公文写作基础知识培训材料

公文，是公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关及其他社会组织在处理公务时形成的具有法律效力和规范格式的文书。今天，我和大家一起，从三个方面就公文写作基础知识作个学习交流。

一、充分认识公文写作的地位和作用，增强提高公文写作水平的紧迫感和责任感

公文写作是一种特殊的应用写作活动。对公文写作，一些人存在误解，有的人认为公文写作是秘书人员的事情，事不关己，高高挂起；有的人认为现在的大学毕业生都具备一定的写作基础，公文写作是雕虫小技，没有必要多下功夫；也有人怕写公文，怕吃苦，推诿扯皮；还有人认为公文写作是形式主义，现在的“文山会海”就是公文惹的祸。对此，结合乡镇组织工作实际，我们有必要先来探讨一下公文写作在组织工作中的地位和作用。

其一，公文写作是组织工作各项任务得以顺利落实的重要手段。公文是实施管理的一个重要工具。具体工作中，无论是党委、政府的决策，还是决策的传达贯彻，或是决策落实情况的反馈，都离不开公文写作这个载体。俗话说，口说无凭，立据为证。公文的一个重要作用就是凭据作用。“谁说了都不算，有红头文件才算数”，这是广大干部群众多年的实践得出的一个结论。组织工作是党的建设的重要组成部分，担负着为党的事业选干部、配班子，建队伍、聚人才，抓基层、打基础的重要职责，组织工作的各项任务能否顺利贯彻落实，与公文的载体作用密不可分。而公文的载体作用能否充分发挥，各级党委的组织意图能否顺利实现，主要取决于公文写作的效率和水平。

其二，公文写作是乡镇组织干事必备的一项基本功。写作是一门技艺，是一种本事，学会了没有人可以拿走。“言而无文，行之不远。”古人对写作都十分重视，写作至少是块敲门砖，封建社会取仕都要通过科举考试，没有写作能力是不可能进入仕途的。在现代，公文写作是每个干部从事各种公务活动的基本一环，因此提倡干部学习写公文、写文章，是我们党的传统。作为一名乡镇组织干事，肩负着具体抓好基层党建工作各项任务落实的重担，如果公文写作基础不扎实，即使办事能力再强，办会水平再高，你也无法胜任工作，因为你不能做到全面、准确地做好上情下达、下情上报工作，还有可能会因文种用错、主送机关不明、语言表述不清等而贻误工作，甚至酿成大错。

其三，公文写作也是实现自我的重要一环。文字写作最大的一个好处，便是通过写作，使你的思维得到了整理，原本凌乱的思维在写作过程中逐渐明晰起来，一些漏洞得到了暴露和弥补，还可以使经验得到提炼和积累，使稍纵即逝的想法固定下来，完善起来，最后形成一个完整的想法。同时，通过写作，可以使一个人的思想得到不断丰富、思维能力得到不断增强、综合素质得到不断提高。公文写作也是别人认识你、了解你的一个途径。日常工作中，口头表达的机会更多地被领导所占有。书面表达则可以突破时空的限制、层级的限制，可以使你的独到想法，通过书面交流，被更多的人所了解，特别是得到领导赏识，成为个人成长进步的阶梯。因此，提高公文写作水平，既是现实的需要，也是乡镇组织委员的一个努力方向。

二、认真学习贯彻《中国共产党机关公文处理条例》，促进党的机关公文处理科学化制度化规范化

党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力的规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。为适应党的机关工作的发展和需要，中共中央办公厅在1989年4月25日颁发《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》的基础上，1996年5月3 日正式颁布了《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》），这就是目前实行的党的公文的规章。组织工作是党的工作的重要组成部分，认真学习《条例》，严格按照《条例》做好公文处理工作，是对乡镇组织干事的一个基本要求。

（一）要准确把握党的机关公文的分类要求。

根据《条例》规定，党的机关公文按其文种分类，主要有：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要，共14种。按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三类。按其时限要求，可分为紧急公文和普通公文，紧急公文又分为特急公文、加急公文，其中紧急电报分为特提、特急、加急、平急4个级别。按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。对上述分类，务必牢牢把握，确保在公文写作中灵活运用，不断提高公文写作效率。

（二）要准确把握党的机关公文格式写作要求。

《条例》第八条规定：“党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。”每一个要素在正式公文中出现的位置和形式，也都有严格的规定。这就要求我们在起草公文的时候，务必正确使用各个要素的写作格式，这些基本格式当有者必须具备，不当有者不得出现（如密级、份号和紧急程度，就不是每份文件必需的，乡镇的文件一般没有密级和份号）。特别要注意的是，党的机关公文与行政机关公文的写作格式有所不同，如成文日期、主题词、印制版记等，要努力克服党政机关公文混淆的现象。

（三）要准确把握几种常用公文的具体写作要求。

结合乡镇工作实际，乡镇党委常用的公文主要有通知、通报、决定、报告和请示几种。这就要求我们必须准确把握好这几种公文的具体写作要求，使制发的公文内容表述准确、主旨要义明确、行文格式规范，确保乡镇党委的各项决策及部署得到及时、有效的贯彻落实。具体讲，一是要熟悉各个文种的分类及特点，准确把握不同文种的适用范围；二是要准确把握这些文种的格式写作要求，防止错用或乱用公文格式；三是要严把公文写作和校核关，准确体现党委意图。

（四）要注意克服公文写作中常见的错误。

《条例》颁布实施以来，各级党的机关公文处理科学化制度化规范化水平不断提高，但也还存在一些问题，需要引起重视：一是文种使用不当，如请示和报告混淆不清；二是格式不规范，党、政机关公文格式混淆；三是行文规则混乱，如越级行文、多头请示；四是名称表述混乱 ，如把“中共××乡委员会”随意简写成“中共××乡党委”、“县人民政府”随意简写成“县府”等；五是时间表述含糊，如“2009年”表述成“09年”；六是数字使用不统一，如1.5万元和15000元在同一段落、同一公文中交叉使用，或时用阿拉伯数字、时用汉字数字。七是用词不当、不符合语法等问题，有的生造词语，或词义误用，有的成分残余，或语序不当。八是乱用密级，对公文密级的使用没有严格执行保密法相关规定。

三、突出重点，把握要领，全面提高公文写作水平

机关公文包括规范公文和应用公文，以上讲的机关公文均属规范公文。应公文的种类繁多，结合乡镇实际，乡镇组织干事应重点把握以下几种应用文的写作方法和技巧：

（一）简报

简报是用于上情下达、下情上报和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种机关文书。简报分为工作情况简报、经验交流简报、会议简报三类，其主要作用是反映情况、交流经验、传播信息几个方面。

简报的结构一般包括报头、标题、正文和报尾四个部分。做好简报的写作，应注意把握以下几点要求：

一是抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。具体讲，就是要做到：围绕领导决策，抓“超前型”问题；在领导决策之后，抓“追踪型”问题；着眼大局，从小中见大，抓新情况、新经验、新问题；注意抓倾向性、苗头性和突发性问题。

二是材料准确，内容真实。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是编写简报应该注意的一个重要问题。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。

三是简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。要注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。要围绕主题精心挑选典型事例，使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报内容更加简洁。要选好标题，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题就是简报“脸面”，标题选好了，即可达到“题好文一半”的效果。

四是讲究时效，反映迅速。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。

五是注重提炼，挖掘特色。简报的写作，最忌讳的就是干巴巴、平平淡淡和记流水账式的叙述，素材收集好以后，要仔细甄别、反复筛选，尽可能使简报的事迹突出本乡镇特点，做到“人无我有，人有我优，人优我特”，展现本乡镇工作特色。

（二）调研材料

调研材料是根据某一特定目的，运用辩证唯物论的观点，对某一事务或某一问题进行调查研究后，形成的书面材料。是各级领导和党政机关人员必须掌握和常用的重要文体，也是各级领导干部科学决策的基础。如考察报告、调研报告、调查报告和工作研究等都是常见的调研材料，具有真实性、针对性、典型性和系统性等特点。

写好调研材料，应重点把握“三个环节”：

一是选题要“好”。选题，就是选择主题，也是材料的中心思想，解决了写什么的问题。调研材料为事而作，写什么主题至关重要。从某种意义上说，主题是调研材料的灵魂，对写好调研材料具有决定性的意义。一般地说，主题要突出时代性、现实性和典型性。撰写组织人事工作方面的调研材料，确保选题正确尤为重要。选题，必须从大处着眼，站在全局的高度思考问题，坚持以“三个代表”重要思想为指导，以科学发展观为统领，符合党和国家的路线方针政策以及法律法规要求，反映老百姓关注的热点、难点和敏感问题；必须研究新情况，解决新问题，总结新经验，发现他人没有发现的东西，能够让人耳目一新，即使是老问题，也要用新的眼光去发掘、去看待；必须从小处着手，小中见大，窥一斑见全豹，一滴水折射太阳，一篇好的调研材料，只能表达一个主题，围绕一个中心思想把问题说深讲透，面面俱到必然导致主题分散，最后什么也说不清楚。

二是素材要“多”。没有调查就没有发言权。一篇高质量的调研材料，都必须经过深入调查，掌握尽量多的素材。毛泽东同志历时32天，深入调查了5个县的农民运动，与农民同吃、同睡，与农民促膝长谈，得出了农民运动“好得很”的结论，写成了调研材料的典范——《湖南农民运动考察报告》。巧妇难为无米之炊。手里没有素材，肯定写不出好的调研材料。常见的调查方法有问卷、谈话、统计、抽查、普查等等。怎么调查，要视情而定，灵活运用，尽量做到多种形式并用。搜集素材，一要广泛。就是调查的面要尽量宽，各个层次，各个方面，要尽量涉及，多数人的意见和少数人的意见，都要重视。总之，就是要尽可能地多占有材料，详情熟于胸。二要深入。调查不深入，工作不细致，浅尝辄止，往往容易被表面现象所迷惑，要善于顺藤摸瓜，不放过任何线索，就能够抓住事物的细节，把握事物的本质，最终才能得到有用的素材。三要真实。如果调查得来的素材，不能保证它的真实性，那么，得出的结论，要么是错的，要么是假的，如果得到了错误的材料，造成的损失会更大。做调查，要尽量亲历亲为，深入基层、深入一线、深入群众，掌握一手材料，即使运用间接材料，也必须进行核实，特别是干部人事工作的调研材料，真实性就是生命。

三是分析要“透”。确定了好的主题，拥有很多材料，不善于分析取舍，还是写不出好的调研材料。撰写调研材料，要有“沙里淘金”的功夫，去粗取精、去伪存真，由此及彼、由表及里，分清现象与本质、主流与支流、成绩与缺点、主要矛盾和次要矛盾，善于把零散的东西系统化，把感性的东西理性化，把表面的东西实质化。其实，分析的过程，既是一个深入思考的过程，又是一个谋篇布局的过程。通过透彻的分析，选取那些最能表现主题的材料、最典型的材料、最新颖的材料、最真实的材料；确定合理结构，明确重点，避免平衡用力。

（三）领导讲话稿

领导讲话是领导组织公务活动的重要方式，是实施领导职能的重要途径和总结推动工作的重要载体。领导讲话稿的概念，顾名思义，就是指各级领导人在各种重要会议上作带有指示或指导性讲话时的文稿。

一般来讲，领导讲话主要有较强的政治权威性、宏观指导性、思想哲理性、情感激励性和较强的实践操作性5个方面特点。写好领导讲话稿，应把握以下几点要求：

一是奏好“四部曲”，学会“关门当领导”。第一，进入领导角色。进入领导角色是写好领导讲话的前提。秘书人员要学会从领导的角度去思考问题，分析问题，处理问题，使所写的讲话材料既有气势，又有魄力；既有广度，又有深度。第二，展示领导艺术。领导讲话是一种论事说理的文字材料，是一种展示领导才华的公开形式。讲话的内容一般包括三个层面，即：是什么，为什么，怎么做。因此，它要求讲话材料既要体现一定的理论水平，又要展示高超的领导艺术。第三，推出领导举措。必须把握领导意图，有明确的指导思想、奋斗目标和过硬的工作举措。第四，运用领导语言。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴；有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整；有的注重文稿的思辩性、逻辑性；有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导“口味”的文稿来。

二是走好“六步棋”，提升文稿质量。一要查阅文件，吃透精神。对上级机关下发的正式文件和上级领导作出的重要讲话，要认真阅读，细心研究，把握要点，吃透精神。二要深入调查，摸清情况。“没有调查，就没有发言权”。调查没有深度，讲话就没有力度。因此，起草讲话稿之前，要主动深入基层，深入一线，运用多种方式，从不同角度、各种层次、多个侧面做“解剖”性调查。通过实地调查，获得来自基层一线的实际情况。三要研究消化，提炼升华。对调查获得的材料进行梳理筛选，去粗取精，去伪存真，再经过理性的分析研究，使零乱松散的素材达到凝炼升华的高度，形成一个鲜明的主题。四要征求意见，拟定提纲。形成文字材料之前，必须慎重地向领导本人征求意见，根据领导的意见拟定提纲。五要挥笔疾书，一气呵成。经过一番构思酝酿之后，若要动笔行文，最好找个安静的地方，集中精力，一次完稿。如果断断续续，“三天打鱼，两天晒网”，就可能影响到文章的连贯性和逻辑性。六要字斟句酌，严审细核。一次写成的稿子毕竟有些粗糙，必须认真细致地进行修改和校核。

三是明确文章结构，把握写作要点。合理的布局是体现一篇文章形式美、整体美的关键。常规上，无论是文章的整体布局，还是段落的内容结构，以“三段式”为宜，即通常说的“三三制”。领导讲话稿的整体结构一般包括导言、主体和结尾三部分。如何写好这三个部分呢？首先，要精心组织导言。导言是文章的先导语言，是讲话稿的开头，类似于新闻报道中的导语。其内容可以是全文提要，也可以是概括介绍。一般介绍会议的性质、背景、主题、任务、形式、程序、目的以及方法步骤等。这段文字尽管在整个报告中份量不大，但颇为重要。它既是标题及事由的承接，又是主体内容展开的序幕，对全文起着提纲挈领的作用。其次，主体部分是领导讲话的核心，一般可分为“上级指示精神”和“本地工作部署” 两个部分。“上级指示精神”主要包括：会议的性质和概况；对当前形势的最新判断；对某项工作的评价和估量；对下一步工作的指示和要求。传达上级指示精神应坚持详尽的原则，该写的一定要写清楚。“本地工作部署”，主要包括的内容有：本地区在全局范围内所处的位置，过去的工作成绩和基本经验，当前工作的有利条件，落实上级机关或领导指示精神的举措、保障措施等。工作部署是落实上级指示精神的关键环节，要注意必要性和可能性的有机结合，注意全局利益与局部利益的有机协调。第三，结尾升华主题。结尾是领导讲话的收尾部分，一般表明讲话人对会议的看法、希望和祝愿，是对全篇讲话内容的总结、概括和升华。要通过强调主题、发出号召、寄予希望、鼓劲加油，把会议的气氛推向高潮。

（四）干部考察材料

干部考察材料，是组织工作中最重要的应用公文之一。考察材料直接体现干部考察工作的质量和成果，是党组织决定干部任免的重要依据。从某种程度上说，考察材料写作水平的高低，直接影响干部的使用。作为乡镇组织干事，肩负着围绕乡镇党委工作大局选干部、配班子的重任，必须练好这项基本功，撰写好考察材料。根据中组部、省委组织部有关要求，干部考察材料一般包括主要德才表现、民主推荐和考察情况、考察组意见三个部分内容，写作中要注意把握以下要求：

第一部分，主要德才表现。要围绕干部的德、能、勤、绩、廉来谋篇布局，要对干部的各方面情况作出客观公正地评价，语言要朴实、凝练，既不能随意拔高、也不能随意贬低，既要肯定成绩、也要指出主要不足，力求全面、真实、准确地反映干部的面貌和本质，犹如绘画一样，要努力做到“画”如其人。“德”主要反映干部的政治品行和道德操守；“能”主要反映干部所具备的某方面突出的能力，特别是与拟提拔职位要求相符的技能和能力；“勤”主要反映干部的工作态度、工作作风，如敬业爱岗，团结同志，求真务实，开拓进取等；“绩”是德、能、勤的最终表现，反映干部通过努力所取得的实实在在的成绩；“廉”主要反映干部廉政勤政和遵守干部廉洁自律各项规定的情况。

第二部分，民主推荐和考察情况。要如实地反映会议民主推荐、个别谈话推荐的情况和考察听取意见情况，民主推荐内容主要包括民主推荐的时间、地点、参加人员、推荐结果，考察听取意见情况包括听取干部群众代表意见、考察对象所在单位主要领导意见、上级分管领导意见的情况和征求纪检机关意见的情况。考察过程中有不良反映或接到群众举报的，必须调查核实并如实汇报调查核实情况。

第三部分，考察组意见。根据干部主要德才表现和民主推荐、组织考察的情况，要实事求是、客观公正地对考察对象作出一个综合性的评价，并表明是否提拔使用的建议。

总的来讲，干部考察材料的写作，要求语言朴实、简练，篇幅短小、精悍，一般在1500字左右。考察材料成稿后，考察组全体成员必须在落款处用手写签名。

（五）汇报材料

汇报材料也叫工作汇报，是向上级反映本地区、本部门工作开展情况的一种应用文。事实证明，汇报材料写得好，就能较好地反映本地区、本部门的工作，得到上级领导的重视，更好地推动本地区、本部门工作的开展；相反，若工作汇报材料写得不好，汇报内容没有紧贴汇报的主旨，思路不清，观点不明，语言拖沓，就不能很好地反映本地区、本部门工作的开展情况，甚至还会影响上级部门的正确决策。

第一，汇报内容要围绕主题突出“自身”特点。一般来说，上级听取某地区、某部门的工作汇报都有一定的目的性。因此要准确领会领导意图，紧紧围绕领导的关注点来撰写工作汇报，既要系统汇报，又要突出自身特色和亮点，决不能背道而驰。如果汇报材料不紧贴上级的意图，不结合本地区本部门的工作实际，即使写得不少，也很难把汇报搞好，上级自然就难以透彻了解本地区本部门的工作及成效。怎样才能做到突出特点、体现特色呢？首先，平时要注意收集各方面的情况，积累素材；其次，要勤写简报，我们通常说，简报是一种“豆腐块”材料，而写好简报则是写好领导讲话稿和汇报材料的基础，简报的特点及写作技巧在前面已经讲过，只要平时多下功夫，用时即可顺手捻来。

第二，汇报语言要简洁明快多用口语。工作汇报大多是通过汇报者的有声语言向上级领导传递信息的。因此，工作 汇报材料的语言要简洁明快，切忌冗长啰嗦。一是多用短句，少用长句。短句具有有力、上口、节奏感强的特点，容易记忆，便于理解，能给人留下鲜明的印象；而长句虽严谨、周密、信息容量大，但念起来节奏感稍差，也不易理解。二是小标题要精心锤炼，给人以整齐或错落之美。工作汇报的每部分或每一段都要有段首撮要，这些句子往往能给人留下很深的印象。三是工作汇报的语言要流畅，勿气结语涩。我们不仅要考虑每一个字的意义，还要考虑到每个字的声音，工作汇报的语言也要讲究平仄和节奏，只有这样才能声入心通、声声入耳，给人留下深刻的印象。

第三，汇报结构要遵循事物发展的客观规律。上级对下级单位的工作有的掌握，有的不掌握，但无论上级了解不了解，熟悉不熟悉，下级在撰写工作汇报材料时，在结构上都必须遵循人们认识事物的客观规律。这里介绍三种结构谨供参考：一是纵式结构，即按照时间的先后顺序来安排结构；二是横式结构，即按照工作之间的逻辑关系来安排结构；三是复合结构，即将时间顺序和逻辑关系相结合来安排结构。

第四，汇报篇幅要符合人的心理特点。有关资料显示，人的注意力集中时间一般在40分钟左右，超过1个小时则容易产生疲劳。而工作汇报的对象多数情况下是上级领导，上级领导一般没有太多的时间耐心听取汇报，并且听完汇报还会有针对性地提问一些问题。如果汇报材料篇幅太长，容易使听者感到厌倦，分散注意力，影响汇报效果。因此，既要让上级领导系统了解本地区本部门工作情况，又对本地区本部门的工作特色和亮点有深刻印象，就必须用心理学的观点来指导谋篇布局，在汇报材料的篇幅上狠下功夫，要把最想反映的问题放在最佳的汇报时间，力求用最短的汇报时间取得最好的汇报效果。