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文书档案管理归档整理操作方法和技巧

一、什么是文件材料的归档整理
是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进展装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
二、归档文件整理原那么：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联络，区分不同价值，便于保管和利用。
三、文件材料归档整理的详细操作方法〔一〕搜集
搜集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料搜集集中起来的工作过程。
要求：材料齐全完好、内容真实准确〔二〕确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进展文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”确实定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
详细情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；
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2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单〔办文单〕为一件；
10、来文与复文〔指请示与批复、报告与批示、函与复函〕为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册〔本〕为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位〔如部门或时间等〕组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，假设单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成假设干件；
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