年会筹备——从菜鸟到老鹰

   “烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。”每逢年末企业都会举办年会，觥筹交错，人声鼎沸，歌舞升平。如何让企业的年会办得让领导满意、让员工满意却很耗脑细胞。

    初生牛犊有点怕虎

    先说说我第一次办年会“山重水复疑无路”的感受：2014年是我从事HR工作的第三年，也是我第一次在一家台资集团企业策划一场年会。此前的文体活动我一直都是参与，例如参加广场舞比赛、年会节目排练、晚会主持人等等，就是没有系统策划过一次年会。因为要协调的部门很多，要考虑的工作很复杂，刚开始老板给我这个任务的时候我有点不敢接，但是深知老板脾气的我还是硬着头皮接了，心想：人总是有很多第一次，不放迈出第一步怎么能成长。

    遇到阻力要敢于挑战。接到任务后我就在想怎么写策划方案，请教以前办过年会的行政主管有没有策划方案，人家说以前没有写过方案，凭经验办的。不管人家说的是真是假，只有自己去弄了。我就在网上找了很多策划方案，进行对比研究，汲取每份方案的优点自己做了一份方案。将方案发给各部门主管和高层，大家讨论了三次，进行了多次修改。讨论的内容包括：活动组织机构、工作任务分配及各项目负责人、活动时间、地点、节目安排、现场桌椅布置、环境卫生保持、活动秩序维持、奖金发放、活动物资采购等等。

临阵补缺少不了

   筹备了半个月，终于等到活动开始的那一天，才发现还有很多细节问题没有考虑到。开会时讲得好好的，怎么突然很多人又不知道该怎么做了呢？行政主管向高管打我小报告，说我没安排座位，打算让大家站几个小时。分公司的行政主管认为座位是由我们提供的，她们只管来坐就好了，还让她们的高管来跟我吵架。女主持人化妆穿衣服导致活动开幕时间延迟了十几分钟。演员出场不知道顺序，主持人报节目没人上。工作人员跑去偷嘴，没人上台端抽奖箱。活动结束后，负责现场搬桌椅的人员跑了。面对这种种事先安排好的任务却临时变卦，我很烦恼，有时甚至发火，开会时都讲好的，怎么到活动开始了还说不知道，还说没有通知他们。整场晚会，我是又做主持人又救火，累。说明一点，并不是我要做主持人，是实在没人报名参加主持人，不然以总策划的身份是不适合当主持人的，现场还有很多要协调的工作。最后在公司高管的帮助下，解决了危机。由此，我认识到一个新手来策划活动势必受到来自各旧势力的阻挠和破坏，所以必须要取得高层的支持，否则无法协调。

八十一难取真经

   第一次策划年会就出了这么多问题，我是真没想到。没想到安排好的任务会失控，没想到还有一些细节没考虑到。为此，在历经磨难后我总结了一些心得，供大家参考。

    第一，策划前要先调查基本情况。这个情况包含往年年会是谁举办的？怎么办的？有哪些部门是我们需要协调的？往年出过哪些问题，哪些部门，哪些人是需要特别注意的？老板喜欢什么样的节目？怎样预借资金和报销？哪些人是可以信赖的？这些问题就是要摸清公司的文化，防止文化相冲。例如，我用了公开招募工作人员的方法，时候才发现这些人员责任心不强，抱着好玩新鲜的心态报名的，不能灵活调度。所以有些工作人员不能公开招募，要私下筛选。

    第二，确定年会筹备组人员结构和工作任务分工。筹备组必须包含高层、人资部、行政部等后勤职能部门人员。工作任务要按策划组、晚宴组、节目组、抽奖组、后勤组、安保组等划分，并说明具体的工作任务。给一份策划书参考如下：

一、活动简介

1.活动主题：用心前行·腾飞2020

2.参与人员：xx科技园在职员工

3.活动时间：2020年2月12日 18:00-21:00

4.活动地点：xx广场

5.主持：男女主持各一名（人选待定）

6.职责分工：

总负责人：xx，负责整个活动的指挥协调；

策划组组长：xx，负责活动策划方案的撰写与活动的协调；

晚宴组组长：xx，负责监督及实施尾牙晚宴相关准备工作；

节目组组长：xx，负责组织及准备联欢晚会节目相关工作；

抽奖组组长：xx，负责策划及准备抽奖活动相关工作；

后勤组组长：xx，负责尾牙活动的所有后勤准备及后勤服务工作。

二、策划组负责事项

1.活动策划书的起草、修改。

2.活动各环节工作安排的监督、协调。

三、晚宴组负责事项

1.晚宴主食的准备。

①全面负责晚宴饮食的烹饪、购买，烤野猪6条，炒河粉、扬州炒饭、卤菜、烤羊肉串、炸薯条、炸鸡翅、河虾、田螺、红豆汤、啤酒、橙汁等，所有食物All you can eat。

②准备烤野猪用的油桶3个，锯成两半，做成6个烤炉。

③准备好竹签、一次性碗筷、一次性杯子、烧烤架、刀具、汤勺、漏勺、菜夹等餐具。

④依照目前人数xx530人、xx180人、xx30人，共计约740人，预计请假100多人，到会600人左右。

四、节目组负责事项

1. 晚会节目的准备：

①节目征集日期：12月1日至12月15日  人资部发通知向各部门征集节目，并向外部聘请演出公司；

②节目筛选日期：12月18日至12月22日

按演唱、舞蹈、杂艺分别进行筛选；

③节目编排日期：12月23日至26日  节目单编排；

④初次排练时间：1月28日 初次简易排练；

⑤再次彩排时间：2月11日

第二次正式着装彩排；

2. 晚会主持人：

①主持人：男女主持人各一名，人选待定

②主持人须负责整场晚会台词的准备，以及晚会气氛的烘托、时间的控制、节目的协调等。

3. 节目筛选与编排的要点：

①节目筛选的原则：积极健康、喜庆欢快、内涵丰富;

②节目编排的原则：节目、游戏、抽奖三项活动有秩序地进行，演唱、舞蹈、杂艺三类型式互相穿插编排;

4. 道具的准备：

①初次排练后，由节目组统计各节目道具的需求，并填写《请购单》递交行政部采购或租借;

②所有外购道具由节目组妥善保管及记录，尾牙活动后移交总务保管。

5. 晚会化妆：

①节目组需组织需要化妆的演员去外面的化妆店化妆，并提供票据由公司报销。

6.烟花燃放、荧光棒发放。

①烟花燃放地点暂设专家公寓风车两边或世曜出货广场；

②晚会开始时分发荧光棒；

7.摄影

①针对各项活动，进行专题摄影、摄像，作为以后宣传材料。

五、抽奖组负责事项

1.  奖品及奖金赞助的联络：

由采购课协助进行，于元月初发出邀请函，邀请公司供应商进行赞助，并电话联络及时跟催。

2.  奖品及奖金的统计：

① 由行政部协助进行，凡收到的赞助奖金暂存于财会课，收到的赞助奖品由总务专员统一保管、编号、记录;

② 尾牙活动当日下午由后勤组协助运送至活动现场，置放于舞台前方。

3.   抽奖活动的策划：

① 抽奖的方式：抽奖活动穿插于联欢晚会内，由公司领导抽取奖券并公布姓名，中奖人员凭厂牌上台领奖(详细参照2013年尾牙活动抽奖方式)。

② 抽奖的秩序：抽奖由小奖至大奖进行抽取;

③ 奖品等级的设置：奖品的收编截止于尾牙活动前三天，由抽奖组根据奖品的预估金额进行等级的划分，并插入现金奖的设置。中奖人数按总人数的30%进行规划。

4.  抽奖箱及奖券的准备：

① 抽奖箱延用去年奖箱;

② 奖券延用去年格式，注明单位、工号、姓名，加盖人事章;

③ 奖券于尾牙活动现场由抽奖组组织各部门人员进行公证后封入抽奖箱。

5.  红包的统计及准备：

① 统计红包的数量，包括奖项设置的红包、工作人员的红包(含主持人、演出人员、各组工作人员红包);

② 开据联络单经公司最高领导核准后，于尾牙活动当日由财务课即时准备。

六、 后勤组负责事项

1、 活动现场的准备：

①监督舞台搭建，音响设施准备情况；

②搭建烧烤灶台6个，管理烧烤架；

③搬运食物，饮料、酒水等；

2、 晚会的后勤服务：

①维持就餐秩序，保持食物干净卫生;

②管理座椅的发放和回收;

③晚会结束后清理现场垃圾、回收桌椅。

    ④为现场嘉宾提供咨询服务，如厕所方向、安全注意事项、垃圾指定丢放点等。

    ⑤设置医疗救助点，处理工伤。

七、工作人员分配

   第三、活动预算要宽松，物资清单要明细。宽松的预算可以防止临时资金不足，还要自己掏钱垫付的情况，万一自己钱不够又去请购就麻烦了。给一份预算表格参考如下：

    第四，方案要经过大家讨论通过才执行。组织相关部门开会讨论，对方案的方方面面都进行讨论，得出一致结论才实施。而且每次会议都要做好会议记录，并发放给与会人员。这很重要，防止事后有人赖账，让你背黑锅。

    第五，建立节目渠道资源。节目可以自己公司内征选，也可以请外部演艺公司，可以从互联网搜寻、行业社群搜寻、别人引荐等等。

    第六，报销票据要保存好。购物发票、合同协议、奖金发放记录等报销凭证要保存好，便于结束后报销。

    第七，活动结束后要写好总结报告。老板一般都喜欢看总结报告，总结活动经验与缺失，活动参与情况，费用使用情况，活动效果等等。

     最后用几个关键词给大家回顾一下所讲的内容：高层支持、企业文化调查、借鉴他人、会议讨论、任务明确、提防破坏者、保存凭证。