在可用状态，以及文件服务器硬盘剩余空间。

✧ 查看服务器监控信息：如图4-14所示，点击其操作栏下的“”按钮，查看该文件服务器监控的详细信息；

✧ 删除文件服务器：如图4-14所示，点击其操作栏下的“”按钮，删除对该文件服务器的监控。

4.3.8日志管理

选择【系统管理】->【服务器监控】，进入文件服务器监控界面，如图4-15所示。

图4-15 日志管理界面示意图

日志管理模块主要是方便管理员查看系统的登录信息，以及用户登录后主要的操作的功能模块有哪些，方便管理员在系统出现错误日志时进行分析。