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铁路公安机关档案信息化建设的实践与探索——以上海铁路公安局为视角潘亚【摘要】档案信息化建设,既是公安信息化建设战略的具体体现,又是加速档案管理现代化的客观要求.铁路公安机关档案信息化建设经过“三年规划”的实施,加快推进馆藏档案资源数字化、条目采集标准化、信息储存安全化、服务利用网络化,建成了覆盖铁路公安局、各铁路公安局、公安处、基层所队四级联网档案信息管理网络,取得了阶段性成果.基于工作实际和需求,深入分析档案信息化建设存在问题及不足,从基础建设、人才保障、资源整合、深度利用等方面予以改革和完善,使档案信息资源在辅助公安决策、打防违法犯罪、服务群众工作等方面发挥更大效能和作用.【期刊名称】《铁道警官高等专科学校学报》【年(卷,期】2017(027003【总页数】4页(P16-19【关键词】铁路公安;档案信息化【作者】潘亚【作者单位】上海铁路公安局办公室,上海200071【正文语种】中文【中图分类】D631
随着大数据时代的到来，传统的公安档案工作模式面临着前所未有的发展机遇和挑战，公安档案信息化建设已成为必然趋势和发展目标。作为基础信息化建设的重要组成部分，大力推进公安档案信息化建设，已是摆在全局乃至全路公安机关面前的一项迫切工作。上海铁路公安局按照上级部署要求，结合实际，抢抓先机，主动工作，全面完成馆藏档案数字化处理任务，档案信息管理系统成功上线运行，档案信息化建设初见成效。笔者结合工作实际，就如何进一步加强铁路公安机关档案信息化建设，提升档案服务保障效能和水平等问题作粗浅探讨。（一）基础建设稳步推进2014年初，铁路公安局提出在全路开展档案信息化建设后，上海铁路公安局高度重视，充分利用开展“四项建设”的有利契机，结合实际，迅速制订方案，成立专门工作组，明确目标任务、工作重点和完成时限。办公室、法监、装财、网安、纪检监察等部门紧密配合，规范档案数字化加工项目招投标，依法依规订立合同，节约资金35万元，切实压降了行政成本。指导各公安处划定数字化加工场地，配齐办公用品，架设监控探头，民警全程驻场监督，保证档案绝对安全，工作推进有序有力。同时，优先经费保障，先后花费38.4万元购置大型服务器2台、大容量硬盘14块、档案信息系统软件（单机版）等软硬件设备。为局、处机关两级档案部门配备PC电脑10台、打印机9台、高速（高拍）扫描仪14台、硬盘11块、数码相机6台，为铁路公安机关档案信息化建设提供了坚实的硬件保障。（二）数据采集初具规模“馆藏档案数字化”是全局档案信息化建设的首要任务。为确保采集的档案信息数据完整、有效、高质，对全局1949年以来公安馆藏档案，指导开展梳理、整合、鉴定及销毁工作，为数字化加工做好铺垫。同时，以徐州铁路公安处为试点单位，不断摸索推进、总结经验，上海铁路公安局办公室派驻工作小组，集中解决了一批“老旧档案污损、褪色、尘污无法扫描”“繁体、简化、异体字较难辨认”“断档、
缺损”等16大类107种问题，并“以点带面”，铺开全局7个档案数字化加工点工作。通过不懈努力，截至2016年9月底，已全面完成馆藏档案数字化处理工作，档案信息管理系统成功运行，共计导入我局1949年以来32.11万件275.9万页纸质档案。（三）机制建设日臻成熟为确保全局档案信息化建设能够协调、全面发展，我们注重顶层设计，坚持统筹规划，问题导向，以制度促规范，从组织领导、责任落实、系统管理等3个方面，抓好制度补强工作，出台《上海铁路公安局档案信息化建设业务扫描范围（标准）》《档案管理系统著录规范》《专兼职档案员岗位管理制度》等规范性文件。同时，健全完善档案管理既有制度，严密档案保管、借阅、保密、统计、鉴定与销毁等环节措施，确保纸质档案管理不偏废，与信息化建设齐头并进。特别是依据铁路公安局考核办法，细化考核内容和指标，增强目标任务的可操作性，以制度规范运作、以制度保障落实、以制度促进工作［1］。（四）实战效能日益凸显档案工作重在开发利用。上海铁路公安局加快档案信息管理系统平台建设，初步具备了档案查询、资料编研、整理编目等11项系统功能，改变了档案“入库为安”的管理方式，变被动为主动，有效提升档案管理和服务水平，特别是丰富了信息要素采集，可完成由人到案、由案到人的信息检索；管内刑事、治安案件性质、时间、人员数据等自动统计分析；专项工作资料编研、人事变动高效查询，为打击违法犯罪、治安管理、服务群众等提供参考依据、决策支持，基本满足了实战需要。据统计，上海铁路公安局档案信息管理系统运行以来，共计接待各类档案查询98次、查询各类档案信息132条。其中，刑事犯罪侦查、治安案件查处调档77次，信访、老干部工作调档11次，协助查处治安案件5起、破获刑事案件1起，抓获违法犯罪嫌疑人4名。
（一）思想观念存在偏差长期以来，档案信息管理、利用意识薄弱，基层专、兼职档案员往往由信访、文印、内勤人员兼任，身兼数职，调动频繁，对档案信息化建设存有抵触、畏难情绪，不能主动深入了解、掌握档案信息系统功能。特别是少数领导干部对档案信息化建设内涵、重要意义认识不足，仅仅停留在对纸质档案的重视上，信息化建设“推一下、走一步”，与信息警务、数字警务等新型警务方式不能同步发展，工作主动性不足，处于被动应付状态，信息化建设的实际效果难以充分发挥。（二）素质能力有待提升就铁路公安局、处两级机关专职档案管理人员整体情况看，50岁以上的占57%，受自身信息技术知识匮乏的制约，难以适应当前信息化建设和系统管理的工作需要。同时，档案管理干部队伍年龄结构跨度大、梯次出现断层，岗位不能有序更替、工作无法有效衔接，普通民警接受档案工作时，仅限于老带新式的“口口相传”，缺乏系统性档案管理及信息化知识培训，无法满足档案信息化建设需要。（三）规范管理仍有差距近年来，上海铁路公安局加快了档案信息化建设步伐，基础建设及系统应用取得了突破性成果，但档案信息化建设仍然缺乏长期性、常态化的机制谋划。档案信息数据采集、录入、查询等操作不全面、不及时、不规范，不能紧密衔接；应用培训、考核奖惩等长效管理制度缺乏系统性，依据不足。特别是科技、声像、实物档案及派出所档案管理、系统使用等方面发展不均衡，管理标准不统一，进而影响档案信息化建设进程。（四）深度应用尚显不足目前，利用档案信息化建设成效服务实战打防的经验和实践不多，档案信息化建设始终处于被动式采集、录入、简单化查询的初级阶段，查询应用多而分析应用少、操作应用多而实战应用少、表层应用多而深层应用少；工作缺乏主动与创新，与
OA办公自动化、综合信息系统、情报信息系统等平台不能系统关联、信息共享；缺少“电子印章”，无法直接利用word等现有电子文档；尚未开发具有参考价值的编研成果等，与服务实战的要求还有较大距离［2］。（一）强化保障，凝聚转型升级合力一是强化思想保障。铁路公安档案信息化建设是基础信息化建设的重要组成部分。全面整合公安工作中积累的情报信息资源，为新形势下研究敌社情、打防违法犯罪行为、维护治安秩序等工作提供重要参考依据，是提高铁路公安机关整体战斗力的重要途径，更是一项长期性、基础性、战略性的工作。要引导全局上下充分认清档案信息化建设的重要性和必要性，强化全警档案意识，纳入年度重点工作规划，与其他各项公安工作同部署、同落实、同考核，建立责任制，一级抓一级，层层抓落实，力求实效长效。二是强化基础保障。要加强顶层设计和统筹谋划，形成整体合力，调整完善领导机构，制定档案工作年度计划，定期听取汇报，及时研究解决重点、难点问题，要由过去办公室“单打独斗”、档案员“唱独角戏”，向部门协作、全警参与转变。要将档案信息化建设融入“四项建设”工作范畴，纳入财政预算，保障档案工作建设用房，确保办公用房功能齐全。要配备扫描仪、打印机、硬盘等专业设备，统一采购档案盒、封皮、背脊签、打印纸等办公用品，在人、财、物上予以支持和倾斜，确保硬件保障到位。三是强化安全保障。新形势下档案安全管理工作，除了做好传统“八防”工作外，还要积极改善保管保密条件，特别是数字化档案信息占比不断提高的情况下，要做好网络物理隔离，实行身份认证和密钥管理，要建立人防、物防、技防三位一体的安全防范体系，加强对档案信息系统（单机版）、涉密计算机及数字证书等涉密载体的安全保密管理，经常性开展保密检查，及时发现隐患，堵塞漏洞。对数字化处理的电子文件、档案进行严格审查，严禁在非涉密网络上传输，严防在数字化处理过程中的失泄密情况发生。（二）整章建制，提升规范管理水平
一是坚持规范管理。要建立科学、合理的理论指导，不断完善铁路公安机关档案及信息化建设工作规范。下一步针对档案信息系统子栏目设计，结合各类纸质档案信息实际，规范网上操作、著录、审核流程，编写操作性强的使用教材，着力解决“谁来干、干什么、怎么干”的问题，并在实践中不断补充完善，促进“网上”与“网下”信息的有机融合。要明确任务内容，提出工作标准，规定具体时间，特别是要关注专业档案归档问题，要结合执法办案实际，明确已破、未破案件的信息化归档时限、要求，借助执法办案系统，形成案卷移交、扫描著录、网上流转等一套操作模式，确保规范有序、不丢不漏。二是实施科学考评［3］。要根据《铁路公安机关档案信息化建设实施意见》《档案信息化建设标准体系》等上级部署要求，围绕档案工作及信息化建设标准、重点任务、考评依据，进行深入调研，广泛征求意见，出台《全局档案信息化建设考评办法》，开展月总结、季考核、年评比，及时通报情况，督促落实整改。强化考核结果运用，杜绝“滑坡”“反弹”现象。每年要抽调档案专业人员开展全局档案信息化建设推进情况检查，对工作不力、进展缓慢的单位予以通报批评，狠抓责任落实；对进展困难的单位予以帮扶，开展送教工作，确保全局档案信息化建设平衡发展。三是建立横向交流机制。档案管理创新是全局乃至全路共同面临的全新课题，尚无现成模式可以套用，处于摸索推进阶段，这就要求我们要汇聚全警之智，博采众长、力行创新。要建立健全档案管理创新横向交流机制，明确交流重点、内容及方式，创建交流平台。各铁路公安局、处、所队间可分别建立区域性合作组织，开展常态化、互助式、交叉式沟通交流，不断总结档案管理经验，深入探索档案信息管理系统的研发应用，形成可复制的经验、方法及规范，在全局范围内推广［4］。（三）加强培训，提供人才素质保证一是招募专业人才。要在国考中招录档案信息化专业人才，开展跟踪式培养，充分发挥专业能力。要立足内部挖潜，吸收复合型人才，构建选拔平台，创造条件，加
强培训，提高现有民警转化档案人才比例，不断优化档案队伍知识和年龄结构。要规范招募档案工作文职人员，辅助做好档案管理日常事务，为推动全局公安档案工作发展提供人才保障。二是完善激励机制。把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用范围，统一规划、统筹安排，对在档案管理、系统应用、创新升级等方面做出突出贡献的专业人才给予奖励，同等条件下享有优先提拔的权利，在评先评优或立功嘉奖方面优先考虑，增强档案工作岗位荣誉感，让档案管理干部“有干劲、有奔头”，营造成长成才良好环境。三是抓好工作接力。要建立专、兼职档案人员准入制度、岗位调动情况报告制度，切实掌握档案工作队伍状况。要督促做好档案业务“传、帮、带”工作，积极开展“一对一、结对子、开小灶”等新颖的教育培训活动，保证新晋档案员每年参加1次业务培训。确保档案工作不空岗、不断档，为长远发展提供强大后劲和素质支撑。（四）深化应用，发挥服务实战效能一是成为服务公安工作的“活信息”。要统筹指导“档案信息管理系统2.0版”更新升级，变管理为服务，增加主题、关键字、部门等多种检索方式，实现“电子印章”“授权查询”“分类研判”等功能，满足各类档案查询、利用及编研需要。要变封闭为开放，深入研发与OA办公自动化、执法办案、警综平台等系统的互联功能，不断丰富侦查手段，盘活档案资源，特别是研究社会治安和各种违法犯罪活动的演变情况时，要为改进当前工作提供便捷平台和重要参考依据，为服务公安中心工作提供新思路、新方法。二是成为经验交流的“望远镜”。要逐步开放全局公安档案信息管理系统，使异地查档成为现实，实现信息资源的全警共享。使档案信息资源不再受“孤本、空间、时间”限制，提升和扩大档案使用的频率和范围。要加强对铁路公安档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，不断挖掘档案的价值，形成高质量的文件汇编、资料编研，为全局公安中心工作提供深层次、高质量的档案信息产品，更好地为领导决策和公安实战提供参考服务。三是成为促进警民关系
的“黏合剂”。档案是铁路公安机关的智慧结晶和宝贵财富，要利用档案资料编写出铁路公安机关大事记、组织沿革和各类年鉴，要开展铁路公安年鉴编纂工作，让更多的干部民警了解铁路公安机关的历史发展进程，增强职业荣誉感和凝聚力。要通过自媒体、微平台建设，将档案中蕴藏的上海铁路公安局发展史推向公共视野，让群众了解铁路公安工作及队伍建设情况，提升自身形象。要调动档案资源，化解信访疑难积案，加快案件办结效率，主动提高执法服务水平，促进和谐警民关系建设，提升群众安全感和满意度。Abstract：Theinformatizationconstructionofarchivesisboththeembodimentofthestrategyofinformatizationconstructionandtherequirementofdevelopingthemodernizationofarchivemanagement.Aftertheimplementof“Three-yearPlan”,throughthedigitizationofarchiveresources,thenormalizationofitemcollection,thesecuritizationofinformationstorageandthenetworkingofserviceanduse,theinformatizationconstructionofrailwaypolicearchiveshasestablishedanarchivemanagementnetworkcoveringfourlevelsofrailwaypolice,includingthebureaus,sub-bureaus,divisionsandbasicstationsandsquads.Thearchiveinformationresourcescanplaymorerolesinhelpingthepolicewithmakingdecisions,attackingcrimesandservingmassworkbyanalyzingdeeplytheproblemsandshortcomingsofarchiveinformatizationconstruction,aswellasreformingandimprovingitsbasicconstruction,resourceintegrationanddeepuseaccordingtotherealityandrequirement.Keywords：railwaypolice;theinformatizationofarchives
【相关文献】［1］张会中.关于铁路公安信息化建设的实践与思考［J］.铁道警察学院学报，2016（2）：5-8.［2］彭华.论信息化治安管理［J］.铁道警官高等专科学校学报，2013（6）：27-30.［3］汤强.运用大数据服务于侦查破案工作实践和探索［J］.上海公安研究，2015（4）：14-17.