Excel九招详细解释

说起是否会使用Excel，估计只要用过电脑的人都说自己会用。真的是这样吗？就笔者的多年用户技术支援的经验，很多用户所谓的“会用”，真的只是仅仅局限于“会用”而己。输入一些内容，加上一些表格格线，点一下存盘，瞧，文件做好了。



　　如果只是这样，微软公司就不用煞费苦心，开发什么新版本了。早期的Excel 5.0就己经绰绰有余了。



　　其实，Excel是一个功能非常强大的数据处理系统，决不只是一个拿来画个表格的表格绘制工具。如果真正掌握了Excel的所有功能，你会发现，很多重复的，烦闷的数据处理过程，会变得非常美妙，你只需点点或拖拖鼠标，然后靠在椅背上啜口咖啡，本来会忙得你晕天黑地的任务己让系统帮你处理好了。这时，看着仍忙得一塌湖涂的同事，你只有一个感觉：酷……　



　　要真正发挥Excel的威力，你必须掌握Excel的灵魂―函数。不会使用Excel的函数，你就不是一个真正的会用Excel的用户。正是一个个功能各异的函数，组成的不同的公式，才让Excel这位大侠，有了绝世武功。每一个函数，便是他的一招绝学，但只单单学会他的招术，也还是不够，只有把所有招术练熟了，并综合运用，融会贯通，做到招中有招，才能真正掌握他的绝世武功，让Excel自动帮我们完成无法完成的任务。



　　下面，我们便来开始学心Excel大侠的绝学。我会先一招一招地介绍，几招之后，再演示怎么综合应用所学的几招，创建新招。在实际对敌中，我们要知道，招是死的，人是活的，招由心生，绵绵不绝。



　　第一招：大海捞针（Vlookup函数）



　　招如其名。此招用来在一个茫茫的数据源中，自动让电脑找出你要的某个数据的相关资料并填在指定的地方。也是就是，可以让电脑在一个表格或指定的一个区域中查找某一指定的值，并由此返回该值相对应当前行中指定列处的数值。此招还有相应的变化，分别为lookup和Hlookup两式。当查找的数据是水平排列时，可以使用函数 HLOOKUP 代替函数 VLOOKUP。但用到的情况比较少，这里不做介绍。



　　例如：你有一个工作表，上面近万项货品名称，每项货品的代码，价格，购买日期等。如你要做另一份报表，且其中部分货品在这份表中己有数据，则可以利用此招，只输入货品的名称或者代码，其余的让电脑自动查找并返回相应的价格，购买日期等。



　　使用语法



　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)



　　Lookup_value 为需要查找的值。Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串。



　　Table_array 为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。



　　如果 range_lookup 为 TRUE，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列：…、-2、-1、0、1、2、…、-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。



　　通过在“数据”菜单中的“排序”中选择“升序”，可将数值按升序排列。



　　Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。



　　文本不区分大小写。



　　Col_index_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；col_index_num 为 2，返回 table_array 第二列中的数值，以此类推。如果 col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE!；如果 col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF!。



　　Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A

说明



　　如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value，且 range_lookup 为 TRUE，则使用小于等于 lookup_value 的最大值。



　　如果 lookup_value 小于 table_array 第一列中的最小数值，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。



　　如果函数 VLOOKUP 找不到 lookup_value 且 range_lookup 为 FALSE，函数 VLOOKUP 返回错误值 #N/A。



　　应用示例：

　　上图中，为方便比较，我将原始数据区域放在了同一工作表中（E1:F5）,实际使用时，原始数据可以在不同的工作表，甚至不同的工作簿（即不同的Excel文件）。当被查找的内容与原始内容在不同的工作表，table_array前面需加上工作表的名称，写法为 “表名! ”区域范围，如“Sheet2!$A$1:$B$12”，而若在不同的工作簿，则还得加上文件名，如“[文件名]sheet1!$A$1:$B$12”。



　　详细解释



　　公式“=Vlookup(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)”中A2表示要查找的值为A2单元格的内容，即“Apple”, “$E$2:$F$5”告诉电脑，应该去$E$2:$F$5这个数据区域中查找，“2”表示找到后，应传回该区域第二列的值，即数量列，最后“FALSE”参数系统，查找区域内容未进行排序，需使用精确查找，找不到就算了，不返回近似匹配值。



　　特别要注意的是，通常我们都是使用鼠标拖动的方法来填充公式，而拖动时，Excel对公式中区域的引用，处理方法是不一样的。如果是相对参照，即栏名列号前没有“$”符号，则Excel会对该区域作相对位移，如上栏是E2:B5,拖到下栏后，即会自动成为E3:B6，这种处理方法在很多公式中是必要的，但在这个公式中却是致命的，因为它更改了查找的原始数据的区域，导致实际上包含有的数据，因己不在查找的区域中而漏网。这也是很多用户在实际应用中犯的错误，引致查找结果不真实。要解决这个问题，我们可以利用Excel对区域引用的第二种方法：绝对参照。即在栏名列号前加上“$”，这样，系统就不会作相对的位移，无论怎样拖，区域范围都不变。（在很多情况下，我们会使用“名称”来代替直接的区域指定方式，使用更为方便。这一内容将在其他章节中介绍）



　　相对参照与绝对参照的写法，可以让电脑作自动转换。方法是，先将当前单元格定位在要修改的单元格上，然后在资料编辑列，用鼠标涂黑（英文的说法叫Highlight）要转换的部分，再按“F4”即可。见下图：

　　通过上图可以看出，能找到的，系统己自动填入了找到的值，如Apple & cherry，对于找不到的（Plum & Pear），则显示#N/A。

第二招：左右逢源（If函数）



　　此招用来对某一条件执行的真假值进行判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。如果结果为真，则返回一个真，如果为假，则返回另一值，可谓左右逢源。



　　使用语法



　　IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)



　　Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，A1>=60 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A1 中的值大于或等于 60，表达式即为 TRUE，否则为 FALSE。本参数可使用任何比较运算符。



　　Value_if_true logical_test 为 TRUE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“预算内”而且 logical_test 参数值为 TRUE，则 IF 函数将显示文本“预算内”。如果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为空，则本参数返回 0（零）。如果要显示 TRUE，则请为本参数使用逻辑值 TRUE。Value_if_true 也可以是其他公式。



　　Value_if_false logical_test 为 FALSE 时返回的值。例如，如果本参数为文本字符串“超出预算”而且 logical_test 参数值为 FALSE，则 IF 函数将显示文本“超出预算”。如果 logical_test 为 FALSE 且忽略了 Value_if_false（即 value_if_true 后没有逗号），则会返回逻辑值 FALSE。如果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为空（即 value_if_true 后有逗号，并紧跟着右括号），则本参数返回 0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。



　　说明



　　函数 IF 最多可以嵌套七层，用 value_if_false 及 value_if_true 参数可以构造复杂的检测条件。



　　在计算参数 value_if_true 和 value_if_false 后，函数 IF 返回相应语句执行后的返回值。



　　应用示例：

第三招：投石问路（IS函数）



　　此招用来对某个单元格的当前值的类型进行判断，以便知道其类型后，再采取下一部行动，因此称为投石问路。



　　IS函数共有九个工作表函数。概括为 IS 类函数，可以检验数值的类型并根据参数取值返回 TRUE 或 FALSE。例如，如果数值为对空白单元格的引用，函数 ISBLANK 返回逻辑值 TRUE，否则返回 FALSE。



　　使用语法



　　ISBLANK(value)



　　ISERR(value)



　　ISERROR(value)



　　ISLOGICAL(value)



　　ISNA(value)



　　ISNONTEXT(value)



　　ISNUMBER(value)



　　ISREF(value)



　　ISTEXT(value)



　　Value 为需要进行检验的数值。分别为：空白（空白单元格）、错误值、逻辑值、文本、数字、引用值或对于以上任意参数的名称引用。

　　应用示例：

　　详细解释



　　公式“=ISBLANK(A1)”，表示对A1单元格是否为空进行判断。如是是空的，则返回“True”值，如果不为空，则返回 “False)的值。



　　上面示例图中，B1及B2单元格中的函数分别对A1及A2单元格进行是否为空白的判断。结果显示一个为真，一个为假。



　　OK，我们己经学了三招，现在我们要将这三招组合起来，自创一招新招。

第四招：瞒天过海（自创组合招数）



　　我们来看学第一招时用的例子，

　　对于找不到的项目，系统显示#N/A，但这样的报告交给上司，未免太难看了些。用什么方法，可以让其不显示出错误值呢？对了，先来一招投石问路，对系统返回的值做一个判断，看看系统到底找到没有。再来一招左右逢源，对于找到的就显示原值，找不到的，就干脆让它显示空白（当然，也可让设置其他的值如No等），岂不妙哉？



　　因此，对于原单一公式：=VLOOKUP(A2,$E$2:$F$5,2,FALSE)，可以结合IF和IS函数来使用。大家刚才看到，对于投石问路，共有九种变化，其中第三式（ISERROR）或第五式（ISNA）均适合这种情况，可以使用。因此，组合后的公式就变成：



　　=IF(ISNA(VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE)),"",VLOOKUP(D2,$G$2:$H$5,2,FALSE))



　　或



　　=IF(ISERROR(VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE)),"",VLOOKUP(D3,$G$2:$H$5,2,FALSE))



　　下图显示了这种情况。红框中用的就是组合的公式，而其中的Plum & Pear没有再显示难看的#N/A，报表因此漂亮多了。

　　因为是公式，只要写好第一个单元格的公式，其余的一拖就好了。



　　好了，新创的这招叫什么呢？就叫瞒天过海吧！

第五招：留头去尾（Left函数）



　　此招用来对原始数据进行截取。截取的方式是从第一个字符开始，截取用户指定长度的内容。



　　例如：在一个工作表中，某一列的资料是地址，录有省、市、街道等。如果你想插多一列，加入省份的资料，以便进行省份筛选，则可用该函数自动进行截取，而无需人工输入。



　　使用语法



　　LEFT(text,num_chars)



　　Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。



　　Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。



　　Num_chars 必须大于或等于 0。



　　如果 num_chars 大于文本长度，则 LEFT 返回所有文本。



　　如果省略 num_chars，则假定其为 1。



　　应用示例：

　　上图中，对含有不同地方的数据，利用“Left”函数，非常简单分离出了他们的省份。



　　详细解释



　　公式“=Left(A2,3)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市东城区…”，“3”表示从第一位开始，共截取3个字符，因此系统返回“广东省”。

第六招：去头留尾（Right函数）



　　此招与上招刚好相反，截取的方式是从最后一个字符开始，从后往前截取用户指定长度的内容。



　　使用语法



　　RIGHT(text,num_chars)



　　RIGHTB(text,num_bytes)



　　Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。



　　Num_chars 指定希望 RIGHT 提取的字符数。



　　注意：Num_chars 必须大于或等于 0。



　　如果 num_chars 大于文本长度，则 RIGHT 返回所有文本。



　　如果忽略 num_chars，则假定其为 1。



　　应用示例：

　　详细解释



　　公式“=Right(A2,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“广东省东莞市… 电话：22222222”，“8”表示从最后一位开始，共截取8个字符，因此系统返回“22222222”。尽管原始数据长短不齐，但我们只关心最后的8位电话号码。

第七招：掐头去尾（MID函数）



　　与上面的两招不同，此招既不从第一位开始截取，也不从最后一位开始截取，而是由用户自行指定开始的位置和字符的长度。因此，若用户指定从第一位开始，便和Left函数一样。



　　使用语法



　　MID(text,start_num,num_chars)



　　Text 是包含要提取字符的文本字符串，可以直接输入含有目标文字的单元格名称。



　　Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1，以此类推。



　　Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。



　　注意：



　　如果 start_num 大于文本长度，则 MID 返回空文本 ("")。



　　如果 start_num 小于文本长度，但 start_num 加上 num_chars 超过了文本的长度，则 MID 只返回至多直到文本末尾的字符。



　　如果 start_num 小于 1，则 MID 返回错误值 #VALUE!。



　　如果 num_chars 是负数，则 MID 返回错误值 #VALUE!。



　　如果 num_bytes 是负数，则 MIDB 返回错误值 #VALUE!。



　　应用示例：

　　详细解释



　　公式“=MID(A2,7,8)”中A2表示要截取的数据为A2单元格的内容“******19851221****”，“7”表示从第7位开始，共截取8个字符，因此系统返回用户想截取的生日时间“19851221”。



　　OK，我们己经学了三招，但读者可能己经发现，实际工作中，原始资料并不会如此整齐地出现，让我们很容易的用上面的三招去截取。比如说，第三招示例中，我用的都是18位的身份证号码，但实际上，很多人仍在使用15位的身份号码，这样一来，因原始数据长度不一致，导致在截取时，便会截错。再如我们的第一个例子，我们截的是3位，但实际中，有的省份名称本身就有3位，因此对这种情况，简单的套用就无法取得正确的内容。



　　如我在第一篇中所说，在实际的工作使用中，单一公式常常都是不够的，而需要使用组合招数。例如刚才的身份证号码不同长度问题，我们可以在招式中，加入对位数的判断，如果长度是18位，则取8位，如果是15位的，则取6位。还记得前面我们学过左右逢源吗？这一招可是相当的实用哦，我们经常会用到。另外，下面我再介绍两招，用来对单元格的内容进行判断。一个是“瞎子摸象”(Find函数)，让用户对单元格内容中指定的字符进行定位，以确认其位置。当位置被确认后，截取就是轻而易举的一件事情了。另一招是“鲁班神尺” (Len函数)，让用户对单元格内容的长度进行测量，得出其长度后，再做相应的截取处理。

第八招：瞎子摸象(Find函数)



　　此招用来对原始数据中某个字符串进行定位，以确定其位置。因为该招进行定位时，总是从指定位置开始，返回找到的第一个匹配字符串的位置，而不管其后是否还有相匹配的字符串，有点像瞎子摸象，摸到哪就说哪，因此取名“瞎子摸象”。



　　使用语法



　　FIND(find_text,within_text,start_num)



　　Find_text 是要查找的文本。



　　Within_text 是包含要查找文本的文本。



　　Start_num 指定开始进行查找的字符。within_text 中的首字符是编号为 1 的字符。如果忽略 start_num，则假设其为 1。



　　注意：



　　使用 start_num 可跳过指定数目的字符。例如，假定使用文本字符串“AYF0093.YoungMensApparel”，如果要查找文本字符串中说明部分的第一个“Y”的编号，则可将 start_num 设置为 8，这样就不会查找文本的序列号部分。FIND 将从第 8 个字符开始查找，而在下一个字符处即可找到 find_text，于是返回编号 9。FIND 总是从 within_text 的起始处返回字符编号，如果 start_num 大于 1，也会对跳过的字符进行计数。



　　如果 find_text 是空文本 ("")，则 FIND 则会返回数值1。



　　Find_text 中不能包含通配符。



　　如果 within_text 中没有 find_text，则 FIND返回错误值 #VALUE!。



　　如果 start_num 不大于 0，则 FIND返回错误值 #VALUE!。



　　如果 start_num 大于 within_text 的长度，则 FIND 返回错误值 #VALUE!。



　　应用示例：

　　上图中，对含有不同地方的数据，利用“Find”函数，非常简单地确定了“省”出现的位置。



　　详细解释



　　公式“=FIND("省",A2)”中，“省”表示要查找的文本为“省”，（实际使用中，也可以很长的一串字符）。要找查找的对象是A2单元格的内容“广东省东莞市东城区…”，因为没有指定起始位置，所以系统从第一位开始。返回的“3”，表示“省“字在第三位。而“黑龙江省哈尔滨市…”则返回4。



　　与Find类似，Search函数也有相同的功能。它们的区别是，Find区分大小写，而Search不分大小写（当被查找的文本为英文时）。

另外，在Excel中，对文本进行处理的很多函数都提供了一个特别用来处理双字节字符（如中文，日文）的函数，一般是在原函数后加“B”，如FIND, 就有一个FINDB。之前讲过的LEFT,相对应的就是LEFTB等。其实，我们在实际应用中，使用不带“B”的函数就足够了。如果你想使用带“B”的函数，则要特别注意，尤其是在组合运用函数时，其中一个函数使用带“B”的形式，则其它有带“B”形式的函数，全部都要使用其带“B”的形式，否则结果极可能是错的。



　　第九招：鲁班神尺 (Len函数)



　　此招用来对单元格内容的长度进行测量，得出其长度后，再做相应的处理。



　　使用语法



　　LEN(text)



　　Text 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进行计数。



　　应用示例：

　　详细解释



　　公式“=Len(A2)”中A2表示要查找长度的数据为A2单元格的内容“******19851211****”，系统测量后，返回长度“18”。



　　好了，我们己经学完了“瞎子摸象”和“鲁班神尺”，再加上上次所学的三招（留头去尾－Left函数，去头留尾－Right函数和掐头去尾－Mid函数），对一些文本的处理，我们就能将其玩弄与股掌之上。



　　下面我们举一个例子，做一次实际操作。假如你有一堆公司员工的身份证号码登记表，但却没有单独的员工出生年月日这一栏，而偏偏员工的生日资料你很需要。一个一个的将其抄出来？？这未免太花时间吧！别急，利用上面的几招，不出一分钟你就能够将其“生产”出来。



　　第一步的思路，就是利用“掐头去尾”函数，把身份证号码的前后内容去掉，留下中间的出生日期。但因为身份证号有两种长度（15位及18位），直接套用，一定会截错。于是，我们得加上“鲁班神尺”，先量出其长度，再加上“左右逢源”这招，对不同的长度号码，我们做不同的截取，问题就解决了。

　　上图中，两种颜色的数据长度是不一致的，但利用公式，我们很简单的把生日数据截出来了。公式“=IF(LEN(A2)=15,"19"&MID(A2,7,6),MID(A2,7,8))”中，我们利用IF函数，用Len函数对A2的长度进行判断，如果等于15，则返回“"19"&MID(A2,7,6)”，表示如果为15位的身份证号码，就在其之前补上“19”（注：“＆”符号在Excel中，用来把两个数据合并在一起），然后对A2单元格中的数据从第7位开始，截6位出来，合在一起刚好8位。如果不是15位，则返回“MID(A2,7,8))”，表示直接在A2单元格的数据中，从第7位开始，截取8位出来。做完第一个公式后，不管下面还有几千或几万个数据，一拖到底即可。



　　对于要求比较简单的用户，得到这个结果己经够用了。但实际上，这个取出来的数据，并不是日期格式的。因此，就无法像对待日期那样处理它，如更改日期格式，或设置条件格式化，让当天为生日的数据显示为红色等。



　　要让其变为日期，其实也是很简单。只是其中一招我们还未介绍－Datevalue，同时，取出的数据，也需额外加上分隔符，让系统识别。我先把公式列在这里，有兴趣的用户可以试试。



　　=DATEVALUE(IF(LEN(A2)=15,"19"&MID(A2,7,2)&"-"&MID(A2,9,2)&"-"&MID(A2,11,2),MID(A2,7,4)&"-"&MID(A2,11,2)&"-"&MID(A2,13,2)))



　　记住：公式得出的结果，是一个时间序列号，日期格式你们可自行设置。下图中，C3及C5单元格的“30720，30034”就是因没设置日期格式而直接显示序列值。

　　下面我们再来看一个使用了“瞎子摸象”函数的例子。



　　假如有这样一串数据，格式类似Bill Gates (****) Bill.Gates@hotmail.com或Charles Peng (****) Charles.Peng@sqtong.com，我们需要取出其中的邮件地址部分。因为其邮件地址时长时短，因此，无法直接截取，单用Len函数也无法实现。但根据观查发现，邮件地址起始于“）”后，因此我们可以利用“瞎子摸象”Find函数，先定出每个数据中的“）”位置，再用Len量出整个数据长度，相减之后，就是邮件地址的长度，这样，用“去头留尾”函数就可将需要的数据取出。公式为：=RIGHT(A2,LEN(A2)-FIND(")",A2))。