昆档发（2004）24号

关于印发《昆山市档案馆档案管理

规范实施方案（试行）》的通知

各镇党委、政府，开发区管委会，市各部委办局，各直属单位：

根据《江苏省各级国家档案馆档案管理规范（试行）》，结合我市实际，市档案馆制订了《昆山市档案馆档案管理规范实施方案（试行）》，现印发给你们，请结合本单位实际情况认真贯彻执行。

《实施方案》的制订和实施，是市档案馆工作进一步贯彻执行《档案法》、《江苏省档案管理条例》和《苏州市档案管理办法》，加强业务建设，推进档案工作的主要措施，也是档案管理规范化、标准化和现代化的主要基础工作。机关档案室的业务工作是档案业务管理的基础；机关档案室业务工作的规范与否直接关系到档案馆的业务建设。因此，机关档案室的业务工作应逐步与档案馆的业务管理统一起来，实行馆室挂钩，基础工作互相衔接。

在实施过程中，有何经验和问题，请及时与档案馆联系，以便进一步修改、补充，使之更加完善。

本《实施方案》如果与省档案局新的规定想抵触时，应按省档案局的新规定执行。

昆山市档案局

二OO四年十二月三十日

抄报：省、苏州市档案局，市委、市政府。

昆山市档案馆档案管理规范实施方案（试行）

1、引言

1、1为了进一步贯彻执行《江苏省各级国家档案馆档案管理规范（试行）》，加强市档案馆的业务建设，推进市档案馆业务工作的规范化、标准化，不断提高档案的科学管理水平，逐步实现档案管理现代化，有效地为社会主义三个文明建设服务，特制订《昆山市档案馆档案管理规范实施方案（试行）》。

1、2本《实施方案》依据《中华人民共和国档案法》和《江苏省各级国家档案馆档案管理规范（试行）》，结合我市档案馆的实际情况，并在本馆1998年6月制订的《实施细则（试行）》的基础上修订。

1、3本《实施方案》与机关档案室档案管理工作相衔接。

1、4本《实施方案》所指的“档案管理”，包括全宗设立、档案分类、档号编制、档案存放、检索工具、档案装具等内容。

1、5本《实施方案》解释权属昆山市档案馆。

1、6本《实施方案》自公布之日起执行。

2、全宗设立

2、1一个立档单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

2、2历史档案全宗设立。

2、2、1昆山县旧政权档案设立若干个全宗。

2、3中华人民共和国时期档案全宗设立。

2、3、1中共昆山市（县）委及其所属部、委、办、局、校、室等设立全宗。市（县）委办公室档案归入市（县）委全宗。

2、3、2昆山市（县）人民代表大会及其常设机构、人民法院、人民检察院均设立全宗。

2、3、3昆山市（县）人民政协、各民主党派、各人民团体、均设立全宗。

2、3、4昆山市（县）人民政府及其所属委、办、局、行等均设立全宗，市（县）人民政府办公室档案归入市（县）人民政府全宗。

2、3、5昆山市（县）人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企事业单位均设立全宗。

2、3、6临时性机构一般不设立单独全宗，其档案归入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全局性的任务，独立性较强、为期比较长的设立单独全宗。

2、3、7建国初期的中共昆山县委、昆山县人民政府派出机构——区委、区政府形成的档案分别归入中共昆山市（县）委，昆山市（县）人民政府全宗。

2、3、8乡镇（场）、街道、典型（重点）村均设立全宗。原人民公社档案与乡镇档案相衔接，作为一个全宗管理。

2、3、9“文化大革命”期间县革委档案设立单独全宗。在此期间其它各单位革委会不另设全宗，归入相关全宗。

2、4个人档案全宗设立。

2、4、1著名人物设立个人全宗。

2、4、2典型人个体户、专业户设立联合全宗。

2、4、3死亡干部档案设立汇集全宗。

3、档案分类

3、1档案馆的档案按其形成时代区分为中华人民共和国建国前（旧政权）的档案和中华人民共和国时期的档案两大部分。

3、2档案局馆内的档案按全宗分类排列。

3、3全宗按立档单位的性质、社会地位或系统结合重要程度分类，以党委、政府、人民团体、企事业单位、乡镇（场）等建立若干个密切联系的全宗群。

3、4馆藏档案应区分全宗，按其内容和载体的不同制定统一的分类方案。分类应保持前后一致， 不能随意变动。

3、5全宗内的文书档案采用年度——组织机构（或问题）进行分类。

3、6全宗内的科技档案、专门档案、照片档案、录音（像）档案、会计档案等按各自不同的分类方法分类。

3、7全宗内的档案按不同载体和不同保管期限分别排列。档案排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

4、档号编制

4、1档号包括全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件页（件）号。

4、2档号编制要求

4、2、1档号不重复。

4、2、2档号齐全、不缺。

4、2、3档号简明，无虚号、空号。

4、3全宗号

4、3、1已进馆的全宗编号，按档案形成的时期顺序进行，即依旧政权档案全宗、中华人民共和国时期档案全宗的顺序；在一个时期内又根据性质相近或有密切联系的全宗所构成的全宗群的顺序编排；在一个全宗群内，又依一定的次序编排。

4、3、2联合全宗、汇集全宗、档案汇集应视为一个全宗，编一个全宗号。

4、3、3全宗号一经确定，不能随意变更。

4、4案卷目录号

4、4、1案卷目录号编排以每个全宗为单位进行，一个全宗内有几本目录，就编几个目录号。

4、4、2案卷目录应区别不同保管期限混年编制目录号。混年编制的案卷目录视年代结合目录条目的多少进行断限，厚度不超过2.5厘米。

4、4、3一式两份或两份以上相同内容的案卷目录，只编一个目录号。

4、4、4在一个全宗内，科技档案与专门档案等，应单独编制案卷目录和目录号。

4、5案卷号

4、5、1案卷号以每本案卷目录为单位编排，一本目录只编一个案卷流水号。

4、5、2案卷号编排根据各个全宗档案数量采取“大流水”的编号方法。

4、5、3采用“大流水”编号的案卷的断号，必须同编制案卷目录结合起来，即每一本案卷目录一个案卷流水号，而不能两本或两本以上的不同内容的案卷目录共编一个流水号。

4、5、4馆内案卷编号方法要相对统一，有一定规律性。

4、6页（件）号

4、6、1页（件）以每本案卷为单位编排，一本案卷内只编一个顺序号。

4、6、2成卷装订的卷内文件有字迹和图表的页面，每一面编写一个页号，空白面不编号。页号的位置正面编在右上角，背面编在左上角。

4、6、3不装订的案卷，卷内每份文件逐件编制件号。

4、6、4页（件）号一律用阿拉伯数字，字迹工整清楚。

4、7档号填写

4、7、1每本目录上填写全宗号、目录号。

4、7、2每本案卷上填写全宗号、目录号、案卷号。

4、7、3不装订的案卷，卷内每份文件的首页右上方加盖档号章，填写全宗号、目录号、案卷号和件号。

5、档案存放

5、1档案与资料分开存放。

5、2档案按旧政权档案、中华人民共和国档案分开存放。

5、3中华人民共和国档案按文书档案、科技档案、专门档案、声像档案等分开存放。

5、4文书档案按全宗群以全宗为单位存放。

5、5不同保管期限的档案必须分开存放。

5、6档案排架应从上至下，从左至右，按案卷号顺序进行，竖放排列，逐箱（柜）存放。录音（像）带等特殊载体形式的档案按其特殊要求存放。

5、7存放档案的库房和箱柜

5、7、1档案库房和箱柜、密集架的排列应具有一定的规律，统一编号。

5、7、2库房一般按从下至上，从前至后、从左至右的顺序编号。

5、7、3箱柜、密集架一般按从左至右、从上至下的顺序排列。

5、7、4一个库房的箱柜、密集架规格大小应基本统一，只编一个顺序号，不得与其它库房的箱柜、密集架连接编号。

5、8档案存放按市档案馆档案存放总索引进行。

6、检索工具

6、1本档案馆逐步建立与完善科学的档案检索体系，即馆级、全宗级、案卷级、文件级等四级检索工具。

6、2、1依照《档案馆指南编制规范》，编印《市档案馆指南》，并每隔10年左右续编。

6、2、2编制档案存放总索引，建立全宗名册。

6、2、3编写全宗指南和建立全宗卷。

6、2、4编制案卷目录或案卷卡片。

6、2、5编制文件目录或文件卡片。

6、3馆藏各类档案的著录，应按照国家标准（GB3792.5—85）《档案著录规则》执行。

6、4根据需要编制其它适用的检索工具。

6、5运用计算机检索软件，按全宗或专题进行档案著录、检索。

7、档案装具

7、1文书档案案卷卷皮、卷内文件目录、卷内备考表的格式，应按照国家标准（GB9705—88）《文书档案案卷格式》执行。1998年起，应逐步推广使用档案无酸卷皮、卷盒。

7、2其他具有特殊装封要求的档案，可以采用不同的材料和式样。

7、3存放档案的箱柜、密集架等装具，在国家标准颁布后，按新的标准执行。

7、4用于档案管理工作的各种图表的外型尺寸和用纸，均按《机关档案工作业务建设规范》第3、4款执行。