公司级会议管理制度

目 次

一、目的

规范公司级会议管理，实现公司标准化管理。

二、术语解释

公司级会议：公司总经理参加或组织召开的会议。

会议变更：会议时间、会议地点、参会人员、会议议题发生变更。

会议取消：原计划的会议不召开；

三、适用范围

本公司公司级会议管理。

四、简易描述

1 会议类型

常规会议、评审会议、例会、临时会议。

2 会议组织部门

总经理或总经理管辖（或兼职管辖）的直接下属部门。

3 会议记录人

XXXX

4 流程概述

见附件“附件一、公司级会议流程概述”。

五、常规会议流程描述

5.1 资料准备

会议组织部门负责人根据会议的议题提前1天准备会议相关资料。

5.2 会议通知

会议组织部门提前1天落实会议地点、会议时间、参会部门、参会人员，确保一切可行后，将会议相关资料发送给各位参会人员，同时将相关信息通知会议记录人。

与会人员仔细查阅材料、分析研究，对会议内容中提出的问题提供解决方案，必要的情况下，可召集相关人员进行讨论。

例会按本文件规定时间执行，各相关与会人员根据例会职责准备相关资料，准时参加，不再通知。

5.3 会场布置

会议记录人负责在会议召开前，打扫干净相应的会议室，布置合适数量的座位，检测完毕投影等设备正常工作，制定一份《会议签到表》打印、签字、放置到“会议签到处”。

5.4 会议签到

参会人员穿工作服，自备纸笔，按照会议通知要求会议时间，提前到达会场，在《会议签到表》的“签到栏”相应位置签署本人姓名及签到时间，就坐等待会议的召开。

开会前，会议记录人收回《会议签到表》，并向会议组织部门落实会前请假人员并记录在《会议签到表》。

会议开始时，参会未签到的人员，视为迟到，由会议记录人提醒其签到并监督其签到时间；未到会场人员，由会议记录人在《会议签到表》登记缺席人员姓名。

5.5 会议记录

重要会议或总经理安排需要做会议记录的，应做会议记录。会议记录人全程参加会议记录参会人员讨论的问题，现场制定《会议记录》并现场与参会人员核实，有异议的现场修改直至无异议，分歧较大的，可举手表决，超过参会人员半数同意方可通过，总经理有一票否决权；相关人员未现场提出异议的，视为认同。会议讨论完毕，会议记录人打印一份《会议记录》，在“拟制”处签字，各与会人员在《会议记录》中相应的栏位签名、确认会议记录并填写签字时间。

5.6 会议签退

散会时，各与会人员离场时在《会议签到表》中“签退栏”相应的栏位签名并填写签退时间后方可离开会场，未签退人员视为早退（早退时间由会议记录人确定填写），会议记录人负责监督签退、收回《会议记录》。

5.7 纪要下发

重要会议，会议记录人负责依据《会议记录》拟制、打印《会议纪要》，在“拟制”处签字，报总经理审核通过后，在“审批”处签字。会议结束后2日内，会议记录人负责将《会议纪要》报送与会人员及《会议纪要》内容中涉及的责任人签收、确认。

普通会议，会议记录人按照“5.5会议记录”要求，现场制定、打印《会议纪要》（无法当场完成的，会议结束后1日内），在“拟制”处签字，报总经理审核通过后，在“审批”处签字，会议记录人负责将《会议纪要》报送与会人员及《会议纪要》内容中涉及的责任人签收、确认。

《会议纪要》要求事件描述详细、时间、地点、责任人、措施、目标、见证资料、考核方式、考核人明确、完整。

5.8 落实纪要

各参会人员或《会议纪要》涉及的责任人认真履行会议纪要内容。

会议记录人按照《会议纪要落实管理流程》落实会议内容执行情况。

5.9 会议归档

会议记录人负责将每次会议的：

a）《会议签到表》；

b）《会议记录》（如有）；

c）《会议纪要》。

分别按月整理、装订，部门存档。

5 会议取消

由会议组织部门负责人负责通知各与会人员会议取消。

6 会议变更

7.1 会议召开前变更会议的，由会议组织部门负责通知所有与会人员会议变动事项，同时告知本次会议是否取消，会议取消的由会议组织部门重新组织会议。

7.2 会议召开过程中，特殊情况变更会议的（即会议中断），由会议记录人将中断及下次会议安排情况写入会议记录（纪要）。

7 会议请假

与会人员不能参加会议或参加会议过程中需请假的，向会议组织部门负责人请假，在取得会议组织人员同意的情况下可以请假，同时请假人应根据会议涉及职责的相关性安排人员替代自己。

如请假人员请假导致会议无法正常进行的，按“7 会议取消”取消会议，同时按“8 会议变更”重新组织会议。

六、其他类型会议流程的说明

其他会议流程环节见“附件一、公司级会议流程概述”，流程环节同常规会议流程。

对于紧急召开的临时会议，特殊情况下，按流程环节，可于会中或会后补办相关手续。

七、会议优先级

1、原则上集团级会议优先于公司级会议，公司特殊紧急会议由公司总经理与集团董事长协商调整；

2、公司级会议优先于部门会议；

3、公司级会议优先级：紧急性质的临时会议＞例会＞评审会议＞常规会议＞其他临时会议；

4、例会不能按时召开的，由会议记录人负责电话通知顺延，并在《会议签到表》备注例会延迟原因。

八、会议要求

1、会议组织部门组织会议不完整（如未落实地点、人员、议题，未通知到位等）导致会议无法正常进行的，负激励会议组织人50元/次；

2、参会人员应穿着工作服参加会议，未穿工作服的，负激励当事人10元/次；

3、代人签到、签退《会议签到表》的，负激励代签人100元/次；

4、迟到、早退的，负激励当事人50元/次；

5、未请假缺席会议的，负激励缺席人100元/次；

6、会议中，需要出入会场或接打电话等特殊情况，经会议组织人同意后，及时处理完毕回会场，如耽误会议正常进行的，负激励20元/次；

7、会议中，手机响铃、随意出入会场、接打电话以及其他扰乱会场的行为，负激励当事人20元/次，一次会议中，再次出现上述情形，负激励当事人50元/次；

8、会议以解决问题为目的，讨论会议无关的话题、言行过激、掺杂个人感情的，由会议组织人警告一次，再次触犯的，负激励责任人50元/次；

9、会场吸烟的，负激励50元/次，强行制止吸烟；

10、会议时间超1.5小时的，每1.5小时休息10分钟；按时开会、散会；如散会时间会议主题未讨论完毕的，对于后续有会议安排的，重新组织会议讨论；对于后续无会议安排的，会议组织人取得与会人员同意情况下，会议可以继续的，继续讨论，无法继续的按时散会；

11、未及时发放《会议纪要》导致无法落实会议决议的，负激励责任人50元/次；

12、会议中评审通过的工作任务，责任人会后未履行的，负激励责任人100元/次；

13、会议文档丢失的，负激励责任人20元/件；

14、弄虚作假，否认事实的，负激励当事人100元/次；

15、 其他违反本管理文件的情形，视情节严重程度不同给予50-200元罚款。

九、费用管理

1、会议记录人负责乐捐费用管理，建立费用明细账，所有会议人员负责监督。

2、乐捐费用可用于爱心捐款、补助贫困职工、会议支出等用途。

十、其他

1、本管理文件由XXX部门负责解释；

2、本管理文件自XXXX年XX月XX日起实施。

3、本管理文件为存档文件，带有文件发放、回收记录。

十一、附件

附件一：会议签到表

编号：

拟订：

附件二：会议记录

编号：

一、会议主题：

二、时 间： 年 月 日 地 点：

三、主 持 人：

四、参会人员：

五、依据文件：依据《会议签到表》，编号： 。

六、发送部门：

七、会议记录内容如下：

1、

XXX部门

年 月 日

文件签收、退：

备注：打印文件，手写、涂改无效。 拟制：

附件三：会议纪要

编号：

一、会议主题：

二、时 间： 年 月 日 地 点：

三、主 持 人：

四、参会人员：

五、依据文件：依据□《会议签到表》□《会议记录》，编号： 。

六、发送部门：

七、会议决定内容如下：

XXX部门

年月日

文件签收、退：

备注：打印文件手写、涂改无效。

拟制： 审批：

附件四、公司级会议流程概述